En un mundo cada vez más digitalizado, las empresas han tenido que adaptarse a las nuevas tecnologías para poder ser más eficientes y competitivas. Una de las áreas que ha experimentado un mayor cambio es la gestión documental, que ha dejado atrás el papel para dar paso a sistemas de gestión documental digital. En este post, vamos a repasar los tres puntos clave que debe tener en cuenta un director de operaciones para poder implementar un buen sistema de gestión documental digital en su empresa.
Qué es un sistema de gestión documental
Un sistema de gestión documental, también conocido por sus siglas en inglés DMS (Document Management System), es un software diseñado para almacenar, gestionar, rastrear y asegurar la información contenida en documentos electrónicos o imágenes de documentos en papel. Este sistema permite a las empresas controlar la creación y el flujo de los documentos de trabajo.
La base de este tipo de sistema se encuentra en la digitalización de documentos, lo que permite a las empresas migrar de archivos físicos a formatos digitales. Así, se facilita el acceso a la información y se mejora su distribución y seguridad. El sistema de gestión documental puede albergar todo tipo de documentos, desde correos electrónicos, contratos, facturas hasta material audiovisual.
Por qué utilizar un programa de gestión documental
Ahora que ya sabemos qué es, nos preguntamos, ¿por qué deberíamos usar un programa de gestión documental? La respuesta es simple: por la eficiencia y optimización que este software puede aportar a nuestra empresa.
Los documentos son una parte fundamental de cualquier organización. En ellos se guarda información valiosa para el correcto funcionamiento del negocio. Por lo tanto, su correcta gestión es vital para garantizar el buen desempeño de la empresa.
Un sistema de gestión documental facilita la búsqueda de información y mejora la productividad de los empleados al minimizar el tiempo dedicado a buscar documentos. También contribuye a la seguridad de la información, garantizando que los documentos estén protegidos y solo sean accesibles para quienes tengan permiso.
Ventajas de un sistema de gestión documental
Implementar un sistema de gestión documental en una empresa no solo mejora la eficiencia y la productividad, sino que ofrece una serie de ventajas importantes:
- Organización: Con un DMS, todos los documentos de la empresa se almacenan de manera organizada en un único lugar. Esto facilita su búsqueda y acceso.
- Acceso remoto: Los documentos digitales pueden ser accesibles desde cualquier lugar y en cualquier momento, siempre que se disponga de una conexión a internet. Esto facilita el trabajo en remoto y la colaboración entre equipos ubicados en diferentes lugares.
- Seguridad: Los sistemas de gestión documental permiten establecer niveles de seguridad para garantizar que solo las personas autorizadas tengan acceso a ciertos documentos. Además, se mantiene un historial de todas las interacciones con cada archivo.
- Eficiencia: Al digitalizar los documentos y automatizar ciertas tareas de gestión, se reduce el tiempo que los empleados dedican a la búsqueda y gestión de documentos, lo que mejora la productividad.
- Ahorro: Al reducir el uso de papel y el espacio necesario para almacenar archivos físicos, se consigue un ahorro económico considerable.
Cómo implementar un sistema de gestión documental en una empresa
La implementación de un sistema de gestión documental debe ser un proceso cuidadoso y bien planificado para garantizar su éxito. A continuación, te presentamos los pasos que puedes seguir:
1.- Definir los procesos
Antes de implementar un sistema de gestión documental digital, es fundamental definir los procesos y procedimientos que se utilizarán para crear, revisar, aprobar y distribuir los documentos. Es importante establecer una estructura clara de carpetas y subcarpetas para que los documentos estén organizados y sean fáciles de encontrar. Además, se deben establecer reglas para el nombre de los archivos, la versión de los documentos y los permisos de acceso. Una buena planificación de los procesos ayudará a evitar errores y redundancias en la creación y almacenamiento de los documentos.
2.- Selección de software
La elección del software de gestión documental adecuado es fundamental. Debe permitir el almacenamiento y recuperación de documentos de manera fácil y segura, y contar con herramientas para controlar el acceso y los permisos de los usuarios. También es importante que el software permita la integración con otros sistemas de la empresa, como los sistemas de gestión de calidad o los sistemas de gestión de proyectos. Para seleccionar el software adecuado, es necesario evaluar las necesidades específicas de la empresa, el número de usuarios, la complejidad de los procesos y el presupuesto disponible.
3.- Establecer políticas y procedimientos claros
Además de definir los procesos, es importante establecer políticas y procedimientos claros para el uso del sistema de gestión documental digital. Esto incluye la creación de políticas para la seguridad de los datos y la privacidad de la información, así como para el control de acceso y los permisos de los usuarios. También es necesario establecer procedimientos para la creación, revisión y aprobación de los documentos, y definir los roles y responsabilidades de los usuarios. Al establecer políticas y procedimientos claros, se asegura que el sistema de gestión documental digital sea utilizado de manera consistente y efectiva en toda la empresa.
Siguiendo estas tres claves, cualquier director de operaciones puede implementar un buen sistema de gestión documental digital en su empresa. Al definir los procesos, seleccionar el software adecuado y establecer políticas y procedimientos claros, se pueden aprovechar los beneficios de la tecnología para mejorar la eficiencia y la competitividad de la empresa en la era digital.
«El uso de un sistema de gestión documental mejora la eficiencia, la productividad y la seguridad de tu empresa, lo que resulta en un ahorro significativo de tiempo y dinero a largo plazo.»
Guillermo Tato Colomer
Business Development Manager
¿Necesitas ayuda o tienes dudas sobre Gestión Documental?
Contacta con nuestro equipo de expertos
