Digitalización, transformación digital o trabajo remoto son algunas de las palabras más repetidas y establecidas como bases del cambio empresarial necesario en su camino a la mejora de la eficiencia ante los retos surgidos estos últimos años.
Así que vamos a ver las distintas alternativas de lo que se conoce como digitalización o transformación digital que tenemos a nuestro alcance para implementarlas en nuestra empresa.
¿Qué es la digitalización?
La digitalización en una empresa es el proceso mediante el cual se adoptan y aplican tecnologías digitales para optimizar y mejorar las operaciones, procesos y estrategias de la organización. Esto implica la conversión de información analógica (como documentos físicos) en formato digital y la implementación de herramientas y sistemas digitales que faciliten la comunicación, colaboración y toma de decisiones en la empresa.
El objetivo principal de la digitalización es aumentar la eficiencia, reducir costos y mejorar la experiencia tanto de los empleados como de los clientes. A continuación, enumeramos algunos aspectos clave de la digitalización en una empresa:
- Automatización de procesos: Implica la utilización de tecnologías como la inteligencia artificial y la robótica para automatizar tareas rutinarias y repetitivas, permitiendo a los empleados centrarse en actividades de mayor valor agregado.
- Gestión de datos: La digitalización facilita la recopilación, almacenamiento, análisis y uso de grandes volúmenes de datos. Esto permite a las empresas tomar decisiones basadas en información precisa y en tiempo real, mejorando así la toma de decisiones y la planificación.
- Comunicación y colaboración: Las soluciones de comunicación interna, como la de nuestra Modern Intranet, permiten una comunicación más fluida y eficiente entre empleados, departamentos y oficinas. También debe mejorarse la colaboración gobernada, unificando procesos y herramientas como hace nuestro Collaboration Hub.
- Servicio al cliente: La digitalización también implica la implementación de tecnologías para mejorar la interacción con los clientes, como chatbots, aplicaciones móviles y plataformas de comercio electrónico, lo que facilita la adquisición y retención de clientes.
- Innovación y adaptabilidad: La adopción de tecnologías digitales permite a las empresas ser más ágiles y adaptarse rápidamente a los cambios en el entorno empresarial, como las fluctuaciones del mercado y las nuevas tendencias en la industria, como puede ser establecer un Digital Workplace.
Diferencia entre digitalización y transformación digital
La digitalización, palabra que lleva muchos años en auge, es la mejora de las prácticas empresariales tradicionales mediante la aplicación de tecnologías informáticas, que permitan ganar en eficiencia y productividad. Por otro lado, la transformación digital es el resultado de los cambios sociales y organizativos que acaban modificando la forma en que actuamos en todos los ámbitos.
En resumen, la digitalización es una acción y la transformación digital es un resultado. En el fondo hablamos de lo mismo desde distinta perspectiva, así que el reto está en identificar dónde tenemos que actuar y qué pasos seguir para conseguir una mejora real que justifique el retorno de la inversión (ROI) realizada y nos aporte los beneficios deseados.
Digitalización de documentos
Una de las opciones que existen a la hora de digitalizar la empresa es la digitalización de documentos. Vamos a ver en qué consiste exactamente.
¿Qué es la digitalización de documentos?
La digitalización de documentos en una empresa es el proceso de convertir documentos físicos o analógicos, como papeles, fotografías o microfilmes, en archivos digitales. Esto se logra utilizando escáneres o cámaras digitales para capturar imágenes de los documentos y luego guardarlas en formatos electrónicos, como PDF, JPEG o TIFF. Te dejamos 5 acciones para una correcta digitalización.
El objetivo de la digitalización de documentos es mejorar la accesibilidad, la gestión y la conservación de la información, así como reducir el espacio físico necesario para almacenar documentos y optimizar procesos internos.
Conoce en qué punto de la digitalización de documentos se encuentra tu empresa con nuestro Paperless Score.
Beneficios de digitalizar los documentos
A continuación, se enumeran algunos beneficios clave de la digitalización de documentos en una empresa:
- Acceso rápido y fácil: Los documentos digitalizados pueden ser almacenados en servidores o en la nube, lo que permite acceder a ellos desde cualquier lugar y en cualquier momento, siempre que se cuente con una conexión a internet y los permisos necesarios.
- Ahorro de espacio y costos: Al digitalizar documentos, las empresas pueden reducir el espacio físico requerido para almacenarlos y, a su vez, los costos asociados con el mantenimiento de archivos físicos.
- Seguridad y respaldo: Los documentos digitalizados pueden ser respaldados y protegidos mediante sistemas de seguridad electrónica, lo que disminuye el riesgo de pérdida o daño debido a desastres naturales, incendios o robos.
- Mejora en la organización: La digitalización permite una mejor organización de los documentos, ya que se pueden clasificar, etiquetar y almacenar en sistemas de gestión documental que facilitan su búsqueda y recuperación.
- Reducción del impacto ambiental: Al digitalizar documentos y reducir el uso de papel, las empresas pueden disminuir su huella de carbono y contribuir a la conservación de recursos naturales.
- Optimización de procesos: La digitalización de documentos facilita la automatización de procesos internos, como la aprobación de facturas o la firma de contratos, lo que agiliza las operaciones y mejora la eficiencia en la empresa.
Digitalización de procesos
El otro camino hacia la digitalización de la empresa es digitalizar los procesos. A continuación, vamos a comprender al detalle en qué consiste esta opción.
¿Qué es la digitalización de procesos?
La digitalización de procesos en una empresa es el proceso de incorporar tecnologías digitales en las operaciones y actividades de la organización con el objetivo de optimizar su funcionamiento y mejorar su eficiencia. Esto implica la adopción de herramientas y sistemas digitales que faciliten la automatización, la gestión de datos, la comunicación y la colaboración en la empresa.
El propósito principal de la digitalización de procesos es simplificar y agilizar las actividades del negocio, reducir costos y mejorar la experiencia tanto de los empleados como de los clientes.
Beneficios de la digitalización de procesos
A continuación, se enumeran algunos aspectos clave de la digitalización de procesos en una empresa:
- Automatización: La digitalización permite la automatización de tareas rutinarias y repetitivas, como la gestión de facturas o la generación de informes, mediante el uso de tecnologías como la inteligencia artificial y la robótica. Esto libera tiempo y recursos humanos para centrarse en actividades de mayor valor agregado.
- Gestión de datos: La incorporación de sistemas digitales facilita la recopilación, almacenamiento, análisis y uso de datos en tiempo real, lo que permite a las empresas tomar decisiones informadas y mejorar la toma de decisiones y la planificación.
- Comunicación y colaboración: La adopción de herramientas digitales, como plataformas de mensajería y videoconferencias, permite una comunicación más fluida y eficiente entre empleados, departamentos y oficinas, así como la colaboración en tiempo real en proyectos y tareas.
- Integración de sistemas: La digitalización de procesos también implica la integración de diferentes sistemas y aplicaciones dentro de la empresa, lo que permite una mayor cohesión y eficiencia en las operaciones.
- Mejora en el servicio al cliente: La implementación de tecnologías digitales en el proceso de atención al cliente, como chatbots, aplicaciones móviles y plataformas de comercio electrónico, facilita la adquisición y retención de clientes, así como la personalización de la experiencia del cliente.
- Innovación y adaptabilidad: La digitalización de procesos permite a las empresas ser más ágiles y adaptarse rápidamente a los cambios en el entorno empresarial, como las fluctuaciones del mercado y las nuevas tendencias en la industria.
¿Cuál es la mejor estrategia para la digitalización?
Así pues, ¿qué estrategia de digitalización me interesa más? Sin duda, aquella que aporte mayor valor al cliente final y nos permita ofrecer un mejor producto y mayor calidad de servicio. Así que os proponemos una forma ágil para que analicéis cuál puede resultar más interesante para comenzar este proceso hacia la transformación digital:
La digitalización de procesos tiene sentido en aquellos casos que identificamos una relación entre cambiar el cómo hacemos las cosas y el valor que generamos para el cliente. Si mediante la automatización de flujos, la eliminación de errores y la mejorar de la visibilidad del proceso conseguimos reducir tiempos y dar más información al cliente, hay que optar por rediseñar cómo hacemos las cosas y aplicar la tecnología en apoyar al nuevo proceso.
En estos escenarios, el uso de herramientas como Power Platform, PowerBI o incluso el desarrollo de aplicaciones a medida pueden tener un gran impacto en la percepción que los clientes tienen de nosotros y en la satisfacción que generamos.
La digitalización de documentos está indicada en aquellos casos que, sea por restricciones legales u organizativas, el documento tenga una posición relevante y el impacto de modificar el proceso no se traduzca en un valor agregado evidente para el cliente final, que suele ser la mayoría de las gestiones administrativas que realizamos.
En estos casos, lo mejor es optar por la gestión integral del ciclo de vida del documento, digitalizando los flujos derivados como la firma digital, la consulta del contenido o la privacidad de la información. En Raona lo hemos implementado con nuestra solución Paperless Now que, aprovechando todo el potencial de Office 365, facilita una transición rápida en un mes a un nuevo escenario digitalizado que contempla los procesos necesarios para una gestión eficiente.
Digitalización documental o de procesos. ¿Cuál es mejor?
Una simple búsqueda nos permite identificar los dos campos de actuación más habituales en la digitalización de la empresa: la digitalización documental, con numerosas empresas especializadas en escanear, catalogar y archivar documentos de papel existentes y, por otro lado, la digitalización de procesos, abanderada por las consultorías de organización que apuestan por redefinir procesos e incorporarlos a sistemas BPM más o menos complejos y caros.
Es normal que cualquier director de tecnología u organización que tenga el reto de digitalizar sus procesos tenga dudas de qué camino emprender, sobre todo cuando todas estas iniciativas suelen ir acompañadas de grandes inversiones que justificar ante la dirección general.
En Raona, después de muchos años acompañando desde la vertiente tecnológica los procesos de digitalización, creemos firmemente en un enfoque Lean de los procesos de digitalización: empezar por lo más sencillo y que aporte mayor valor al cliente, llegando rápido al usuario y adaptándose continuamente a las necesidades que surjan. De esta forma, conseguimos minimizar la inversión a realizar, aportamos más beneficios y aprendemos a lo largo del proceso las prácticas que mejor encajan en cada cultura corporativa.
Es importante tener claro que no hay una fórmula única para emprender el camino de la digitalización: cada proceso, cada departamento y cada caso tienen sus particularidades y deben ser analizadas de forma independiente. Hay que evitar aplicar una misma solución a todas las empresas, adaptando las posibilidades del abanico de herramientas que seleccionemos para aplicar a las distintas estrategias de digitalización.
Además, teniendo en cuenta que cada vez más empresas contáis con la plataforma de Microsoft Office 365 en sus sistemas informáticos y desconocéis que la solución para muchas de sus necesidades de digitalización ya la estáis pagando, pero no aprovecháis todo su potencial.
Un buen ejemplo de las distintas posibilidades de digitalización en Office 365 lo encontramos en nuestra página sobre Paperless, enfocada a mostrar las posibilidades de digitalización que tiene Office 365 para los procesos basados en papel y pensada para ayudar a identificar las claves en cada escenario empresarial.
Nuestro consejo cuando tengas que afrontar un escenario de digitalización en tu empresa: analiza las necesidades, evalúa qué cambios en el proceso tendrán un impacto real en el valor generado y si no, opta por buscar la eficiencia interna mediante la optimización del ciclo de vida del documento.
Ante la duda, en Raona estaremos encantados de ayudarte para encontrar la alternativa que mejor encaje en tu empresa. Analizaremos los escenarios más comunes donde la digitalización de documentos y procesos se superpone para ayudarte a identificar y escoger la mejor alternativa para cada caso. ¿Hablamos?
