¿Imaginas un despacho donde la agilidad y la personalización se encuentran en cada interacción con el cliente? Si eres un despacho de abogados o un profesional que trabaja con expedientes y documentación, te interesa conocer cómo un Portal de Clientes puede revolucionar tu servicio, brindando acceso seguro, organización eficiente y una comunicación integrada.
Un Portal de Clientes es una plataforma online donde puedes gestionar la comunicación y la documentación de los casos que llevas con tus clientes. Es una forma de dar acceso a tus clientes a la información relevante de sus expedientes, así como de facilitar el intercambio de mensajes, documentos y novedades. Con un Portal de Clientes, puedes mejorar la eficiencia y la productividad de tu despacho, al tiempo que aumentas la satisfacción y la confianza de tus clientes.
Pero no todos los Portales de Clientes son iguales. Hay muchas opciones en el mercado que prometen soluciones estándar que se adaptan a cualquier tipo de despacho. Sin embargo, hay que tener en cuenta una serie de claves que hacen que un Portal de Clientes sea realmente exitoso y responda a las necesidades específicas de tu negocio. Estas son algunas de las claves que debes considerar a la hora de elegir la mejor alternativa para tu Portal de Clientes:
Facilidad de acceso seguro de los clientes
Tus clientes deben poder acceder al Portal de forma rápida y segura, sin complicaciones ni demoras. Para ello, es importante que el Portal cuente con un sistema de autenticación robusto que garantice la protección de la documentación y la privacidad de los datos. Además, el Portal debe ser accesible desde cualquier dispositivo y navegador, para que tus clientes puedan consultar sus expedientes cuando y donde quieran.
Organización del contenido para encontrarlo rápidamente.
Tus clientes no quieren perder el tiempo buscando la información que necesitan. Por eso, el Portal debe tener una estructura clara y sencilla que facilite la navegación y la localización del contenido. No basta con tener una carpeta por cada expediente, sino que hay que organizar el contenido por categorías, etiquetas, fechas o estados. Así mismo, el Portal debe contar con herramientas de búsqueda avanzada que permitan filtrar y ordenar los resultados según diferentes criterios.
Colaboración interna orientada al cliente
Tus empleados deben poder trabajar en equipo pensando en lo que verá el cliente en cada momento. Para ello, el Portal debe permitir asignar roles y permisos a los diferentes miembros del despacho, para que cada uno pueda acceder y editar el contenido según su nivel de responsabilidad. Además, el Portal debe facilitar el seguimiento del estado de los expedientes, así como la creación y gestión de tareas relacionadas con los mismos.
Comunicación integral con los clientes
Tus clientes quieren estar informados de todo lo que ocurre con sus casos, pero sin recibir un aluvión de correos electrónicos que dificultan el control y la organización. Por eso, el Portal debe ofrecer canales de comunicación integrados que permitan enviar y recibir mensajes, notificaciones y alertas desde la misma plataforma. De esta forma, se evita el uso excesivo del email y se mantiene un historial completo y ordenado de todas las comunicaciones.
Aprovechar el software del que ya disponemos
Muchos despachos ya cuentan con Microsoft 365, una suite ofimática que incluye la plataforma Sharepoint. Esta plataforma es ideal para implantar un entorno de colaboración y documentación con los clientes del despacho sin coste adicional.
SharePoint permite crear sitios web personalizados donde alojar los Portales de Clientes, con todas las funcionalidades y ventajas que hemos mencionado anteriormente. Además, SharePoint se integra perfectamente con otras aplicaciones de Microsoft 365, como Outlook, Teams o Word, lo que facilita el trabajo diario y mejora la productividad.
Como ves, tener un Portal de Clientes puede suponer un gran beneficio para tu despacho y para tus clientes. Pero no te conformes con cualquier solución estándar del mercado: busca una alternativa que se adapte a tus necesidades y que te ofrezca una solución moderna, innovadora y con el mejor retorno de la inversión posible para tu negocio.
Esperamos que estas recomendaciones ayuden a los responsables de los despachos profesionales a analizar los puntos de mejora del proceso de decisión sobre su Portal de Clientes para acercarlo a los usuarios. Sabemos de la dificultad que comporta lograrlo, pero en Raona estamos convencidos por nuestra experiencia en el desarrollo de soluciones de Modern Workplace como el ETL CONNECT, el Digital Workplace de ETL Global y en decenas de clientes más que la tecnología marca la diferencia en las relaciones entre los despachos y sus clientes. ¿Hablamos?
