Uno de los mayores retos profesionales que se encuentran los responsables de lograr el éxito de los proyectos de Business Intelligence es el que conlleva un cambio de la plataforma tecnológica que se ha venido usando anteriormente en la empresa. Algo que cada vez sucede más a menudo, dada la repercusión directa para el negocio que tienen las herramientas de BI para agilizar la toma de decisiones y mejorar el conocimiento de la realidad.
Posicionada Microsoft como herramienta líder del mercado de Analytics & Business Intelligence -como reafirma Gartner en su Magic Quadrant 2022-, junto a sus herramientas de colaboración como Microsoft Teams o SharePoint Online, son muchas las empresas que han planificado ya su transición a Power BI. Estas empresas quieren extender los beneficios de la integración y la tecnología cloud, por lo que se han incrementado enormemente las migraciones que se están llevado a cabo de otros sistemas competidores como QlikView o Tableau, que habían cosechado muchos clientes los últimos años.
Tableau se fundó en 2003 en Stanford con el objetivo mejorar el flujo del análisis y poner los datos al alcance de las personas a través de la visualización. Su tecnología permite expresar datos visualmente al transformar acciones de arrastrar y soltar en consultas de datos, en una interfaz intuitiva. Y esto ha incrementado el flujo de migraciones de esta plataforma a Power BI y prevemos que siga en aumento en los próximos años.
Microsoft Power BI arrancó en 2013 totalmente enfocado en la nube y con plena integración con Microsoft 365. Incorpora un potente motor ETL que permite integrar datos de infinidad de fuentes, transformarlos a la perspectiva del usuario y facilitar la visualización al estilo Excel, compartiendo el resultado en la nube colaborativamente. Así que lo principal a tener en cuenta es esto: los puntos fuertes de Power BI y de Tableau son muy diferentes, así que hay que enfocar la migración en potenciar las nuevas capacidades y anticipar soluciones a los cambios de usabilidad que afecten a los usuarios.
Así que una vez tomada la decisión de cambiar a Power BI por parte de la organización, empieza la parte más difícil de conseguir: afrontar los proyectos de migración teniendo que gestionar la resistencia al cambio de los usuarios de negocio y lograr que las nuevas funcionalidades tengan un impacto positivo en la forma de trabajar de la empresa. Así que desde la experiencia de Raona en este tipo de proyectos, os dejamos una serie de recomendaciones que ayudan a afrontar los retos que se encuentran en el camino de forma más adecuada:
1.- Aprovechar las diferencias funcionales
El funcionamiento por defecto de ambas herramientas es bastante diferente: Tableau se basa en seleccionar las dimensiones, datos y filtros a aplicar para generar el informe, mientras que Power BI ofrece unos informes ya publicados con los que interactuar mediante filtros, drill-downs e interacciones naturales para un usuario de web. Además, aunque los gráficos son parecidos, algunos de ellos como los Mapas y las Burbujas presentan diferencias notables a contemplar.
Suele ser mejor mostrar al usuario desde un principio cómo funciona y adaptar el informe diseñado a las capacidades de Power BI que intentar replicar el funcionamiento que tenía con Tableau en la nueva plataforma. Si se muestran sus posibilidades paulatinamente, es más fácil lograr la aceptación y satisfacer las necesidades del usuario de una forma más natural.
2.- Sacar partido a la explotación de datos
Los usuarios de negocio están muy habituados a la manipulación de datos en Excel, exportando la información de los informes compartidos y personalizando su análisis. Power BI ofrece amplias capacidades ETL que Tableau no tiene para calcular y modificar los datos de base y usarlos en los informes compartidos. Esto suele evitar mucho trabajo manual a los usuarios, por lo que explicarlo adecuadamente y enseñarles cómo hacerlo con la nueva plataforma es clave para una rápida aceptación de Power BI.
3.- Iterar junto a los usuarios
Los informes heredados suelen tener un exceso de particularización y funcionalidades que se ha ido acumulando por peticiones de múltiples usuarios durante los años. Partir de la premisa que se van a realizar los mismos informes que estaban hechos con Tableau suele conducir a frustraciones y exceso de desarrollo que no aporta valor real al negocio.
Es recomendable compartir los nuevos informes de Power BI con los usuarios clave desde fases muy tempranas del desarrollo para ir incorporando nuevos datos y funcionalidades iterativamente, siempre orientadas a los requerimientos reales y no a crear de nuevo informes existentes por defecto.
4.- Fomentar la autonomía de los usuarios
Cualquier cambio o mejora requiere a tiempo de desarrollo por parte de IT y de espera de los usuarios de negocio. En cambio, la herramienta de diseño Power BI Desktop es gratuita y accesible a todos los usuarios, con un enfoque muy parecido a Excel.
Muchos usuarios de negocio son capaces de crear sus propios informes y compartirlos con otros en las Áreas de Trabajo si les facilitamos un conjunto de fuentes de datos elaborado y con un modelo conceptual que se ajuste a su lenguaje. Y con ello, ganan en autonomía para explorar los datos y ahorramos tiempo de desarrolladores que siempre es un cuello de botella.
5.- Enseñar a colaborar en la toma de decisiones
Power BI es una herramienta colaborativa por diseño, pensada para que los usuarios trabajen sobre los informes y compartan sus perspectivas con otros. Habituados al enfoque de consumidores de informes de Tableau, hay que formar a los usuarios en cómo compartir en Teams o Sharepoint y sustituir el trabajo de preparación de hojas Excel por tiempo de conversación sobre los datos que se están analizando. Si además se logra que compartan los datos elaborados y comentarlos antes de cualquier reunión, el éxito estará asegurado. Es el nuevo enfoque del Business Intelligence moderno que analizamos en nuestro whitepaper Collaborative BI.
Esperamos que estas ideas ayuden a preparar mejor los proyectos de migración de Tableau a Power BI e incrementar la satisfacción de los usuarios finales con el resultado obtenido. Sabemos de la dificultad que comporta lograrlo, pero en Raona estamos convencidos por nuestra experiencia que una correcta gestión de las expectativas y un conocimiento profundo de las herramientas permite llevar a buen puerto la solución implantada. ¿Hablamos?
