Gestión documental

Modern Intranet

Organiza tus documentos pensando en tus empleados y convierte la información en un activo clave aprovechando Microsoft 365 al 100%

Gestión documentación ágil al servicio de los empleados

Mejora la productividad de tus empleados ayudándoles a
crear, localizar y compatir el conocimiento necesario para su día a día

Funcionalidades exclusivas para potenciar tus documentos

La experiencia en proyectos Paperless y nuestros aceleradores exclusivos de Modern Workplace
permiten sacar todo el potencial al contenido documental de tu Intranet

BOARD DE COMUNICACIÓN

Para adaptarse a cada cultura corporativa, nuestro Board soporta la comunicación con flujo único, materializada con tarjetas informativas de distintos formatos y visualizaciones, como la comunicación en secciones fijas, siguiendo el estilo más estructurado de las webs de prensa.

Cada tarjeta informativa puede contener contenido avanzado y visualizarse siguiendo unas plantillas adaptables, agrupándose por secciones para facilitar la búsqueda y clasificación de noticias.

FACILIDAD DE USO

El Wizard documental personalizado permite definir toda la información requerida para cada documento cuando se subea la Intranet. Los metadatos, los permisos y la protección de la información se aplican de forma controlada. Además, el usuario cuenta con herramientas para filtrar y localizar los documentos de forma ágil y intuitiva sin necesidad de conocer la ubicación del documento.

BÚSQUEDA AVANZADA

Sharepoint ofrece funcionalidades avanzadas de Document Management System (DMS), como la definición de taxonomías, la categorización del contenido y el control de versiones. Nuestra solución aprovecha todo el potencial que ofrece para facilitar búsquedas transversales en toda la Intranet que se pueden guardar de forma personalizada para cada usuario.

INTEGRACIÓN DE PROCESOS

Los documentos son frecuentemente la materialización de un proceso de negocio, que cuenta con un ciclo de vida que requiere interactuar con otros sistemas y modificar el documento manualmente. Nuestro Board permite definir acciones personalizadas para cada tipo de documento, ejecutando procesos en otros sistemas mediante Power Platform e incorporar datos de sistemas corporativos como el ERP o el CRM.

INTELIGENCIA ARTIFICAL

Gestionar grandes volúmenes de documentos es una tarea costosa y compleja, así que dejarlo en manos de la Inteligencia Artificial (IA) automatiza y ahorra en recursos sin valor añadido. Nuestros aceleradores integran los servicios en la nube de Sharepoint Syntex para aplicar algoritmos de extracción de contenido, categorización y aplicación de políticas sin necesidad de intervención humana, ganando en sostenibilidad.

FIRMA DIGITAL

En el proceso de digitalización del ciclo de vida del documento, una funcionalidad imprescindible es contar con la posibilidad de incorporar la firma digital de terceros a los documentos como parte del proceso de aprobación.

Integramos a los principales proveedores de firma electrónica como DocuSign, Adobe Sign o Signaturit para que el cliente escoja la mejor opción según sus necesidades de negocio.

SEGURIDAD Y AUDITORÍA

Controlar el acceso a los documentos es una práctica tan necesaria como compleja de administrar. Nuestros aceleradores fuerzan la definición de los roles de seguridad asociados a cada tipo de documento, garantizando la protección de los ficheros. Además se puede activar la auditoría de documentos, registrando quien accede y modifica los ficheros, permitiendo restaurar cualquier pérdida mediante el control e histórico de versiones.

COMPLIANCE

Proteger la información contenida en los documentos de accesos indebidos y garantizar la cobertura de las políticas de Compliance es una actividad clave de toda gestión documental. Integramos las herramientas de Microsoft PurView en nuestros aceleradores, aplicando las políticas de confidencialidad, retención y protección atómica de datos que marque la organización.

ACCESIBILIDAD

Sabemos de la importancia que todos los empleados puedan estar al día, por eso todos los componentes están diseñados e implementados velando por que cumplan las reglas de los estándares de Accesibilidad. Además, nuestros aceleradores están implementados con las mejores prácticas Responsive para hacerlos totalmente usables en dispositivos móviles, tabletas y ordenadores.

APLICACIÓN MÓVIL

La comunicación debe adaptarse a cada canal y nuestra aplicación exclusiva está pensada para que los usuarios móviles no se pierdan nada del día a día de la empresa.

Además de todas las noticias del Board, dispone de un buscador de personas de la empresa, un repositorio de documentos corporativo y todo lo necesario para que el empleado siga conectado allá donde esté.

ESTADÍSTICAS

Basado en la tecnología Power BI de informes en tiempo real, dispone de un amplio conjunto de indicadores que permiten medir cuanto y cómo se usan las herramientas del Modern Workplace.

Los informes predefinidos miden la visualización de los Contenidos, la Navegación entre páginas y los Documentos consultados para conocer el comportamiento de los usuarios y mejorar su satisfacción día a día.

Nuestros números nos avalan

implantaciones activas

+ 0

reducción de costes en primera implantación

+ 0 %

workshops de dinamización de empleados

+ 0

empleados digitalizados

+ 0

horas de desarrollo

+ 0

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