Cómo saber qué le pasa a un report que ya no funciona como debería
Serie: El ciclo de vida de los reports — Post 2 de 3
Cómo saber qué le pasa a un report que ya no funciona como debería
En el artículo anterior hablamos del report del parking: ese informe que existe, que costó lo suyo, y que lleva meses sin que nadie lo abra. Y terminábamos con una pregunta:
¿Si este report funcionara bien, la gente volvería a usarlo?
Si la respuesta es sí, el siguiente paso no es rehacerlo. Es llevarlo al taller y entender qué le pasa.
Pero para arreglar algo, primero hay que saber qué falla. Y eso requiere un diagnóstico.
Un diagnóstico, no una auditoría
Cuando hablo de diagnóstico no me refiero a un análisis exhaustivo de todo el ecosistema de reporting, ni a semanas de trabajo revisando cada tabla del modelo. Me refiero a algo mucho más concreto: entrar en el report, hacer las preguntas correctas y entender dónde está el problema real.
Porque los reports no fallan todos de la misma forma. Y la solución tampoco es siempre la misma.
En la mayoría de casos, el problema cae en uno de estos cuatro bloques. A veces en más de uno a la vez.
¿El problema es de rendimiento?
Las señales son bastante claras: el report tarda en cargar, los filtros van lentos, los usuarios esperan. Nadie lo dice en voz alta, pero todos lo notan. Y con el tiempo, esperar se convierte en motivo suficiente para no abrir el informe nunca más.
Detrás de un problema de rendimiento suele haber cosas muy concretas.
Medidas DAX que hacen cálculos innecesariamente complejos. Un modelo que ha ido creciendo sin criterio y arrastra columnas que nadie usa. Consultas que no están optimizadas. Relaciones entre tablas que generan más trabajo del necesario.
La buena noticia es que esto tiene solución casi siempre. Y el impacto se nota de inmediato: un report que pasa de tardar dos minutos a cargar en segundos vuelve a usarse.
¿El problema es de confianza en los datos?
Este es más silencioso pero más dañino. El report carga bien, los visuales se ven, pero los números no cuadran con lo que la gente espera. O hay métricas que nadie sabe exactamente cómo se calculan. O alguien en una reunión dijo una vez “ese número no me cuadra” y desde entonces nadie confía del todo en lo que muestra el informe.
La desconfianza en los datos es probablemente el síntoma más caro de todos. Porque no hace falta que el report esté técnicamente roto para que deje de usarse. Basta con que alguien dude.
Detrás de este problema suele haber reglas de negocio enterradas en el modelo que nadie documentó, KPIs definidos de formas ligeramente distintas en distintos sitios, o fuentes de datos que han cambiado sin que el report se haya actualizado.
La solución pasa por sacar esa lógica a la luz, documentarla, y en muchos casos simplificarla. Cuando las métricas son claras y reproducibles, la confianza vuelve.
¿El problema es de adopción?
Aquí el report técnicamente funciona. Los datos son correctos. Pero nadie lo usa. O lo usan dos personas de las diez que deberían.
Esto suele pasar cuando el report ha crecido sin un criterio claro de experiencia de usuario. Tiene demasiadas pestañas. La navegación no es intuitiva. Hay demasiada información en pantalla y no está claro qué mirar primero. O simplemente ha dejado de responder las preguntas que el negocio se hace hoy, porque esas preguntas han cambiado y el report no.
La solución en este caso no es técnica sino de diseño: simplificar, reorganizar, priorizar. Volver a preguntarse qué decisiones tiene que apoyar este report y construir la experiencia alrededor de eso.
Un report bien rediseñado puede recuperar usuarios que lo habían abandonado sin cambiar ni una sola línea de DAX.
¿El problema es estructural?
Este es el más complejo. El modelo de datos está tan enredado que es difícil de entender y más difícil todavía de mantener. Hay dependencias de fuentes externas que ya no existen o que han cambiado. La lógica acumulada por varias personas a lo largo de años hace que cualquier cambio sea un riesgo.
Aquí la pregunta es honesta: ¿cuánto esfuerzo requiere arreglarlo frente a cuánto valor va a recuperar?
Pero incluso en estos casos, la respuesta casi siempre no es tirarlo todo. Suele ser identificar qué partes del report tienen valor real, rescatarlas, y construir sobre una base más limpia. No un rehace desde cero — un rescate selectivo.
Las preguntas que hacemos cuando entramos en un report
Hay una serie de preguntas que hacemos casi siempre al inicio de cualquier diagnóstico. No todas tienen la misma respuesta, pero juntas dan una imagen bastante clara de en qué estado está el report y qué tipo de intervención necesita:
¿Cuánto tarda en cargar? ¿Ha empeorado con el tiempo?
¿Hay métricas que generan dudas o debates recurrentes?
¿Quién lo usaba antes? ¿Por qué dejó de usarlo?
¿Hay alguien que sepa explicar cómo funciona el modelo de datos?
¿El report responde las preguntas que el negocio se hace hoy?
¿Hay información relevante que vive fuera del report, en Excels o en otras herramientas?
¿Cuándo fue la última vez que alguien lo revisó o lo actualizó?
No hace falta responderlas todas para empezar. Pero cada respuesta acota el problema y acerca la solución.
El diagnóstico como primer paso
Lo que hace útil un diagnóstico no es la cantidad de cosas que detecta, sino la claridad con la que ayuda a priorizar. Saber que el problema principal es de rendimiento es muy distinto a saber que es de confianza en los datos. Cada uno requiere un tipo de intervención diferente, con un esfuerzo diferente y un impacto diferente.
Y casi siempre, cuando se mira el report con esa lupa, aparece algo que sorprende: el problema no era tan grande como parecía. O era grande, pero estaba muy localizado. Y eso cambia completamente la conversación sobre si merece la pena arreglarlo.
En el siguiente artículo veremos exactamente eso: cómo pasar del diagnóstico a la acción. Qué se repara, qué se mejora, qué se simplifica y cómo tomar esas decisiones con criterio.
¿Charlamos? Si tienes un report que “ya no funciona” y no sabes muy bien qué le pasa, podemos hacer ese primer diagnóstico juntos. Llámanos. La primera revisión corre de nuestra cuenta.
