¿Qué tipos de gestión documental podemos implementar en la empresa?

Sistema de gestión documental de código abierto

Un sistema de gestión documental de código abierto es aquel cuyo software puede ser utilizado, modificado y distribuido libremente. Estas soluciones ofrecen una gran flexibilidad para personalizar funcionalidades, interfaces y procesos según las necesidades de cada organización.

Ventajas del sistema de gestión documental de código abierto

• Permite personalizar completamente el sistema.

• No requiere pagar licencias comerciales.

• La comunidad de desarrolladores suele aportar mejoras continuas y parches de seguridad.

Desventajas del sistema de gestión documental de código abierto

• Puede requerir conocimientos técnicos avanzados para su implementación.

• El soporte técnico depende de la comunidad o de desarrolladores externos.

• Es necesario invertir tiempo y recursos en mantenimiento y actualizaciones.

Este tipo de solución es especialmente adecuado para empresas con equipos técnicos internos y capacidad para desarrollar software a medida.

Sistema de gestión documental por industria

Los sistemas de gestión documental por industria están diseñados para sectores específicos y responden a normativas, flujos de trabajo y tipos de documentos concretos. Por ejemplo, existen sistemas orientados al ámbito sanitario, legal, educativo, industrial o financiero.

Ventajas del sistema de gestión documental por industria

• Cumple con normativas sectoriales específicas (como GDPR, ISO, HIPAA, etc.).

• Integra funcionalidades propias del sector, como historiales clínicos, gestión de planos o validación legal.

• Acelera la implantación al ofrecer plantillas y flujos ya definidos.

Desventajas del sistema de gestión documental por industria

• Puede ser menos flexible si se quiere aplicar en un entorno diferente.

• Suelen tener un coste más elevado por su alto nivel de especialización.

• A veces requieren formación específica para los usuarios.

Esta solución es idónea para empresas de sectores regulados que necesitan cumplir requisitos legales y técnicos concretos, garantizando una gestión eficiente y segura de la información.

Tipos de sistemas de gestión documental según documento

Documentación empresarial

Este tipo de sistema está diseñado específicamente para gestionar documentos de uso diario y de alta relevancia en el negocio, como contratos, facturas, informes y correspondencia. Su propósito es ofrecer una visión centralizada de toda la información empresarial, permitiendo a las empresas acceder a datos críticos de forma rápida y sencilla. Esto facilita la toma de decisiones y aumenta la eficiencia operativa.

Proporciona una visión unificada de la información, lo cual es esencial para tomar decisiones informadas y mejorar la agilidad de los procesos empresariales.

Puede requerir un alto grado de personalización e integración con otros sistemas empresariales (como ERP y CRM), lo cual puede llevar a costos y tiempos de implementación significativos.

Un sistema eficaz debe:

• Centralizar la información para facilitar el acceso y la colaboración.

• Automatizar procesos como aprobaciones y renovaciones.

• Garantizar el cumplimiento de normativas legales y fiscales.

Este tipo de sistema resulta ideal para aquellas empresas que manejan documentos clave a diario y que buscan centralizar su información para lograr una gestión más eficiente. Con su capacidad para mejorar el acceso a datos críticos, se convierte en un recurso indispensable para la optimización de operaciones. Sin embargo, es importante considerar que su implementación puede implicar una inversión inicial en personalización y recursos tecnológicos.

Documentación de proyectos

Diseñados específicamente para facilitar la colaboración en documentos de proyectos, estos sistemas son herramientas indispensables para equipos que necesitan trabajar juntos en tiempo real. Su uso resulta especialmente valioso en entornos donde los miembros del equipo están distribuidos en diferentes ubicaciones geográficas, permitiendo que la distancia no sea un obstáculo para la productividad.

Colaboración en tiempo real sobre documentos, con funciones de seguimiento de versiones y registro de cambios. Esto permite que todos los participantes tengan una visión actualizada y coordinada del trabajo, lo que resulta fundamental para evitar malentendidos y errores.

La curva de aprendizaje que puede requerir el sistema para que el equipo aproveche al máximo sus funcionalidades. A medida que los usuarios se familiarizan con las herramientas, la colaboración y eficiencia aumentan, pero inicialmente puede representar un reto para algunos equipos.

Un buen sistema debe:

• Facilitar la colaboración entre equipos multidisciplinarios.

• Mantener un historial de cambios y versiones.

• Asegurar la disponibilidad de información actualizada para la toma de decisiones.

Estos sistemas son especialmente útiles para empresas orientadas a proyectos o aquellas con equipos distribuidos. Al centralizar y organizar la documentación específica de cada proyecto, se optimiza la gestión de información y se promueve una colaboración efectiva, lo que reduce significativamente los errores y los tiempos de revisión.

Almacenamiento de registros

Los sistemas de gestión de registros (RMS) son herramientas esenciales para aquellas empresas que necesitan conservar documentos por motivos legales o administrativos. Estos sistemas no solo ayudan a cumplir con las normativas, sino que aportan un control exhaustivo y una trazabilidad detallada de todos los accesos a la documentación.

¿Por qué elegir un RMS? La Trazabilidad y control de accesos permiten un seguimiento preciso de quién accede a los documentos y cuándo, una función fundamental para cumplir con las exigencias legales de retención de información. Además de garantizar que la empresa se mantenga al día con las leyes y regulaciones específicas del sector, evitando riesgos y posibles sanciones.

Por otro lado,  implementar un sistema de gestión de registros puede resultar más complejo y costoso en comparación con otros sistemas, debido a los requisitos de seguridad y auditoría que exige la normativa.

Es esencial que el sistema:

• Implemente políticas de retención y eliminación conforme a la legislación vigente.

• Proporcione mecanismos de búsqueda y recuperación eficientes.

• Asegure la integridad y autenticidad de los registros.

Los RMS son especialmente cruciales para empresas en sectores altamente regulados como el financiero o el sanitario. En estas industrias, donde el cumplimiento legal es indispensable, los RMS ofrecen una solución confiable que minimiza los riesgos asociados con una gestión incorrecta de registros, mejorando así la seguridad y la conformidad normativa.

Contenidos e imágenes

Estos sistemas, conocidos como gestión de activos digitales (DAM), están diseñados para ayudar a las organizaciones a manejar y organizar su contenido multimedia, incluyendo imágenes, videos y archivos de diseño. Son una herramienta esencial para cualquier equipo que trabaje con grandes volúmenes de archivos, permitiendo mantener todo en orden y fácilmente accesible.

Facilitan la organización y búsqueda de grandes volúmenes de archivos multimedia. Con funciones avanzadas de etiquetado y categorización, es mucho más fácil encontrar el archivo adecuado en el momento preciso. Estos sistemas también ofrecen herramientas de búsqueda que permiten localizar archivos específicos con rapidez, ahorrando tiempo y reduciendo la frustración.

Ventajas:

• Optimización del flujo de trabajo: Los DAM simplifican el manejo de archivos, reduciendo la duplicación y facilitando la colaboración entre equipos.
• Escalabilidad: A medida que aumenta el volumen de contenido, estos sistemas pueden adaptarse y seguir proporcionando una gestión eficaz.

Desventajas:

• Compatibilidad: La integración con herramientas de diseño puede ser un desafío, especialmente si las plataformas no son completamente compatibles, lo que podría limitar su efectividad.
• Curva de aprendizaje: La implementación y el uso inicial de un sistema DAM pueden requerir tiempo y formación para que el equipo se familiarice con todas sus funciones avanzadas.

Un sistema adecuado debe:

• Soportar diversos formatos de archivo.

• Permitir la catalogación y etiquetado para facilitar la búsqueda.

• Integrarse con herramientas de edición y publicación.

Estos sistemas son ideales para empresas con un alto volumen de contenido multimedia, como agencias de publicidad o medios de comunicación. Permiten una organización eficiente de grandes volúmenes de activos digitales y facilitan su búsqueda y reutilización.