Qué es Microsoft 365 Copilot
En el contexto de la adopción de nuevas tecnologías, existe una realidad fundamental: el uso de herramientas digitales por parte de las personas a menudo sobrepasa nuestras expectativas y control. Con la aparición de tecnologías impulsadas por IA generativa como ChatGPT hace poco más de un año y ahora M365 Copilot, surge un desafío importante para los líderes de organizaciones de todo tipo. Se enfrentan al reto de dirigir a sus equipos en un momento en el tanto las herramientas como su trabajo estan en constante cambio y evolución y en el que es muy difícil evaluar el retorno de inversión que supone adoptarlas a nivel empresarial. Adicionalmente, nos encontramos ante una situación incómoda ¿Está nuestro entorno preparado y optimizado para desplegar M365 Copilot con garantías?
De golpe nos asaltan las dudas ante falta de visibilidad para detectar y mitigar riesgos relacionados con brechas de seguridad o exposición de información inadecuada, y ante el desconocimiento sobre las regulaciones gubernamentales sobre privacidad de datos, el uso ético de la IA o la transparencia en la toma de decisiones automatizada.
Programas donde utilizar M365 Copilot
- Microsoft Word: Copilot puede ayudar a redactar y editar documentos, facilitando la creación de contenido.
- Microsoft Excel: Utiliza IA para analizar datos y generar informes, optimizando el trabajo con hojas de cálculo.
- Microsoft PowerPoint: Transforma textos en presentaciones visualmente atractivas, mejorando la eficiencia en la creación de diapositivas.
- Microsoft Outlook: Gestiona correos electrónicos y resume hilos de conversación, simplificando la comunicación y organización del correo.
- Microsoft Teams: Capacidad para transcribir o resumir reuniones, lo que mejora la gestión y seguimiento de las mismas.
- Chatbot para Microsoft 365: En desarrollo, destinado a utilizar datos para generar resúmenes e informes útiles.
Usos de Microsoft Copilot
Copilot en PowerPoint transforma tus ideas en presentaciones impresionantes con facilidad. Ideal para aquellos con menos habilidades creativas, actúa como un asistente perfecto para contar historias. Esta herramienta puede convertir documentos escritos en presentaciones detalladas, incluyendo notas y referencias para mejorar tu exposición. También te permite iniciar una nueva presentación a partir de un simple indicativo o esquema. Con un solo clic, Copilot puede condensar presentaciones extensas y perfeccionar el diseño. Reformatea el texto y sincroniza las animaciones de manera impecable usando tus instrucciones en lenguaje natural.
Características incluyen:
- Crear borradores de presentaciones en diapositivas a partir de la información de otros documentos.
- Resumir presentaciones extensas.
- Modificar el diseño de diapositivas específicas.
- Compactar el texto y sincronizarlo con las animaciones ya existentes en una presentación.
Beneficios de incorporar Copilot en una empresa
Desplegar Copilot en nuestra organización sin haber chequeado previamente la salud de nuestro entorno en términos de Gobierno de la información, seguridad y privacidad y protección de la identidad puede ser muy peligroso. Copilot es nativamente seguro, privado, cumple con regulaciones gubernamentales y es responsable, pero los humanos no lo somos.
Al desplegar Copilot, pueden salir a flote agujeros de seguridad que llevan tiempo abiertos, pero que hasta ahora habían quedado ocultos en un mar de documentos.
Es altamente recomendable que antes de realizar un despliegue masivo de esta tecnología en nuestra compañía revisemos información sensible, etiquetas, DLP, permisos de sharepoint, compliance, etc. para asegurar que al hacer consultas, los empleados solamente reciban respuestas basadas en documentos sobre los que tienen por lo menos permisos de lectura.
Preguntas frecuentes
¿Cuántas licencias se necesitan?
La asignación de licencias de Copilot debe ser estratégica, enfocándose en roles específicos como ejecutivos y equipos de ventas, ya que no todos los empleados la necesitan o la usarían eficientemente, considerando los costos de formación y adopción al evaluar su ROI.
¿Se necesita formación usarlo?
El entorno cambiante de M365 Copilot requiere un enfoque en aprender a aprender, asegurando que los empleados se adapten rápidamente a nuevas funcionalidades con formación continua y poco soporte organizacional. La adopción efectiva de Copilot se centra en casos de uso prácticos y relevantes para las tareas diarias de cada departamento.
¿Cuándo puede mi empresa adoptar esta tenología?
Implementar Copilot sin revisar previamente la salud del entorno de la empresa en términos de gobierno de la información, seguridad y privacidad puede revelar brechas de seguridad preexistentes. Antes de un despliegue masivo, es crucial revisar la información sensible y los permisos para garantizar que los empleados accedan solo a documentos autorizados.
¿Es rentable para mi negocio usar M365 Copilot?
Aunque el coste inicial de M365 Copilot para una empresa de 300 empleados pueda parecer elevado (9.000€/mes), el ahorro de tiempo que proporciona justifica la inversión. Por ejemplo, si ayuda a un analista de datos que gana 50.000 €/año a ahorrar al menos una hora al mes, se logra un retorno de inversión de 1:1. La experiencia previa con IA como ChatGPT, que ha ofrecido un ROI de 60:1, sugiere que la integración de datos corporativos de M365 Copilot podría incrementar aún más la precisión y eficiencia.
Conclusión
La adopción de M365 Copilot en las empresas es una decisión estratégica que no se limita solo a la implantación tecnológica. El compromiso está enfocado en la formación continua y la adaptabilidad de los empleados, junto con asegurar una gestión adecuada de los datos y brindar seguridad.
Por otro lado, identificar con precisión a aquellos empleados que realmente se beneficiarán de Copilot y evaluar su retorno sobre la inversión en términos económicos, de eficiencia y también en cuanto al valor agregado permitirá a las organizaciones avanzar hacia una compañía más eficiente y productiva.
Adoptando una cultura de aprendizaje y experimentación continua y poniendo el foco firmemente en la seguridad de la información, colocaremos a nuestra compañía y sus empleados en una posición favorable para enfrentar exitosamente un entorno laboral que no sabemos a dónde nos llevara pero que si que sabemos que evolucionará de forma muy rápida y continuada durante los próximos años.
Si quieres saber cómo la Inteligencia Artificial puede integrarse y dar un impulso a tu empresa, no dudes en ponerte en contacto con nosotros.
