La revolución ya está aquí. La tendencia anunciada de intranets sociales, que ya empezó en la versión 2010 de SharePoint Server, completa la definición de web 2.0 con su versión 2013.
La intranet social está basada en que la forma de interactuar en pequeños grupos, compartir información y mejorar como colectivo es replicada en una gran comunidad de base tecnológica. Solemos trabajar y colaborar siempre con las mismas personas. Es lo que Andrew McAfee llama nuestros “vínculos fuertes”. Nos apoyamos mucho en ellos, es decir, en nuestros colegas más cercanos, nuestro equipo, departamento, grupo de trabajo.
Según McAfee si queremos novedad e innovación, nuestros vínculos débiles, es decir nuestros colegas y conocidos más distantes, son de hecho a quienes debemos recurrir en primer lugar, porque por definición, se solapan menos con nuestra base de conocimiento y con nuestra red social. Los vínculos débiles son enormemente valiosos, y una Intranet Social una excelente herramienta para cultivarlos.
Más allá de los perfiles personales, la nueva versión de SharePoint 2013 integra una funcionalidad que en Raona ya llevamos mucho tiempo aplicando: La Comunidad.
Por fin se ha roto el concepto de que la relación en la empresa ha de ser jerárquica, replicando la estructura “virtual” a las estructuras organizativas. Las comunidades pueden ser “cross” a la organización, permitiendo que la información fluya de forma horizontal entre usuarios con intereses o necesidades comunes.
La implementación de las comunidades dentro de SharePoint 2013 está basada en dos plantillas de sitio, denominadas Sitio de Comunidad y Portal de Comunidad.
El Sitio de Comunidad es un sitio de Colaboración que cuenta con características y roles especiales:
- Permiten recoger y organizar la propiedad intelectual del grupo que de otra manera es difícil o imposible de descubrir.
- Surge la figura del Moderador, el cual puede poner reglas, moderar y gestionar los temas de conversación que se dan en el grupo, y así mantener alineada la comunidad con los objetivos empresariales.
- La información tiene un carácter de permanencia, permitiendo premiar la calidad por medio de las valoraciones del resto de usuarios, y el usuario que accede a la comunidad por primera vez tiene acceso a ella a través del historial de discusiones y temas.
- Es posible alentar y recompensar a los miembros por participar dándoles puntos por comentar, replicar, recibir “me gusta” y por “mejores respuestas”. Así mismo, es posible otorgar bandas o premios que permiten distinguir los mejores contribuyentes. Todo esto contribuye a la construcción de la reputación del usuario.
- La permanencia de la información permite que se vaya generando una base de conocimiento relevante de forma automática.
- Es posible gestionar el acceso a la información por medio de grupos de visitantes y contribuyentes.
- Nuevos webparts disponibles, relevantes para los usuarios de la comunidad: “Que está pasando”, “Mejores contribuyentes”, “Mi colaboración” y “Gestionar” (solo para administradores y moderadores)
Estas nuevas características no son exclusivas de los sitios de Comunidad, puesto que pueden ser habilitadas en sitios ya existentes para darles el nuevo uso adicional.
Por otro lado, el Portal de Comunidades, no es un portal del cual dependan los sitios de comunidad, sino un sitio especial enfocado a búsquedas, el cual de forma automática recolecta toda la información disponible en sitios de comunidad y discusiones, independientemente de donde estén situados.
Para ello utiliza la funcionalidad de búsquedas de FAST incluida en SharePoint 2013, cuyo rastreador utiliza para recoger de forma automática y ponerla a disposición de los usuarios.
El uso de comunidades se recomienda que sea enfocado a grupos con intereses comunes, y con un dimensionamiento entre 300 a 500 miembros. Es a partir de este tamaño cuando el uso de la reputación y los logros se pone de manifiesto como una gran herramienta para potenciar la colaboración.
Desde Raona apostamos hacia este enfoque, y junto con nuestro cliente Ferrovial, hemos implantado una red social corporativa orientada a Comunidades con SharePoint 2010 y nuestra solución PiuPoint.
Si quiere más información sobre SharePoint 2013 y sus funcionalidades sociales, puede bajarse nuestro whitepaper 2013 Social Intranets.
