PSI Consultores implementa buenas prácticas digitales para la adopción de las herramientas de Microsoft 365, y a través de un plan de iniciativas ágiles, logra transformar su forma de trabajar en el día a día.
PSI Consultores digitaliza la gestión completa de sus proyectos y su proceso de gestión documental, mejorando la experiencia de sus equipos con SharePoint, Microsoft Teams y Power Platform.
La consultora Planeamiento, Sistemas e Infraestructura S.A, con sus siglas PSI, se encuentra conformada por un grupo de profesionales expertos, que trabaja en forma conjunta desde hace 30 años desarrollando proyectos de infraestructura y brindando asistencia en la gestión de servicios públicos, como electricidad, gas natural y agua potable.
PSI Consultores comprendió que, para seguir cumpliendo con su premisa principal de agregar valor a sus clientes, debía optimizar la adopción de sus herramientas digitales, por lo que inicia un plan de mejoras en la experiencia digital de sus colaboradores.
Para llevar adelante este plan de mejoras seleccionan a Raona como su partner tecnológico, ya que su equipo posee una gran experiencia aplicando las buenas prácticas de Microsoft en Modern Workplace para mejorar la experiencia del empleado, y a su vez rentabilizar la inversión que se ha hecho en licencias por parte de la compañía.
Durante 2021 se lanzó un plan de iniciativas ágiles en varias etapas:
Sentamos las bases del trabajo en equipo
- Los proyectos dentro de PSI comienzan a gestionarse diariamente desde Sharepoint, donde se organiza toda la documentación de cada proyecto, haciendo más eficiente el acceso, la organización y el almacenamiento de la información. Los documentos finales quedan disponibles para todos en estos sitios, abandonando de esta manera su búsqueda y edición dentro del correo electrónico.
- Se desarrolla un complemento inteligente de Outlook que guarda los archivos adjuntos en el sitio del proyecto que le corresponde, mejorando la colaboración y el dinamismo en la edición y preparación de documentos.
- Un aspecto relevante de esta fase que destaca el Alberto Zoratti, Director de PSI Consultores es que “Comenzar a trabajar toda la documentación en sharepoint nos permitió que los colaboradores que se encuentren en terreno trabajen sobre estos documentos y que cuando vuelven a tener conectividad los puedan sincronizar y compartir con el resto del equipo”
Implementamos Buenas Prácticas de Colaboración
- Se adoptan buenas prácticas de colaboración en Sharepoint, permitiendo una eficiente gestión de los Sitios de Proyecto, administrando y organizando en Proyectos destacados y Proyectos secundarios, desde cualquier lugar y en cualquier momento. A esto se suma el histórico de documentación que permite consultar y revisar proyectos anteriores.
Mejoramos la Comunicación y Gestión de Proyectos con Ms Teams
- Se logran mejoras mediante la gestión de eventos y noticias a través de una home atractiva y útil, donde se comparten próximas reuniones, eventos corporativos online, cumpleaños, aniversarios importantes, feriados, etc. A su vez, se unifica la experiencia de gestión de proyectos con acceso a la biblioteca y las conversaciones dentro de Teams. Esta fase facilita que todos los colaboradores conozcan los proyectos y estén al tanto de lo que ocurre en tiempo real.
- Se aumentó el engagement de los empleados, “todos los usuarios poseen acceso a la nueva Home permitiéndoles interactuar de manera simple y rápida, ya sea generando contenido, comentando y reaccionando a las novedades, o bien para conocer lo que ocurre en cada área de la empresa y los nuevos proyectos en los que se está trabajando”. Nos explica Alberto Zoratti.
Automatizamos con Power Automate los Principales Procesos del día a día
- Se adoptan buenas prácticas de trabajo a través de procesos definidos, auditables y controlados por la organización.
- Se automatiza la búsqueda de información por proyecto, definiendo una estructura clara y organizada.
- Se automatiza la creación de sitios con diferentes templates para la estructura de carpetas.
- Se documenta todo proceso de cambio de diseño de sitio con el objetivo de brindar autonomía al cliente.
Implementa buenas prácticas digitales
Acompañamos a vuestra compañía en la adopción de las herramientas de M365
Próximos pasos
En los próximos meses PSI Consultores ya tiene planificada la digitalización y automatización de nuevos procesos que aportarán calidad y gran valor a la compañía.
En este nuevo proyecto se plantea compatibilizar la lógica del diseño de las carpetas de Sharepoint con la manera en que PSI recibe la información de las obras, cuya ingeniería y ejecución inspecciona, y así como también con los registros de las tareas específicas de control que realiza y con los productos finales que debe entregar (informes, cómputos para el cumplimiento de hitos y certificaciones).
