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5 actores fundamentales para el éxito de la Adopción Digital

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Lucas Mayoral Martín

| 4 julio, 2023

La Adopción Digital es un proceso complejo en el que se ve implicada una multitud de personas que debemos alinear e incorporar activamente en las acciones que planifiquemos para que se sientan partícipes y aporten su conocimiento e ideas. Por ello, queremos abordar los cinco actores que se deben formalizar en el Digital Adoption y enrolar en el ciclo de vida para aumentar las garantías de éxito de los procesos de cambio.

Tradicionalmente, se ha apostado por estrategias reduccionistas en las que solo un agente promovía el cambio tecnológico: el departamento de IT. Sin embargo, la velocidad en la evolución de las competencias, la incorporación infinita de nuevas tendencias y la necesidad de que el cambio llegue a todas las personas hace indispensable atender a una estrategia holística a la hora de afrontar la Adopción Digital.

En Raona aplicamos esta estrategia global y en todos los procesos de cambio implicamos a cinco actores esenciales para afrontar con garantías cualquier Adopción Digital. A continuación, te explicamos cuáles son, por quién deben estar formados y qué papel juega cada uno en el ciclo de vida del proceso de adopción:

1. Sponsor, el líder estratégico del cambio

Cualquier proceso de cambio requiere una persona de referencia, con capacidad de influencia orgánica y/o estructural dentro de la organización. En última instancia, el Sponsor será el máximo responsable de que el cambio y su adopción sea exitoso.

Este rol debe de ser ejecutado por una persona cuya competencia en la empresa pueda asociarse con el objetivo de cambio. Puede estar encabezado por perfiles como el CIO, la dirección de Recursos Humanos, Comunicación, Cultura o Transformación Digital o incluso desde perfiles pertenecientes a la Dirección General.

Su papel se resume en convertirse en el líder estratégico del cambio. Con ello debe participar activamente en la definición y propósito del plan, aportar credibilidad y viabilidad, alinear los objetivos de cambio con el plan estratégico de la compañía y estar dispuesto a ser el emisor de ciertos mensajes globales que requiera el cambio. Aunque su protagonismo se centra en las fases de lanzamiento y organización, su labor es esencial para amoldar el devenir de la adopción ante cualquier necesidad o cambio de postura que surja a nivel estratégico.

2. La Oficina de Adopción Digital, el motor ejecutivo

El rumbo marcado por el sponsor a nivel estratégico debe verse ejecutado y centralizado por otro colectivo de personas de su confianza capaces de tomar decisiones y capilarizar sus objetivos. Desde Raona, consideramos que este grupo es el motor de las actividades a desarrollar y debe estar conformado por personas en las que el sponsor delega la competencia de traducir la estrategia a planes de acción.

La Oficina de Adopción Digital es un cuerpo técnico conformado también por otros tipos de perfiles como consultores externos que asesoran al cuerpo delegado del sponsor para ejecutar y establecer el plan operativo de trabajo. Ser parte de esta oficina es una de las principales actividades que realizamos en Raona durante los procesos de adopción.

Su labor principal es la de estructurar y canalizar una correcta gestión de la demanda que permita traducir los objetivos del cambio en acciones de adopción con el resto de los actores implicados. Entre sus principales tareas están las de evaluar y decidir sobre el devenir y los planes de acción, actuando con contingencia y evaluando de forma recurrente los hitos conseguidos. Por todo ello, la Oficina trabaja en todas las fases de adopción siendo la mano ejecutora y el centro de mando para la gestión, que se termina plasmando en el Board de Iniciativas como centro de comunicación y coordinación con el resto de los implicados.

3. Líderes clave, la sinergia consultiva

Este grupo está formado por todas aquellas personas de la organización que pueden aportar valor en las acciones de adopción y tienen competencia para asesorar a la Oficina en sus acciones para que estas sean realistas y ajustadas a cada realidad.

El colectivo de líderes clave está formado por personas de referencia de áreas cuya participación y consulta es esencial para la correcta ejecución de cualquier iniciativa. Áreas a las que habitualmente desde Raona invitamos a que formen parte de este grupo son: Human Capital, Comunicación, Formación, Staff, negocio o los Business Partner.

Su misión principal se desglosa en dos ámbitos: el primero es aportar visión para ajustar las iniciativas de adopción a los mecanismos internos existentes; y, en segundo lugar, el alineamiento operativo a través de una comunicación bidireccional entre la Oficina y los Líderes clave para generar sinergias de cambio durante la ejecución. Su participación al inicio es esencial para establecer un marco de expectativas y según avanza el proceso de adopción su papel queda ligado a las iniciativas que se implementen bajo su ámbito de influencia.

4. Red de Influencers, catalizadores del cambio

Los influencers deben ser un conjunto de personas beneficiaras últimas del cambio, como el resto de los empleados, pero que tienen una gran capacidad de liderazgo e influencia entre sus compañeros. Son personas entusiastas, con un alto grado de implicación, con interés por la tecnología y con buenas competencias interpersonales.

Según el tipo de cambio su implicación variará desde una labor más pasiva siendo capilarizadores de toda actividad que se proponga desde la Oficina, hasta otros procesos donde este tipo de personas son fundamentales para la recogida de necesidades, barreras y apoyo operativo. El objetivo es que se conviertan en formadores, dinamizadores o figuras de referencia técnicas en sus áreas.

Su participación está presente en todas las etapas y su figura merece un especial cuidado desde la Oficina. Hay que generar canales de comunicación paralelos y puntos de interacción recurrentes con ellos en los que recoger y trasladarles la visión y estrategia del cambio de forma anticipada para que sean los primeros impulsores del cambio en su área.

5. Los empleados, la clave real del éxito

Este último actor son los empleados de la empresa: es el más relevante, aquél en el que se ha de producir el cambio y la adopción. Está conformado por todas aquellas personas que serán beneficiarias o afectadas por el cambio en último término.

Puede parecer fácil, pero definir este colectivo suele ser la tarea más compleja. La importancia de identificar a este segmento no radica solo en identificar a quiénes les afectará el cambio, si no cómo les impactará en su día a día.

Aunque pueda parecer que los empleados tienen un papel pasivo en el proceso de cambio, nada más lejos de la realidad. El objetivo principal de Oficina debe ir dirigido a conseguir que el empleado esté motivado por adquirir un papel activo en el cambio, implicándose en él y convirtiéndose en protagonista. Esto se traduce en que el empleado esté involucrado y participe en las actividades que se propongan como comunicaciones, talleres, encuestas, formaciones, servicios de córner, etc. En definitiva, para un proceso de adopción exitoso se necesita que el empleado esté presente durante todas las fases del cambio manteniendo viva su motivación.

En Raona creemos firmemente en la importancia de contar con un proceso corporativo de Digital Adoption para logar la consecución de los objetivos empresariales y apoyamos con nuestras soluciones de Modern Workplace a las empresas que apuestan por transformar sus procesos para conseguirlo. Focalizándose en potenciar a sus empleados y ayudándoles a transformar sus hábitos han logrado mejorar los resultados y avanzar hacia una cultura corporativa más moderna y participativa.

Si quieres conocer experiencias de otras empresas que se han beneficiado de impulsar un servicio de Digital Adoption y que acciones han llevado a cabo, estaremos encantados de compartirlo e incorporar vuestro punto de vista para mejorarlo. ¿Hablamos?

Lucas Mayoral Martín

Senior Change Management Consultant & Adoption Specialist en Raona 🚀 Creando sinergias entre personas y digitalización, mejorando la experiencia del empleado a través de tecnologías Microsoft ✔ Toda evolución, organizacional o personal, conlleva un proceso de transformación. Hacer de los cambios áreas de oportunidad y de mejora depende de la gestión que hagamos de ellos. Alinear las nuevas tecnologías con nuestros intereses supone poner en valor a la persona y su cultura como agentes de cambio. Ese es mi reto diario.

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