La adopción digital es un proceso que implica el cambio de hábitos, actitudes y comportamientos de los empleados hacia el uso de las herramientas digitales que les facilitan el trabajo. Es un reto que requiere de una estrategia, un plan de acción y un seguimiento continuo para asegurar que se logren los objetivos deseados.
Pero ¿cómo saber si estamos haciendo las cosas bien? ¿Cómo medir el impacto de nuestras acciones? ¿Cómo detectar las dificultades, las resistencias y las oportunidades de mejora?
Aquí es donde entran en juego el feedback y la mejora continua. Estos dos elementos son fundamentales para el éxito de cualquier iniciativa de adopción digital. Sin ellos, corremos el riesgo de quedarnos estancados en un ciclo de implementación fallida y frustración para los empleados.
¿Cómo obtener feedback con workshops?
Existen diferentes métodos y canales para recoger la opinión de los usuarios, como encuestas, entrevistas, observación directa, análisis de datos, etc. Sin embargo, una de las herramientas más poderosas para la obtención de feedback directo, sincero y enriquecedor son los workshops.
Los workshops son sesiones de trabajo en grupo en las que se involucra a los usuarios finales en el proceso de adopción digital. Se trata de crear un espacio de diálogo, reflexión y colaboración en el que se puedan compartir experiencias, opiniones, sugerencias y propuestas de mejora. Los workshops permiten obtener información cualitativa y cuantitativa sobre el grado de adopción, los beneficios percibidos, los problemas encontrados, las necesidades insatisfechas y las expectativas.
Existen muchos tipos de workshops y con muchos propósitos. Algunos ejemplos son:
Las 4 Ls
Esta dinámica simple pero efectiva, ayuda a los equipos a identificar lo que les gustó (liked), aprendieron (learned), les faltó (lacked) y anhelaron (longed for) sobre lo que se está evaluando. Se crea una matriz en la que se deja espacio para estas cuatro Ls y los participantes irán añadiendo sus comentarios a través de tarjetas en los diferentes espacios de la matriz.
Speed Boat
En esta dinámica, los participantes se imaginan que son parte de la tripulación de un barco que navega hacia un objetivo (una isla). El viento mostrará los puntos fuertes. Las anclas, los elementos que les frenan. Las piedras son los obstáculos que pueden salir en el proceso. El sol, los objetivos marcados por el equipo. Esta técnica es muy visual y permite obtener mucha información.
Técnica de la rosa y la espina
En esta técnica, los participantes escriben en notas «rosas» (aspectos positivos) y «espinas» (aspectos negativos) sobre el tema en cuestión. Luego, colocan las notas en un papel, lo que facilita la visualización y la discusión en grupo. Es una dinámica parecida al Speed Boat, pero reduciendo los elementos a 2.
Estrella de Mar (Starfish Retrospective)
En esta técnica se divide un papel en cinco secciones: Parar, Hacer menos, Seguir haciendo, Hacer más y Empezar. Los participantes escriben sus ideas en cada una de estas secciones, lo que permite identificar claramente qué aspectos deben cambiar y qué aspectos deben mantenerse.
¿Cómo aprovechar el feedback obtenido?
Lo más importante es hacer a los usuarios finales partícipes de estos procesos de obtención de feedback, porque solo así se conseguirá adaptar nuestro enfoque hacia una adopción que esté en línea con lo que realmente necesitan y lograr los objetivos marcados.
Los workshops son una herramienta muy útil para recopilar feedback en un proceso de adopción digital, pero no son la única. Es conveniente combinarlos con otros métodos y canales para obtener una visión más completa y diversa. Además, es fundamental dar seguimiento al feedback recibido, comunicar los cambios realizados y reconocer el valor de la participación de los usuarios.
En definitiva, el feedback es esencial para mejorar la experiencia digital de los empleados y lograr una adopción digital exitosa. Los workshops son una forma efectiva de obtenerlo y aprovecharlo. ¿Te animas a probarlos?
