6 señales de que necesita un impulso
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El lanzamiento de una intranet en Microsoft 365 suele ser su momento cúspide. Hay presentación interna, formación y un pico de visitas las primeras semanas.
Tres o cuatro años después, esa misma intranet sigue en pie: carga rápido, no da errores y nadie se queja de que esté caída. Y, sin embargo, cada vez menos gente entra en ella por voluntad propia.
Lo vemos a menudo en Raona. La intranet no ha fallado; se ha quedado quieta mientras todo lo demás se movía.
La IA ha llegado al correo, a las reuniones y al buscador: el 55% de los empleados ya trabaja con software que incorpora IA[1]. El trabajo híbrido es la norma y los empleados esperan que las herramientas de la empresa sean tan sencillas como las apps de su móvil. El listón sube cada pocos meses.
Antes de hablar de soluciones, conviene hacer un chequeo sincero. Estas son las seis señales que más se repiten.
1. Encontrar algo es una pequeña investigación
Documentos en SharePoint, conversaciones en Teams, adjuntos en el correo y carpetas compartidas que nadie recuerda quién creó. Cuando la información vive en tantos sitios, buscarla se convierte en un trabajo en sí mismo. McKinsey estimó que los empleados dedican cerca del 19% de su semana a buscar y reunir información[2]: unas siete horas que no van a lo que de verdad importa.
Pregúntate: si alguien recién incorporado busca la política de viajes, ¿la encuentra en menos de un minuto?
2. Las noticias se publican, pero no llegan
Comunicación interna publica y buena parte de la plantilla no se entera. El problema no suele estar en el contenido, sino en cómo se distribuye: noticias iguales para todos, una segmentación por colectivos que se hizo una vez y no se ha revisado, y poca presencia en el móvil para quien no trabaja delante de un ordenador.
Pregúntate: ¿sabes qué porcentaje de la plantilla leyó el último comunicado importante?
3. El día a día es un ir y venir entre aplicaciones
El 96% de los empleados usa hasta 15 aplicaciones al día y el 81% reconoce que saltar de una a otra le resta productividad[3]. La intranet, que debería ser la puerta de entrada al trabajo digital, acaba siendo una pestaña más.
Pregúntate: ¿desde la intranet se llega en un clic a las herramientas que la gente usa cada día?
4. Tienes Microsoft 365, pero usas solo una parte
Búsqueda inteligente, gestión documental, automatización, Copilot: muchas organizaciones pagan licencias con capacidades que no aprovechan. La intranet sigue tal como se diseñó en su día y no ha incorporado lo que la plataforma ha ido añadiendo desde entonces.
Pregúntate: ¿cuándo fue la última vez que la intranet estrenó una funcionalidad nueva de Microsoft 365?
5. Ha crecido sin que nadie la ordene
Sitios duplicados, contenidos obsoletos que nadie actualiza desde hace años y propietarios que ya no están en la empresa. Sin un modelo de gobierno, cada área añade lo suyo y la intranet se va llenando de ruido.
Pregúntate: ¿hay alguien con responsabilidad clara sobre qué se publica, dónde y hasta cuándo?
6. Tu conocimiento no está preparado para la IA
Es la señal más reciente y la que más consecuencias tiene. Copilot y los agentes de IA responden a partir de los contenidos de la organización. Si esos contenidos están desordenados, desactualizados o con permisos mal definidos, las respuestas serán poco fiables y pueden exponer información que no debería ver todo el mundo.
Pregúntate: si mañana se activa Copilot para toda la plantilla, ¿confiarías en lo que responde?
¿Por qué una intranet que funciona deja de aportar?
Si te reconoces en tres o más señales, lo más probable es que la causa esté en una de estas dos situaciones:
- Los recursos internos están en otras prioridades. Comunicación y RRHH saben qué quieren mejorar, pero IT tiene otros proyectos y cada petición espera en una cola que avanza poco.
- El partner actual mantiene, pero no evoluciona. Resuelve incidencias, aplica actualizaciones y evita que algo se rompa. Es necesario, pero mantener una intranet no la hace mejor.
Ninguna de las dos se arregla con un gran proyecto de renovación cada cinco años. Hace falta alguien que acompañe la evolución de forma continua.
Intranet Boost: Evolucionar sin empezar de cero
Intranet Boost es el programa de Raona para organizaciones que ya tienen su intranet en Microsoft 365 y quieren sacarle más partido, no sustituirla. Trabajamos como una extensión de los equipos de Comunicación, RRHH e IT, con consultoría funcional, experiencia tecnológica y conocimiento de negocio, y nos ocupamos de forma continua de la operación, el gobierno, la arquitectura de la información y la evolución de la intranet.
La diferencia con un mantenimiento está en cómo medimos el éxito. No contamos incidencias cerradas: miramos si la gente encuentra lo que busca, si la comunicación llega y si las herramientas se usan.
Un marco para hablar de negocio
Detrás de Intranet Boost está The Real Digital Workplace, el marco que hemos construido en más de veinte años y un centenar de proyectos. Sitúa al empleado y su experiencia digital en el centro y organiza todo lo demás en tres capas:
- Cuatro dimensiones, lo que el empleado vive cada día: comunicación, colaboración, información y documentos, y productividad.
- Cuatro palancas, que deciden si esas dimensiones funcionan: usabilidad, datos, IA y seguridad.
- Cuatro pilares, la base que lo sostiene todo: tecnología, arquitectura de información, gobierno y adopción.
Con este marco, «la gente no encuentra nada» deja de ser una queja difusa. Se puede ubicar el problema, ver qué palancas y pilares fallan y actuar sobre la causa en lugar de poner parches.
¿Cómo funciona un Intranet Boost?
Primero, el diagnóstico: la Intranet Review. Antes de proponer nada, analizamos la intranet desde el punto de vista funcional, tecnológico y de experiencia de usuario. El resultado es una visión objetiva de dónde está y una hoja de ruta priorizada a corto, medio y largo plazo. Siempre con un criterio incremental: primero aprovechamos al máximo el estándar de Microsoft y, solo cuando hace falta, sumamos desarrollos o aceleradores de Raona, componentes probados en otros proyectos que acortan plazos y reducen el mantenimiento.
Después, cuatro bloques que combinas a tu medida. Intranet Boost es un servicio continuo que mantiene tu intranet funcionando, la hace evolucionar, la mantiene ordenada y te aporta criterio experto para sacarle más partido cada año. Se organiza en cuatro bloques:
01 Soporte y gestión de incidencias
Tu intranet siempre funciona.
Resolvemos incidencias, aplicamos las actualizaciones de Microsoft 365 y nos aseguramos de que cada cambio de la plataforma no rompa nada. Es la base para que el resto tenga sentido.
02 Evolutivos y nuevas funcionalidades
Tu intranet evoluciona con tu negocio.
Ejecutamos la hoja de ruta: nuevas secciones y servicios para el empleado, mejoras de experiencia, funcionalidades que Microsoft 365 va incorporando y aceleradores de Raona cuando aportan.
03 Gobierno de la intranet
Tu intranet se mantiene sana y ordenada.
Definimos y aplicamos quién publica qué, dónde y hasta cuándo: propietarios, ciclo de vida de los contenidos, permisos y limpieza de sitios duplicados u obsoletos. Es también lo que prepara tu conocimiento para Copilot y la IA.
04 Intranet Excellence
Tu intranet aprovecha todo su potencial.
Una consultoría anual con criterio experto: medimos el uso, analizamos qué funciona y qué no, y te proponemos hacia dónde llevar la intranet según las prioridades del negocio y lo que va llegando a Microsoft 365.
Los tres primeros bloques se contratan en tres niveles, Start, Grow y Elite, según la intensidad que necesites en cada uno. Tú eliges qué bloques quieres y en qué nivel: no hay paquetes cerrados.
A partir de ahí, Intranet Boost avanza a tu ritmo y con tu presupuesto, y la combinación se ajusta cuando cambian las prioridades.
¿Por qué un modelo continuo?
Las organizaciones ya no quieren apostar cientos de miles de euros a un único proyecto. Prefieren avances graduales, de menor riesgo y sobre tecnología estándar que no acumule deuda técnica. Además, el reto ya no es implantar la intranet, sino conseguir que siga siendo útil año tras año. Un modelo continuo responde a las dos cosas.
Empieza con un diagnóstico «Intranet Review» gratuito:
El primer paso de Intranet Boost es la Intranet Review: una sesión de una hora en la que repasamos contigo los objetivos de tu intranet con un cuestionario de alineación y hacemos un recorrido guiado por ella. En una semana recibes un informe con las mejoras que más impacto pueden tener.
Sin coste y sin compromiso.
Fuentes:
- Freshworks, Global AI Workplace Report, 2024.
- McKinsey Global Institute, The social economy: Unlocking value and productivity through social technologies, 2012.
- Akumina, encuesta sobre el uso de aplicaciones en el puesto de trabajo digital, 2018.
