En nuestra serie dedicada a Microsoft 365 Copilot, hemos abordado hasta ahora los requisitos esenciales para su implementación y explorado en profundidad cómo funciona esta innovadora plataforma. En este tercer artículo, nos adentramos en un territorio crucial pero a menudo subestimado: las recomendaciones de optimización y seguridad del dato.
Aunque no son estrictamente necesarias para poner en marcha Copilot, estas prácticas son altamente recomendadas. No solo aseguran un despliegue efectivo y sin contratiempos, sino que también establecen un marco robusto de compliance. Estas medidas están diseñadas para prevenir el over-sharing y posibles fugas de datos internos, preservando la integridad y la confidencialidad de la información corporativa.
Es importante destacar que las tareas de optimización que discutiremos a continuación pueden y deben ejecutarse en paralelo con la implementación de los requisitos mínimos de Copilot. Esto permite a las organizaciones acelerar el proceso de adopción sin sacrificar el cuidado y la atención que los datos sensibles merecen.
A lo largo de este artículo, delinearemos las estrategias y procesos que no solo potencian el rendimiento de Copilot, sino que también refuerzan la cultura de seguridad y privacidad en el entorno digital actual de la empresa. Estas prácticas de optimización son los pilares que sostendrán el éxito continuo de su adopción de Copilot, asegurando que su inversión en esta tecnología sea sólida, segura y sostenible.
Feedback: La Voz de la Adopción
En el corazón de cualquier nueva implementación tecnológica está la experiencia del usuario. Con Microsoft 365 Copilot, el sistema de feedback (muy sencillo de activar por parte de los administradores) actúa como un barómetro directo de su eficacia. Permite a los usuarios expresar su satisfacción con la funcionalidad a través de un simple «me gusta» o «no me gusta«. Pero va más allá de la mera valoración; es una herramienta poderosa para que los administradores monitoreen la aceptación y utilidad de Copilot. Al analizar este feedback, las organizaciones pueden ajustar y personalizar Copilot para abordar las necesidades específicas de sus usuarios, asegurando que la adopción no solo sea rápida sino también profunda y efectiva.
Gobierno de la Información: Un Pilar Fundamental
Al implementar Copilot, el gobierno de la información se convierte en una prioridad. Desde la clasificación automatizada de documentos hasta políticas de retención inteligentes, estos protocolos aseguran que la información correcta esté disponible para las personas correctas en el momento correcto. La optimización del gobierno de la información asegura que Copilot funcione dentro de los límites de la estructura organizativa, manteniendo la integridad de los datos y facilitando una adopción que respeta los principios de compliance y seguridad de la empresa.
Limitar la Compartición de Datos: Prevenir la Exposición Innecesaria
La colaboración es esencial en el entorno laboral moderno, pero debe hacerse con precaución. La compartición indiscriminada de datos por parte de los empleados puede llevar a brechas de seguridad y violaciones de privacidad. El entorno de Microsoft 365, puede ser configurado para reforzar las buenas prácticas en la compartición de datos, con prácticas tan sencillas como asegurar que los enlaces de OneDrive y SharePoint no estén abiertos por defecto a todos los usuarios. Este enfoque proactivo en la compartición de datos no solo protege la información crítica sino que también educa a los usuarios sobre la importancia de la seguridad de los datos.
Seguridad y Privacidad: Protegiendo el Núcleo de la Empresa
La seguridad es una de las principales prioridades en el entorno corporativo.
El primer punto que destacar es que Copilot es un entorno 100% confiable. Nuestros datos son nuestros. Los datos que Copilot procesa son propiedad exclusiva de la organización. No se utilizan para reentrenar modelos ni se envían a otros servicios, preservando la soberanía de los datos. Todo el procesamiento, tanto previo como posterior, se realiza con altos estándares de seguridad.
En cuanto a compliance y al cumplimiento legislativo, los datos procesados por Copilot cumplen con el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR), asegurando que la información no abandone la Unión Europea sin el debido consentimiento.
Otro punto que genera dudas en cuanto a la seguridad, es el semantic index. Este índice, proporciona la capacidad al entorno de Microsoft 365 (no solo a Copilot, también al nuevo buscador) de poder relacionar documentos, más allá de las palabras clave que se encuentran en los propios archivos. Esto nos lleva a que ahora, el ecosistema de Microsoft 365 es capaz de encontrar documentos mal protegidos que antes pasaban desapercibidos o no se encontraban a no ser que los buscáramos de forma específica. El Semantic Index es una herramienta poderosa dentro de Copilot, pero conlleva el riesgo de que la información mal protegida sea más accesible. Copilot y todo el entorno de Microsoft 365 es nativamente seguro, privado y responsable, pero los usuarios, a veces no lo somos. Por eso, es crucial educar a los usuarios y aplicar Microsoft Information Protection para clasificar automáticamente la información como sensible. Copilot respetará estas clasificaciones y bloqueará el acceso cuando sea necesario.
Un último punto destacable en cuanto a la seguridad, es el de las políticas de prevención de pérdida de datos (DLP) que son fundamentales para evitar ciertas consultas y para proteger contra la filtración de datos. Copilot se integra con Azure Content Safety para bloquear consultas inapropiadas y proporciona autoetiquetado para que los documentos generados automáticamente por la IA, hereden las restricciones de confidencialidad de los documentos fuente.
En resumen, y cerrando el tema de seguridad, debemos tener claro que aunque Copilot es inherentemente seguro y responsable, la responsabilidad también recae en los usuarios. Es muy posible que a día de hoy, antes de desplegar Copilot, tengamos mucha documentación mal protegida, pero el hecho de que sea difícil de encontrar, ha disimulado un problema que va a aflorar cuando empecemos a utilizar Copilot. El etiquetado eficiente y la gestión de permisos son esenciales para mantener la integridad de los datos. Los trainable classifiers ofrecen una capa adicional de protección, identificando documentos y conversaciones sensibles para aplicar políticas de DLP correspondientes.
Extensibilidad: Ampliando las Fronteras de Copilot
Otro de los puntos a explorar durante el despliegue de Copilot es su capacidad de extensión. A través de plugins y conectores, se puede ampliar para integrarse con una variedad de aplicaciones y servicios externos. Esto permite que Copilot no solo se adapte a las necesidades específicas de la organización sino que también se convierta en una herramienta aún más poderosa al conectar con otros sistemas como SAP, Salesforce o ServiceNow. La extensibilidad es fundamental para maximizar el valor de Copilot y asegurar que la plataforma crezca junto con la empresa.
Conclusión
La implementación de Microsoft 365 Copilot es más que un simple despliegue de software. Es una oportunidad para redefinir la seguridad del dato de nuestra compañía. La forma en que una organización gestiona su información, colabora y protege sus activos digitales, será clave para lograr resultados óptimos y confiables sobre los prompts realizados por los usuarios. Una buena oportunidad para abrazar una tecnología disruptiva y poner orden en el armario de nuestra casa. Esto ya no va solo de productividad, también va de seguridad del dato.
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