En un proceso de fusión o adquisición (M&A), uno de los retos más significativos es la integración de las infraestructuras tecnológicas y la unificación de las herramientas de colaboración. Cuando las empresas se fusionan o adquieren otras, los sistemas tecnológicos a menudo se mantienen por separado, lo que complica la integración cultural y la operativa entre los equipos. Aquí es donde Microsoft Office 365 se presenta como una opción clave para consolidar las plataformas de correo electrónico, almacenamiento y aplicaciones de productividad. Sin embargo, el proceso de migración y unificación de entornos dispares requiere una planificación exhaustiva, y cada paso debe ser meticulosamente ejecutado para garantizar una transición exitosa.
Durante una fusión, las empresas enfrentan varios retos, como la duplicación de plataformas, la desconexión cultural entre empleados que usan diferentes sistemas y el riesgo de pérdida de datos. Además, mantener licencias separadas genera costes innecesarios, y la gestión de identidades se complica con directorios y políticas de seguridad distintas.
Fases del proyecto de migración
El proceso de migración y unificación hacia Office 365 debe ser planificado y ejecutado en diferentes fases.
Evaluación (Due Diligence): Antes de comenzar con cualquier migración, es fundamental realizar un análisis exhaustivo de los entornos actuales. Esto incluye revisar las licencias, los volúmenes de correo y archivos, y los requisitos de cumplimiento que se deben cumplir tras la fusión o adquisición.
Diseño: En esta fase se define la arquitectura de Office 365 que se va a implementar en la nueva organización. Esto incluye la integración de servicios como Azure AD, Exchange Online, SharePoint Online y Teams.
Planificación: Aquí se segmentan los usuarios y los datos en lotes o «waves (olas)», priorizando aquellos que son más críticos para la operación del negocio.
En organizaciones grandes o con un gran volumen de información, la migración se suele realizar de forma que haya coexistencia entre las dos infraestructuras, de esta manera, la migración no causa molestias a los usuarios y mantiene la actividad en todo momento.
En organizaciones más pequeñas, la complejidad de la coexistencia se sustituye por un método de migración llamando “big-ban” o “cutover” donde en un corto periodo de interrupción (por ejemplo, un fin de semana) se migran todos los datos de los usuarios.
Ejecución: Durante esta fase, se realiza la migración de datos personales, compartidos y correos electrónicos, se validan las medidas de seguridad y se realizan pruebas con los usuarios para asegurarse de que las herramientas funcionen. Siempre es recomendable empezar por una migración piloto para asegurar los resultados.
Cierre y adopción: Una vez completada la migración, es necesario proporcionar soporte post-migración para resolver cualquier incidencia que pueda surgir. A este periodo le llamamos “Hypercare”. También se debe realizar una formación exhaustiva de los usuarios en las nuevas herramientas y establecer políticas de mantenimiento a largo plazo.
En todos nuestros proyectos incluimos la capacitación de los equipos de IT para poder administrar la nueva plataforma.
Gobernanza y gestión de identidades
Es crucial integrar directorios con Azure AD, habilitar Single Sign-On (SSO) y aplicar políticas de archivado y retención de datos. En algunos casos, será necesario unificar dominios de correo electrónico o realizar un rebranding.
Herramientas y servicios de migración
Microsoft ofrece varias herramientas y servicios que facilitan la migración hacia Office 365. Uno de los servicios más útiles es Microsoft FastTrack, que proporciona soporte personalizado para la planificación y ejecución de la migración.
Además, existen herramientas de terceros especializadas en migraciones, como Quest, AvePoint, BitTitan o ShareGate, que ayudan a transferir datos entre diferentes plataformas.
En nuestros proyectos analizamos previamente cual es la herramienta que se ajusta al tipo de migración y os aconsejamos sobre cuál es la correcta estrategia de migración a adoptar.
Gestión del cambio organizacional
Es vital comunicar el cronograma de migración y los beneficios de la unificación a todos los empleados. Se debe proporcionar formación en las herramientas clave de Office 365 y apoyo post-lanzamiento, como FAQs y soporte dedicado. Además, implementar medidas de seguridad avanzadas, como MFA y DLP, es esencial para proteger los datos durante el proceso.
La migración y unificación hacia Office 365 ofrece una excelente oportunidad para mejorar la productividad, reducir costes y fortalecer la colaboración dentro de una organización. Con una planificación adecuada y el apoyo de expertos en migración, las empresas pueden superar los desafíos que surgen durante este proceso, creando una infraestructura TI más robusta y eficiente.
Si estás liderando una fusión o adquisición y necesitas simplificar la integración de TI, contacta con nosotros para recibir una consultoría inicial. Juntos podemos diseñar la estrategia de migración y adopción hacia Office 365 que tu organización necesita.
