Ante los retos de un entorno cambiante y inundado por innumerables flujos de información, las organizaciones toman cada vez más consciencia de la importancia de generar y distribuir sus propios contenidos informativos para mantener a los empleados conectados e implicados en conseguir logros comunes que vayan más allá del interés particular de cada uno de ellos. Es lo que conocemos como Employee Connection, algo intangible pero indispensable si queremos alinear y potenciar todas las piezas del puzle organizativo.
Con esta limitación, la estrategia de Comunicación Interna suele basarse en la evidencia empírica que comunicar más y mejor genera un efecto red que focaliza las decisiones individuales de los empleados hacia un objetivo común. Puedes llevar a cabo la comunicación interna mediante múltiples herramientas de comunicación interna y gestionarlas todas en una única plataforma como nuestra Communication Hub. Así, mejorar la eficacia y la eficiencia de la comunicación interna contribuye de forma decisiva a lograr una empresa más conectada y mejor informada de todo lo necesario para actuar coordinadamente ante cualquier reto que escape de la planificación estructurada.
Vamos a centrarnos en analizar cómo podemos medir la eficiencia de la Comunicación Interna y acciones de mejora que permitan incrementar estos indicadores de forma objetiva. Por definición, la eficiencia se mide ponderando el resultado generado en relación con los recursos utilizados, pero hace falta trasladarlo a una perspectiva Lean más amplia para reflexionar sobre qué podemos mejorar para lograr los objetivos que se quieren alcanzar.
Así, contemplamos tres ámbitos de eficiencia relacionados con la Comunicación Interna que podemos optimizar de forma independiente y mejorar el resultado que posteriormente se evalúa como medición del trabajo realizado por el Departamento.
Eficiencia cuantitativa
Desde esta perspectiva, mejorar la eficiencia es incrementar la ratio del número de contenidos generados respecto a los recursos empleados, sean horas del equipo o proveedores externos. Así, incrementar el número de comunicaciones manteniendo costes siempre comporta mejorar la eficiencia cuantitativa y todo aquello que lo limite -ineficiencias, duplicidades, tareas manuales…- perjudica nuestra capacidad de comunicar con mayor frecuencia y variedad.
Además de las acciones internas que mejoren la capacidad y autonomía del equipo, tienen especial impacto las que permiten generar más informativos sin dedicarle apenas recursos a ello, especialmente incorporando a terceros al proceso de creación:
- Dar autonomía a los redactores externos al departamento mediante formularios orientados al contenido a introducir que se maquetan directamente con plantillas predefinidas en comunicaciones listas para revisar y publicar.
- Automatizar el flujo de creación de noticias a partir de eventos registrados en otros Sistemas de Información, como la incorporación de nuevos empleados o la adquisición de nuevos clientes.
- Reutilizar el contenido elaborado en varias iteraciones, programando su publicación varias veces o generando automáticamente los newsletters internos seleccionando las noticias más relevantes ya publicadas.
Eficiencia cualitativa
Mejorar la Eficiencia cualitativa se basa en incrementar el impacto generado por número de informativos, buscando evaluar el efecto que causan las comunicaciones en la organización y en los empleados. La forma de calcular el impacto puede variar, aunque en general incorpora en su fórmula el número de creadores de contenidos, visualizaciones reales, reacciones obtenidas tipo comentarios o likes y feedback recabado mediante encuestas. Lo importante es aumentar el alcance logrado con el contenido que comunicamos, incrementando la relevancia que tiene para los empleados todo aquello que les llega por los canales internos.
Suele ser complejo lograr un consenso para medir el impacto de forma acordada, pero eso no debe ser obstáculo para apostar por una mayor participación de los empleados y unos contenidos más cercanos a ellos, claves para conseguir que atraer la atención y fomentar el hábito de estar atentos a aquello que se comparte. Algunas acciones que ayudan a mejorar la eficiencia cualitativa son:
- Tener un flujo abierto de creación de contenidos que permita a los empleados enviar noticias de su interés que, con la aprobación correspondiente, genere una comunicación bottom-up más cercana y alineada a sus intereses.
- Desplegar un diseño adecuado de audiencias que permita focalizar los contenidos a quien le interesan y evitar saturar a todos los empleados con comunicaciones irrelevantes para ellos.
- Implementar un sistema de Gamification que reconozca la participación de los empleados en impulsar la comunicación interna y premie a quien ayude a los compañeros a estar más conectado con la organización.
Eficiencia organizativa
Las rutinas organizativas del Departamento de Comunicación Interna suelen ser un gran enemigo de la eficiencia, ya que perpetúan tareas de gestión interna que no aportan valor al resto de la empresa: reuniones de seguimiento, generación de informes, revisiones y aprobaciones, múltiples entornos, … Todo ello resta tiempo real dedicado a crear contenidos y aportar mejoras a la comunicación, reduciendo la productividad y la calidad del trabajo realizado.
Así, incrementar la eficiencia organizativa se basa en aumentar el tiempo real dedicado a crear contenidos sobre el tiempo total del equipo, reduciendo y automatizando todas las tareas que no se focalicen en producir más y mejores resultados. Ejemplo de ello son:
- Añadir un flujo de aprobación de comunicaciones que permita una transición directa de la información introducida hasta su publicación final, facilitando las revisiones, aprobaciones y adaptaciones necesarias a los distintos usuarios.
- Automatizar la generación de los informes de seguimiento mediante herramientas como Power BI, permitiendo un análisis inmediato y sin necesidad de manipular Excel para conocer las métricas que se visualizan en las reuniones.
- Planificar las comunicaciones a medio plazo para que todo el Departamento tenga visión de los temas que se tratan y evitar duplicidades sin necesidad de intercambiar constantemente información.
Esperamos que estas ideas ayuden a reflexionar sobre todas las acciones que se realizan para comunicar el día a día de la empresa a los empleados y cómo realmente podemos mejorar el uso de los recursos para lograr un mayor impacto en ellos. Tener buenas herramientas como la de nuestra solución de Modern Intranet es fundamental, pero la comunicación la crean personas genuinamente preocupadas por sus compañeros y si les facilitamos la labor el resultado será aún más satisfactorio. ¿Hablamos?
