Paperless es lograr un objetivo: rediseñar nuestra forma de trabajar para conseguir hacerlo sin papeles, mejorando la productividad y dando nuevas posibilidades a los procesos, como el trabajo remoto, la auditoría o el seguimiento en tiempo real. Ser Paperless es ser más eficiente y digital.

Conceptualmente sí, aunque hacen referencia a distintos puntos de vista sobre la misma forma de organización: eliminar el papel como medio de comunicación y apoyo de los procesos organizativos.

Dentro del proceso de Transformación Digital de las organizaciones, todos los expertos coinciden en que la eliminación del papel es uno de los grandes retos a afrontar y, dependiendo del enfoque, usan el concepto Paperless o inciden más en conseguir una Oficina sin Papeles.

La Oficina sin Papeles es el resultado de un proceso de cambio: si adoptamos una estrategia Paperless que digitalice nuestra forma de trabajar eliminando el papel del día a día, aplicamos metodologías como 5S, retiramos los archivos y dedicamos los espacios al encuentro y la colaboración, conseguiremos disfrutar de los beneficios de una oficina agradable y moderna.

Principalmente cuatro: ahorro de costes directos y ocultos en la gestión del papel, mejora de la productividad por eliminar fallos y tareas sin valor, permite acceso ilimitado en el tiempo y el espacio sin pérdidas de información y permite controlar, proteger y auditar quien accede a tus datos, cumpliendo las normativas y regulaciones.

Aunque depende mucho del sector y la organización de cada empresa, según el estudio Paperless Savings de la consultora Deloitte realizado en varios países, se han calculado tres principales costes derivados del uso del papel:

• Cada página de papel genera unos costes totales de 30 €, muchos de ellos ocultos en tareas de manipulación, pérdida de eficiencia y actividades sin valor añadido. 
• Se pierden 70 horas en promedio por cada flujo basado en papel por demoras en el envio, acceso y revisión por no poder automatizar estos pasos.
• El 68% de los flujos de trabajo tienen adicionalmente ineficiencias por errores como la pérdida, la falta de información, el retrabajo o la imposibilidad de hacer un seguimiento eficiente.