3 factores IMPRESCINDIBLES en tu plan de gobernanza de SharePoint

Maite Garcia

| 22 enero, 2024

¿Necesitas un Plan de Gobernanza de SharePoint? ¡Sigue leyendo para inspirarte!

¿Alguna vez te has preguntado por qué es importante contar con un plan de gobernanza de SharePoint en tu organización? Pues estás a punto de descubrirlo. En este artículo, te mostraremos cómo un sólido modelo de gobierno puede ser la clave para el éxito de tu plataforma SharePoint. ¡No te lo pierdas!

¿Por qué es importante tener un plan de gobernanza de SharePoint?

Imagina que el modelo de gobernanza de SharePoint es como un sistema de navegación para tu organización. Es un conjunto completo de políticas, roles, responsabilidades y procedimientos que te guía a través de las aguas de SharePoint, asegurando que tu barco (tu organización) llegue a su destino sin problemas.Este modelo está diseñado para garantizar que SharePoint se utilice de manera que respalde los objetivos de la organización y cumpla con las regulaciones y requisitos de la empresa. En otras palabras, es la brújula que te mantiene en el rumbo correcto.El modelo de gobernanza aborda decisiones organizativas, técnicas y operativas, asegurando un uso efectivo y eficiente de SharePoint. Define quién tiene la autoridad para realizar ciertas acciones, como la creación de nuevos sitios, la clasificación de documentos, los niveles de seguridad y la gestión del contenido.

Un buen modelo de gobernanza también ayuda a minimizar los riesgos, como la pérdida de información, el incumplimiento de regulaciones y el derroche de recursos. Además, maximiza el valor de tu inversión en SharePoint, garantizando su uso eficaz y eficiente.

Ahora que sabes que necesitas un plan de gobernanza, ¿por dónde empezar?

1. Políticas y Procedimientos

Las políticas y procedimientos forman la base del modelo de gobierno de SharePoint. Estos son documentos que definen las reglas y directrices sobre cómo se debe utilizar SharePoint en la organización. Por ejemplo, puede haber políticas sobre cómo y cuándo se pueden crear nuevos sitios, quién tiene permiso para subir y eliminar contenido, cómo se debe etiquetar y clasificar el contenido, qué tipos de contenido están permitidos y cuáles no, y cómo se debe manejar la seguridad y privacidad de la información. Los procedimientos son las instrucciones paso a paso sobre cómo implementar estas políticas.

Política de creación de sitios: ¿Quién puede crear sitios y cuándo?
Política de administración de contenido: Reglas para carga, eliminación y etiquetado de contenido.
Política de seguridad: Requisitos de seguridad para el acceso y protección de información.
Procedimiento de aprobación de contenido: Proceso para revisar y aprobar contenido antes de su publicación.

2. Roles y Responsabilidades

En cualquier organización que use SharePoint, hay una serie de roles diferentes que las personas pueden tener, y cada uno de estos roles viene con ciertas responsabilidades. Por ejemplo, los administradores de SharePoint son responsables de la gestión y el mantenimiento de la plataforma, los propietarios de sitios son responsables de administrar sitios específicos, y los usuarios finales son responsables de utilizar SharePoint de acuerdo con las políticas y procedimientos establecidos. El modelo de gobierno debe definir claramente estos roles y responsabilidades para evitar confusiones y garantizar que todos sepan lo que se espera de ellos.

Administrador de SharePoint
Configura y mantiene la plataforma SharePoint.
Propietario del sitio
Administra un sitio específico, incluyendo contenido y permisos de acceso.
Usuario final
Utiliza SharePoint siguiendo las políticas y procedimientos, y genera contenido según sea necesario.

3. Integraciones

Integración con Microsoft 365 Groups y Teams
Definir cómo se aplicarán las políticas de gobierno a través de SharePoint y aplicaciones relacionadas como Microsoft 365 Groups y Teams.
Integración con otras aplicaciones de Microsoft 365
Establecer directrices para la integración de SharePoint con otras aplicaciones de Microsoft 365.

Un Enfoque Metódico

Desde Raona abordamos este tipo de proyectos siguiendo una metodología estructurada, basada en un ciclo iterativo de 5 fases:

Nuestro plan de trabajo consta de 5 sesiones de 1 hora, donde nuestros consultores y arquitectos de SharePoint trabajan contigo para definir estos factores clave. ¡En solo una semana, tendrás un sólido plan de gobernanza listo para implementar!

Maite Garcia

Business Development Manager. Experta en mejorar la experiencia digital de los empleados en tu organización y aprovechar al máximo las herramientas de M365

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