Digitalizar el contenido documental de una empresa no es una tarea fácil. A la ingente cantidad de información que hay que escanear, clasificar y archivar, se le une la necesidad de conseguir que el resultado redunde en una mejora de los procesos del día a día de los usuarios. Y no son pocos los casos en que se ha sustituido el almacén de papel por un gestor documental al mismo tiempo que los usuarios han pasado de tener carpetas en su mesa a enviar indiscriminadamente ficheros por email.
Como hemos explorado anteriormente, una eficiente digitalización de documentos conlleva inseparablemente la correcta digitalización de los procesos asociados. El ciclo de vida del documento son todas aquellas acciones relacionadas con la información contenida en el mismo que se realizan desde su creación o recepción hasta que deja de ser relevante y puede ser archivado o eliminado. Esto suele ser extremadamente amplio, dado que es tan grande la diversidad de documentos existentes en una empresa como las actividades e interacciones que se hacen para cada tipo de ellos.
Cabe recordar que alcanzar la eficiencia en una oficina sin papeles es un proceso de adaptación, optimización y cambio de hábitos que difícilmente se consigue a la primera. Por ello, hay que perseverar y avanzar paso a paso para sacar partido de las nuevas plataformas que, como Office 365, Teams y Power Automate, ofrecen un conjunto de herramientas que facilitan la extensión de un excelente gestor documental como Sharepoint para optimizar el ciclo de vida hacia una mayor productividad.
Se han seleccionado las cinco acciones más críticas y habituales en los ciclos de vida de los documentos para que sirvan de termómetro en la evaluación de los procesos Paperless que se han digitalizado en las empresas y saber si se ha hecho de forma adecuada. Dado que una digitalización parcial sólo prolonga en el tiempo las malas prácticas organizativas, cubrir estas cinco actividades en nuestro Sharepoint es un buen indicador de madurez digital.
1.- Definir la taxonomía y los metadatos del documento
Sin estos dos conceptos aplicados en un gestor documental, un documento digitalizado no pasa de ser un conjunto de caracteres estructurados con un título que lo define. Es sin duda la gran diferencia entre tenerlo en un servidor de archivos tradicional en carpetas compartidas o ubicarlo adecuadamente en un sistema estructurado que permita buscar, filtrar y localizar por contenido, propiedades y tipología del documento.
Establecer la taxonomía es uno de los pilares de la información en la empresa: definir el tipo de documento, su estructura y la información particular que lo identifica, conocida como metadatos, que debe incorporarse a las propiedades del documento para permitir buscar y filtrar por campos específicos. Y una de las prácticas más habituales es una perversión de esta necesidad: identificar los metadatos mediante la ubicación en carpetas de los documentos, creando el escenario ideal para la tormenta perfecta documental: el desplazamiento involuntario y masivo de ficheros de una carpeta a otra.
2.- Conseguir la conformidad de lectura
Son muchos los documentos que se gestionan digitalmente en las empresas y que son la base informativa de las políticas y las decisiones que se aplican en el negocio. Se presupone que las personas interesadas leen los documentos que reciben y dedican el tiempo necesario para validar el contenido y procesar la información de su interés, pero la experiencia de todos es que esto no es así por pereza, falta de tiempo o por dejarlo para más adelante.
La digitalización de un proceso Paperless debe contemplar la posibilidad de activar un flujo de Conformidad de Lectura: indicar qué personas deben ser contactadas después de la creación o la modificación para que revisen el documento y validen que lo han leído. Realizado de forma adecuada, no garantiza que realmente se lo lean, pero incrementa en gran medida la atención que recibe y sirve de prueba legal ante posibles alegaciones de desconocimiento de la información contenida.
3.- Gestionar la firma digital del documento
Después de años de pruebas y experimentos, la firma digital se ha convertido en una de las más firmes realidades de la transformación digital, tomando un impulso definitivo por el efecto Covid-19. Sobrepasando las dudas que aún genera a nivel legal, muchas empresas han optado por digitalizar los procesos clave de firma para poder realizarlos online y remotamente, pero está aún lejos de ser una práctica que se pueda aplicar rápidamente a cualquier proceso de la organización.
Disponer de una plataforma de firma digital con flujos integrados en nuestro gestor documental es una de las prácticas clave que nos convierten en una empresa Paperless. La opción de solicitar la firma, gestionar la comunicación con el usuario y recoger las evidencias digitales como parte del proceso son actividades imprescindibles para poder eliminar las molestas reimpresiones de documentos tan habituales aún en todas partes.
4.- Controlar el acceso al contenido
La llegada de la GDPR fue un importante revulsivo para que las empresas ganaran consciencia de la necesidad de proteger y controlar el acceso a los datos de terceros en su poder. También reforzó el papel de los DPO en el ciclo de vida de la información corporativa, ya que el papel de los departamentos de IT se suele limitar a la gestión de los permisos, pero no a un control integral de qué se hace con los datos que tenemos en nuestro poder en función de su relevancia.
Un ciclo de vida documental 100% Paperless debe permitir el control automático y silencioso de quien accede a la información protegida en la organización, auditando tanto los accesos realizados como los denegados. De la misma forma, ha de contar con un sistema de envío de alertas a los responsables de Operaciones para detectar posibles intentos de robo o consultas malintencionadas. La aplicación de estas políticas y sus flujos debe realizarse automáticamente según la taxonomía y el nivel de protección de cada tipo de documento.
5.- Hacer el seguimiento del ciclo de vida
Si hay un elemento clave para saber si la digitalización ha sido completa o no, es sin duda la capacidad de tener un seguimiento centralizado del proceso basado en documentos subyacente. Tradicionalmente, el estado se controlaba con la ubicación física del papel en bandejas o la mesa del responsable, y al digitalizar, se ha pasado a tener carpetas para cada estado en el servidor o el buzón de correo de los usuarios. Imposible en todo caso poder medir el tiempo de cola, actuar ante errores o consultar el estado actual de forma independiente.
Si no se ha optado por una Automatización del proceso mediante el desarrollo de una aplicación a medida, es recomendable establecer el estado de cada documento en sus metadatos y aplicar flujos de cambio de etapa que permitan registrar el avance, detectar incidencias y medir la eficiencia de todo el proceso. Es la llamada estrategia de Optimización, una de las estrategias Paperless a aplicar para mejorar los procesos documentales.
Para ayudar en la reflexión y el análisis de la eficiencia de los procesos documentales que tenemos en nuestra empresa, hemos elaborado una calculadora que mide el Paperless Score del ciclo de vida de un documento. Esta herramienta permite, mediante un sencillo cuestionario, obtener la puntuación de productividad de un proceso concreto y analizar las 5 acciones clave enumeradas, así como otros elementos que conforman las buenas prácticas de una oficina sin papeles.
Y para los no especialistas en las herramientas de Microsoft 365, una recomendación: las capacidades tecnológicas de estas plataformas evolucionan constantemente, mejorando las posibilidades de localización del contenido y automatización de los procesos. Así que sentarse con especialistas en optimización y tecnología como Raona, que ayudan a aprovechar las posibilidades de las herramientas para mejorar el día a día, es una sabia decisión para llegar cuanto antes al ansiado objetivo de ser 100% Paperless. ¿Hablamos?
