La difícil misión de reclutar candidatos para la empresa se volvió más compleja en 2018 con la entrada en vigor de la GDPR, el nuevo reglamento de Protección de Datos europeo que impacta de forma crucial en los procesos de selección por la práctica habitual de recopilar y almacenar muchas veces aún en papel un documento tan habitual como lleno de datos confidenciales como el Curriculum Vitae u Hoja de Vida.
Uno de los principales retos de los departamentos de Recursos Humanos es la atracción de talento: reclutar candidatos cualificados para las posiciones abiertas en la empresa y disponer de una base de datos de perfiles a los que recurrir para cubrir rápidamente las necesidades corporativas. La práctica habitual sigue siendo la más tradicional: solicitar los Currículums durante el proceso de selección, imprimirlos y archivarlos para su posterior consulta en caso de que un candidato antiguo nos encaje en una posición nueva.
El problema de esta práctica es que, probablemente, se está incumpliendo el Reglamento de Protección de Datos europeo por no haber revisado el proceso para adaptarlo a las nuevas reglamentaciones derivadas de la GDPR de 2018. Los datos contenidos en un CV son confidenciales y deben ser tratados adecuadamente para garantizar el cumplimento de la ley a la vez que garantizamos su funcionalidad para la localización de candidatos.
Para ver el alcance de la problemática en nuestra empresa, el primer paso es realizar el análisis de datos sensibles que nos ofrece la Agencia Española de Protección de Datos con su herramienta Facilita RGPD para ver qué cambios debemos hacer en nuestra forma de trabajar. Al ser datos protegidos, tener los CVs almacenados en papel en archivadores hará imposible cumplir con los requisitos de control de acceso y caducidad de los datos que marca la ley. Y si su gestión la realizamos en nuestro gestor documental o tenemos una herramienta de selección externa que los almacena, debemos revisar una serie de condiciones que deben cumplirse para
Como norma general, las buenas prácticas que deben cumplirse en la gestión de Currículums Vitae para asegurar el cumplimiento de la GDPR son:
- Los candidatos deberán dar su consentimiento inequívoco para la recogida de datos.
- La información que se suministre a los candidatos deberá ser clara y sencilla.
- Los candidatos tendrán derecho a la portabilidad de sus datos.
- Definir el Responsable en caso de violación de la seguridad de los datos.
- Evaluación del impacto de las operaciones de tratamiento de datos.
- Destrucción de los CVs no actualizados en los últimos 24 meses.
Para garantizar que estamos cumpliendo todos estos puntos y que la persona responsable de los datos ante una posible inspección pueda estar tranquila, recomendamos la unificación del ciclo de vida documental de los CVs en un único espacio donde se controlen todos elementos necesarios para un correcto cumplimiento normativo:
- Indexación de campos de datos clave y protección de datos confidenciales.
- Taxonomía personalizada para facilitar la localización de candidatos.
- Firma digital del consentimiento del tratamiento de datos.
- Restricción de lectura y delegación de permisos de acceso.
- Auditoría de accesos para procesos de inspección de datos.
- Archivado o destrucción automática al finalizar el periodo de conservación.
Todos estos procesos no suelen estar presentes en los portales tradicionales de reclutamiento de candidatos, dado que su prioridad son los procesos de selección en curso y no generar un archivo seguro de candidatos para la empresa. La experiencia nos confirma que la mayor parte de problemas relacionados con el archivo de los Currículums se produce en etapas posteriores a la selección inicial, donde se requieren grandes cantidades de tiempo para sacar partido a la información al mismo tiempo que garantizamos la confidencialidad.
Por ello, al implementar nuestra solución Paperless para Office 365, analizamos el escenario concreto de cada cliente para personalizar las herramientas que ponemos a su alcance para que el cliente tenga una solución global e integrada en sus sistemas corporativos. De esta forma, se consigue que el departamento de Recursos Humanos deje atrás la gestión en papel de los Currículums con la tranquilidad de cumplir la normativa en todo momento.
¡No espere más y empiece a disfrutar de una auténtica gestión digital del ciclo de vida de los currículums de sus candidatos!
