La transformación digital, combinada con el uso de las nuevas tecnologías, no sólo mejora el rendimiento y la eficiencia en las empresas sino que también se traduce en beneficios para el medioambiente. La unión de estos dos mundos no puede ser más conveniente y útil.
Por ello cada día más empresas están concienciadas con la necesidad de cambio en cuanto al uso del papel adoptando normativas centradas en ser más respetuosos con el entorno persiguiendo oficinas sin papeles y todo esto es posible con la adopción de nuevos procesos y servicios de gestión documental digitales.
Sólo es necesario facilitar este simple dato para entender la magnitud del problema:
Cada millón de facturas impresas implica la utilización de 10 toneladas de madera
En todos los sectores industriales se están abordando proyectos de Oficina sin Papeles – Paperless, apoyándose en los avances digitales en el análisis de datos, la creación de procesos automatizados, la integración y centralización, los espacios colaborativos, la movilidad, la velocidad de acceso y consulta, la gestión de ingentes volumen de documentación, las redes sociales.
Pero esto no es posible sin la concienciación tanto por parte de las organizaciones como por parte de los usuarios y para ello se requiere un plan de adopción de esta transformación digital, para que se convierta en la cultura de las organizaciones y fluya en todas las áreas y en todas direcciones, se convierta en norma y se extienda a la sociedad actual.
¡Comencemos!
Para que la transformación digital tenga éxito y conseguir que nuestra organización sea digital (BE DIGITAL) y sea además sostenible (GREEN ZONE), hay que prever 5 elementos:
1. Recursos Materiales.
2. Redefinición y simplificación de los procesos de negocio.
3. Gestionar el cambio.
4. Recursos humanos especializados que lideren el cambio.
5. Apadrinamiento y compromiso de la alta dirección.
Y a su vez hay que plantearse las siguientes cuestiones…
¿Qué documentos quiero mantener y producir?
¿Qué documentos debo conservar para siempre y cuales puedo eliminar transcurrido un tiempo?
¿Qué documentos debo mantener siempre accesibles?
¿Qué personas deben acceder a esos documentos?
¿Qué documentos puedo mantener offline?
¿Qué soportes de gestión documental digital me conviene más?
¿Qué hago con el papel físico que no digitalizaré?
¿Qué normativas hay en mi sector industrial asociado al mantenimiento de la documentación física y digital?
¿Qué alternativa es la más ecológica y adaptada a mi negocio?
¿Custodia física, Custodia digital, destrucción certificada?
Una vez llegados a este punto debemos definir la estrategia a seguir, buscando el mejor aliado posible que te facilite la mejor solución a las necesidades de tu organización, realizando un Outsourcing Documental que garantice la confidencialidad, integridad, cumplimiento de normativas y disponibilidad de la documentación y los datos almacenados así como el respeto por el medio ambiente durante todo su ciclo de vida.
Por ello nuestro mejor aliado debe ser aquél que garantice lo siguiente….
- Compromiso de garantizar el cumplimiento de la legislativa vigente
- Acompañamiento en la evolución de las futuras necesidades.
- Mantenimiento de la productividad en todas las operaciones.
- Compromiso de perseguir la excelencia en calidad de todos los procesos productivos.
- Enfoque orientado a la gestión de riesgos.
- Poner a disposición herramientas accesibles, ágiles y transparentes.
- Establecimiento de políticas de seguridad de la información, con controles en todos los ámbitos.
- Control de la custodia documental física y digital asegurando la trazabilidad en todo el proceso.
Y por último nuestro aliado debe disponer de una Metodología de implantación del proyecto de gestión documental acorde a nuestras necesidad, capacidades y objetivos que persigamos en dicho proyecto, poniendo como foco y centro del estudio, La Documentación.
¡Empieza a convertirte en una compañía más sostenible con el paso al paperless!
