Hoy en día, la información otorga poder en el mundo empresarial, especialmente cuando se sabe aprovechar dentro de la organización. Con herramientas como Power Automate, Azure Portal y Power BI, es posible descubrir tendencias, medir el impacto de estrategias internas e incluso detectar problemas de seguridad en información sensible.
Por eso, vengo a explicar cómo, con pocas herramientas, se puede procesar la información de Microsoft 365 para obtener valiosos insights. Las auditorías de Microsoft 365, junto con Power Automate, Azure y Power BI, permiten conocer aspectos clave de la organización, como el comportamiento de los empleados, la viabilidad de nuevos proyectos internos o la efectividad de las estrategias de comunicación interna.
Los ingredientes
Para lograrlo, es necesario contar con ciertos componentes. Estos ingredientes, bien combinados, pueden ofrecer una visión profunda de lo que ocurre dentro de la organización.
- Azure: Es fundamental disponer de un registro de aplicación para el manejo de los servicios de las auditorías a través de Microsoft Graph que ofrece Microsoft 365.
- Repositorios: Aunque el ecosistema de Microsoft 365 ofrece multitud de posibilidades donde almacenar la información de las auditorías de la organización, como el blob store de Azure, OneDrive o Dataverse como almacenamiento de datos, mi recomendación por su sencillez es la utilización de los distintos tipos de repositorios que ofrece SharePoint Online.
- Power Platform: Está claro que los ingredientes más importantes de esta receta son los procesos de automatización que ofrece Power Automate y las capacidades de transformar e ilustrar la información de las auditorías de la organización a través de los KPI’s de Power BI, que ofrece el ecosistema de Power Platform.
La elaboración del plato
El proceso de automatización debe ser sencillo y bien estructurado. Es fundamental diseñar procesos con funciones específicas que trabajen de forma coordinada. Se recomienda aplicar el principio de ‘menos es más’, asegurando que cada automatización sea clara y eficiente.
El equipo de Power Platform debe crear una solución para alojar todos los componentes necesarios (variables de entorno, conexiones, etc.) y establecer procesos de automatización que, aunque independientes, se interconecten para formar un flujo eficiente.
A continuación, te detallo los procesos esenciales para extraer la información de las auditorías de Microsoft 365:
- Generador de token: Proceso para generar tokens para usar en el servicio de auditorías de Microsoft Graph.
- Registrar informe de auditoría: Solicita un informe con las configuraciones necesarias para crear los KPI’s en Power BI.
- Estado del informe: Monitorea el estado de la solicitud del informe, que puede tardar más o menos tiempo según el tipo de informe.
- Descarga del informe: Una vez generado, se descarga el informe en formato CSV.
- Generar CSV: Transforma el informe descargado en un archivo CSV para facilitar el trabajo del equipo de Power BI.
- Integrador de procesos: Coordina todos los subprocesos para generar el informe CSV de las auditorías, listo para Power BI.
- Temporizador: Configura tareas programadas para la ejecución de las automatizaciones a intervalos definidos.
Es crucial que los procesos se acompañen de un usuario de servicio con licencia premium, y se establezcan mecanismos para identificar posibles errores y notificar a los responsables en caso de imprevistos.
El emplatado
Una vez que los procesos de automatización están completados e integrados en su correcta medida, solo queda que el equipo de Power BI recoja los informes CSV ubicados en la biblioteca de SharePoint Online y presente los KPI’s de tal forma que la información que se exponga esté alineada con los objetivos de la organización.
En el siguiente diagrama se muestra como seria el proceso entero de la generación de los KPI’s de las auditorias de Microsoft 365.
Los acompañamientos
Como en cualquier experiencia gastronómica, dependiendo de los ingredientes utilizados, se pueden añadir acompañamientos que resalten el sabor. En este caso, recomiendo herramientas como:
- ‘PowerShell PnP’ para la generación de plantillas de las infraestructuras de listas y bibliotecas creadas en SharePoint Online.
- ‘Azure DevOps’ como control de versiones del código fuente de las plantillas y scripts utilizados. De esta forma garantizaremos una mejor gestión al cambio.
