Los entornos digitales se han convertido en el centro de trabajo de muchas organizaciones, pero no siempre generan el valor esperado. A menudo, la inversión en nuevas herramientas no se traduce en más productividad ni en una mejor experiencia para las personas.
De ahí surge el State of Art, que pone el foco en las áreas donde se concentran los principales retos y, al mismo tiempo, las mayores oportunidades de mejora: organización de la información, centrados en el empleado, hacer la tecnología eficiente y el impacto de la IA.
Estos cuatro ejes no actúan de forma aislada, sino que se refuerzan mutuamente. Una buena organización de la información permite que los equipos encuentren lo que necesitan. Un enfoque centrado en el empleado hace que el Digital Workplace sea percibido como una ayuda real. La adopción y la mejora de procesos asegura que la tecnología implantada sea eficiente. Y la inteligencia artificial abre nuevas posibilidades siempre que se apoye en datos fiables y bien estructurados.
En este artículo nos detenemos en la adopción para conseguir una tecnología eficiente, porque de nada sirve contar con la última tecnología si no llega a integrarse en la rutina diaria de los equipos.
En los últimos años, las organizaciones han acelerado la inversión en nuevas tecnologías: entornos colaborativos, intranets, chat corporativo, gestión documental en la nube… la lista crece sin parar. Sin embargo, un dato se repite: gran parte de esas inversiones no llegan a traducirse en valor real. El motivo no suele ser la herramienta en sí, sino la falta de adopción digital.
La diferencia entre implantar una solución y conseguir que forme parte del día a día de las personas es enorme. Y ahí está el verdadero reto: no se trata de disponer de tecnología, sino de que la organización la use, la entienda y la integre en sus hábitos de comunicación, colaboración y gestión del conocimiento.
Implantar no es adoptar
A menudo se confunden los términos. Implantar significa que la tecnología está disponible: se ha configurado, se han creado espacios y quizá se ha hecho una presentación oficial. Pero eso no garantiza que los equipos la utilicen con naturalidad ni que logren mejores resultados en su trabajo cotidiano.
Adoptar es distinto. Supone un cambio cultural: las personas entienden para qué sirve las diferentes tecnologías de su Digital Workplace, las incorporan a sus tareas y, con el tiempo, consiguen trabajar de forma más ágil y coordinada: menos adjuntos y más documentos compartidos, menos reuniones innecesarias y más actualizaciones breves, menos versiones duplicadas y más confianza en “la versión buena”.
Un ejemplo sencillo: crear un chatbot con IA para consultas en el chat corporativo es implantar. Adoptarlo es usarlo a diario para consultar información, redactar documentos, informarse para tomar decisiones y hacer seguimiento del histórico de consultas para detectar temas relevantes para la organización.
Cuando una herramienta no se adopta, el impacto se nota en varios niveles:
Tiempo perdido: los equipos siguen recurriendo a métodos antiguos (correos eternos, archivos guardados en local).
Frustración: se percibe la tecnología como algo impuesto y poco útil.
Coste oculto: licencias pagadas que no se aprovechan.
Oportunidades perdidas: la organización avanza más despacio mientras la competencia acelera.
En definitiva, la no adopción es como comprar un coche y dejarlo en el garaje porque nadie sabe conducir. La inversión está hecha, pero no genera valor.
Qué significa realmente adoptar
La adopción tecnológica empieza y termina con las personas. Una organización puede contar con la mejor solución, pero si no conecta con las necesidades de sus equipos, quedará en segundo plano.
Adoptar implica:
- Formar a los equipos para que comprendan cómo aplicar la herramienta en su día a día: dónde compartir, cómo encontrar información, cuándo escribir y cuándo reunirse.
- Acompañar durante el proceso, resolviendo dudas y mostrando beneficios reales con ejemplos sencillos de su trabajo.
- Escuchar las barreras del propio equipo (tiempo, hábitos, organización de la información) y ajustar la forma de usar el Digital Workplace.
- Medir el uso y el valor: menos correos y duplicados, más coautoría, decisiones más rápidas.
La adopción no ocurre en un día ni en una única sesión de formación. Requiere práctica, casos reales y liderazgo que dé ejemplo (compartir enlaces, no adjuntos; publicar actualizaciones claras; reconocer buenas prácticas).
Cómo impulsar la adopción digital en una organización
Cada proyecto es distinto, pero hay aprendizajes que se repiten en nuestras experiencias acompañando a empresas en su transformación digital:
- Explicar el “para qué”: Se adopta mejor cuando se entiende qué problema resuelve: ahorrar tiempo, encontrar la información a la primera, coordinarse sin saturar agendas.
- Involucrar desde el inicio: Escuchar necesidades antes de implantar crea compromiso y evita “espacios” que nadie usa.
- Formar con ejemplos prácticos: Ver cómo un equipo gestiona su día a día en el workplace motiva más que un listado de funciones.
- Compartir buenas prácticas: Mostrar casos de éxito dentro de la organización (nombres claros de espacios, rituales de comunicación, plantillas útiles) inspira al resto.
- Medir y ajustar: Datos sencillos y feedback frecuente permiten mejorar: qué se usa, qué estorba, qué falta.
En Raona hemos visto cómo estos pasos convierten la tecnología en un motor de cambio real. Proyectos como la implantación de OKRs en Almirall, en los que acompañamos a los equipos desde el inicio, demuestran que la adopción genera resultados visibles.
Cuando una solución se adopta, la diferencia se percibe de inmediato: procesos más ágiles, información que fluye y decisiones más rápidas. Lo que era un gasto pasa a ser inversión, porque se traduce en resultados tangibles.
La adopción digital transforma la innovación en valor. Implantar es solo el primer paso, pero el verdadero cambio ocurre cuando las personas hacen suyo su Digital Workplace.
En un contexto donde la tecnología evoluciona constantemente, la diferencia entre quedarse atrás o aprovechar la oportunidad depende de un factor sencillo y complejo a la vez: que la adopción forme parte del ADN de la organización.
