La colaboración es uno de aquellos mantras que todo buen experto en organización de empresas de éxito suele repetir a menudo como receta a aplicar para conseguir maximizar los resultados y lograr los objetivos marcados. Y eso no deja de ser una redundancia en toda regla: colaborar es una de las habilidades intrínsecas de los seres humanos, que nos ha ayudado a llegar hasta aquí y que nos permite alcanzar metas colectivas mucho más elevadas que la capacidad individual de cada individuo.
Decir que impulsar la colaboración es uno de los pilares a potenciar en cualquier estrategia de Employee Connection es una afirmación que no nos aporta nada nuevo: los empleados van a colaborar entre sí para lograr los objetivos marcados porqué es la única forma de ir más allá de sus propias capacidades, independientemente del apoyo de la organización y las herramientas que dispongan para ello. Realmente, lo que marca la diferencia en un entorno empresarial es la eficiencia y eficacia de esa colaboración: cuanto más fluida, organizada y ágil sea, menos recursos se deben destinar a colaborar y más a ser productivos en el resultado.
Colaboración más allá del modelo de Tuckman
Todos hemos experimentado los principales inconvenientes de un entorno de colaboración empresarial caótico, donde cada equipo se autogestiona los métodos y usa las herramientas que facilita la organización según cree conveniente. Cada una de las etapas del modelo de Tuckman de organización de equipos de trabajo provoca fricciones y conflictos, entre las que destacamos las siguientes ineficiencias:
- Reinventar la rueda. Cada equipo aplica prácticas según su experiencia, pero vuelve a tener que empezar a definirlas en cada nuevo grupo que se conforma.
- Choque de opiniones. En equipos transversales, la formación del equipo puede generar peleas internas que dificultan la consecución de los objetivos marcados.
- Sin visión global unificada. Es tremendamente costoso saber en qué punto está cada equipo de forma externa ni unificar los puntos de vista de diferentes grupos que hacen un mismo proceso en paralelo.
- Dificultad de incorporación. Cada persona nueva que se agrega a un equipo debe aprender los métodos que han acordado y dedicar tiempo a situarse para encontrar lo que necesita para aportar.
- No hay aprendizaje continuo. Las prácticas de éxito de un equipo se pierden al terminar su ciclo de vida, sin agregar valor a la experiencia colaborativa de la empresa.
Aplicando buenas prácticas de Colaboración
Para colaborar eficazmente, el cómo importa mucho más que el qué. La responsabilidad de una empresa que apueste por mejorar su Employee Connection es tanto facilitar herramientas de colaboración potentes y fáciles de usar cómo organizar el entorno para que lo hagan unificadamente y focalizándose en el resultado.
Las áreas de IT y Transformación Digital deben liderar el gobierno de la colaboración para guiar a los equipos mediante entornos comunes que se focalicen en las necesidades del negocio y no en las capacidades de la tecnología. Si los equipos aterrizan en la fase de Normalización, serán mucho más productivos y eficientes para lograr sus objetivos.
Hay algunas buenas prácticas que recomendamos aplicar en el diseño de los entornos de Colaboración corporativos, que van más allá de la potencia de las herramientas de Microsoft 365 como Teams, Sharepoint, Viva o Loop para entrar activamente a gobernar cómo se usan para los fines específicos que se quieren lograr. Nuestra solución de Collaboration Hub las implementa para facilitar el proceso de adaptación y acelerar el cambio organizativo:
- Autoservicio supervisado. Agilizar el proceso de creación de espacios de colaboración, supervisando su aprobación para que tengan una finalidad y un ciclo de vida determinados desde el inicio.
- Estructura compartida. Definir la estructura interna de los espacios para que se ajusten al proceso de colaboración, unificando la nomenclatura y contenido a desarrollar.
- Aprovechamiento de los recursos. Mapear las necesidades del proceso con las herramientas, ayudando a utilizar las adecuadas para cada tipología de equipo evitando la improvisación de cada usuario.
- Acceso controlado. Gestionar los permisos y la confidencialidad del contenido para garantizar que acceden a la información necesaria sin poner en riesgo la seguridad de la información.
- Adaptación continua. Establecer un proceso de cambio que evolucione los procesos colaborativos con el feedback de los equipos y los implemente con las nuevas herramientas disponibles.
Collaboration Hub, organizando la colaboración
En Raona creemos firmemente en la importancia de contar con un plan corporativo de Employee Connection para logar la consecución de los objetivos empresariales y apoyamos con nuestras soluciones de Modern Workplace a las empresas que apuestan por modernizar su Digital Workplace para conseguirlo. Focalizándose en potenciar a sus empleados y los vínculos que establecen en la empresa han logrado mejorar sus resultados y avanzar hacia una cultura corporativa más moderna y participativa. Nuestro Collaboration Hub es una pieza clave en esta estrategia y ha ayudado a muchos clientes a avanzar decididamente en este camino.
Si quieres conocer experiencias de otras empresas que se han beneficiado de impulsar una estrategia de Employee Connection y que acciones han llevado a cabo, estaremos encantados de compartirlo e incorporar vuestro punto de vista para mejorarlo. ¿Hablamos?
