¿Tu empresa se sustenta sobre pequeñas aplicaciones en ficheros de Excel y Access que nadie sabe cómo evolucionar? Históricamente ha ocurrido en muchas empresas que, aunque las necesidades principales las tienen cubiertas con aplicaciones de negocio específicas, hay una serie de pequeñas -o no tan pequeñas- necesidades informáticas para las que se han ido improvisando soluciones por parte de los propios empleados, principalmente usando ficheros de Excel y Access.
Con el paso del tiempo, estas pequeñas aplicaciones han crecido exponencialmente generando un auténtico caos al departamento de IT. ¿Cuánta información hay repetida en distintas hojas de cálculo o pequeñas BBDD en la empresa? ¿Cuántos procesos realizan pasos repetidos o inútiles? ¿Cuántas veces hemos tenido que volver a la oficina porque desde casa o el coche no podemos acceder a cierta información urgente?
Beneficios de evolucionar a Power Plaform
Ha llegado el momento de poner orden. Microsoft propone evolucionar esas hojas de cálculo y bases de datos a la plataforma Microsoft Power Platform. Esta plataforma permite crear, con rapidez y poco esfuerzo, pequeñas aplicaciones para cubrir esas necesidades funcionales. Se trata de pequeñas aplicaciones, bajo el concepto de Low Code, desarrolladas mediante componentes y asistentes con poco o ningún código de programación. Estas se integran completamente con la plataforma de Office de Microsoft 365 y permiten su uso compartido y seguro a toda la organización.
Esto proporciona una serie de ventajas evidentes:
- Unificación de la información evitando repeticiones innecesarias de los datos, el costoso mantenimiento y actualización de la información y reduciendo el riesgo de su pérdida.
- Seguridad de los datos. La información está situada en la nube, con todo el sistema de seguridad que ello implica de protección contra virus y hackers.
- Acceso on-line. Permite su uso, independientemente del lugar desde donde accedamos, sin restricciones ni riesgos de robo de información.
- Permiten ser ejecutadas en distintos dispositivos: PC, teléfonos móviles, tabletas… con un sistema de diseño adaptable a cada tipo de dispositivo para facilitar su uso.
- Integración total con otras herramientas ya presentes en la empresa: Microsoft Teams, Outlook, SharePoint… Ello implica que la adaptación de los usuarios a las nuevas aplicaciones suele ser sencilla, casi una evolución natural.
- Fácil desarrollo. Con esta tecnología ya no es imprescindible disponer de programadores experimentados. La manera de programar se basa, principalmente, en objetos configurables que se encadenan entre ellos, reduciendo la introducción del código al mínimo.
Consejos para una transición exitosa
¿Esta nueva tecnología puede provocar un nuevo caos de aplicaciones en lugar del que tenemos actualmente de hojas de cálculo y ficheros Access? Por supuesto, esto es un riesgo real. Lo principal es no cometer los mismos errores que tuvimos anteriormente y evitar este nuevo caos, si seguimos ciertas pautas.
¿Qué se necesita para llevarlo a cabo? Yo creo que se debe basar en las siguientes claves:
- Escuchar y asesorar a los usuarios finales. Ellos conocen los procesos y las necesidades reales y, con un poco de asesoramiento, se podrán detallar los casos de uso. Es decir, se podrá definir cada necesidad concreta que sea posible integrar y solucionar con una de estas aplicaciones. Estos mismos usuarios finales han sufrido en sus carnes esas hojas de cálculo y bases de datos improvisadas y pueden ayudarnos a tener en cuenta lo que hay que hacer y lo que NO hay que hacer.
- Acompañar a los usuarios para elaborar las nuevas aplicaciones. Los fabricantes de software nos pintan el desarrollo Low Code como un juego de niños, pero la realidad es más compleja. Es mucho más sencillo que programar en lenguajes clásicos, pero para ciertas operaciones es necesario conocer algunas funciones e instrucciones. Es parecido a lo que ya saben hacer los usuarios con Excel o Access, pero el acompañamiento de un experto en su desarrollo evitará muchos dolores de cabeza posteriores.
- Implantar un buen modelo de gobierno. Se trata de planear y definir los procesos de la gobernanza y uso interno de las plataformas. Hay que prestar especial atención a la reutilización de buenas prácticas, aplicar la seguridad y establecer políticas de control del entorno, sin olvidar un sistema de auditoría que nos permita analizar para tomar las decisiones adecuadas en cada caso. Hay que tener en cuenta que el número de usuarios de Power Platform será muy grande, y desde el área de Tecnología deben marcarse las pautas a seguir para mantenerlo activo, pero bajo supervisión.
En Raona creemos firmemente en la importancia de implementar un Power Platform Center of Excellence para lograr la consecución de estos objetivos y apoyamos con nuestras soluciones de automatización de procesos de negocio (BPA) a las empresas que apuestan por modificar sus procesos, focalizándose en potenciar a sus empleados y ayudándolos a transformar sus hábitos. Estas empresas han logrado mejorar los resultados y avanzar hacia una cultura corporativa más moderna y participativa.
Si quieres conocer experiencias de otras empresas que se han beneficiado de impulsar su entorno de Microsoft Power Platform y qué acciones han llevado a cabo, estaremos encantados de compartirlo e incorporar vuestro punto de vista para mejorarlo. ¿Hablamos?
