A la nostra sèrie dedicada a Microsoft 365 Copilot, hem abordat fins ara els requisits essencials per a la seva implementació i explorat en profunditat com funciona aquesta innovadora plataforma. En aquest tercer article, ens endinsem en un territori crucial però sovint subestimat: les recomanacions d’optimització i de seguretat de la dada.
Tot i que no són estrictament necessàries per posar en marxa Copilot, aquestes pràctiques són altament recomanades. No només asseguren un desplegament efectiu i sense contratemps, sinó que també estableixen un marc robust de compliance. Aquestes mesures estan dissenyades per prevenir l’over-sharing i les possibles fuites de dades internes, preservant la integritat i la confidencialitat de la informació corporativa.
És important destacar que les tasques d’optimització que discutirem a continuació poden i s’han d’executar en paral·lel amb la implementació dels requisits mínims de Copilot. Això permet a les organitzacions accelerar el procés d’adopció sense sacrificar la cura i l’atenció que mereixen les dades sensibles.
Al llarg d’aquest article, delinearem les estratègies i els processos que no només potencien el rendiment de Copilot, sinó que també reforcen la cultura de seguretat i privadesa en l’entorn digital actual de l’empresa. Aquestes pràctiques d’optimització són els pilars que sostindran l’èxit continu de la seva adopció de Copilot, assegurant que la inversió en aquesta tecnologia sigui sòlida, segura i sostenible.
Feedback: La Veu de l’Adopció
Al cor de qualsevol nova implementació tecnològica hi ha l’experiència de l’usuari. Amb Microsoft 365 Copilot, el sistema de feedback (molt senzill d’activar per part dels administradors) actua com a baròmetre directe de la seva eficàcia. Permet als usuaris expressar la seva satisfacció amb la funcionalitat mitjançant un simple “m’agrada” o “no m’agrada“. Però va més enllà de la mera valoració; és una eina poderosa perquè els administradors monitoregin l’acceptació i la utilitat de Copilot. En analitzar aquest feedback, les organitzacions poden ajustar i personalitzar Copilot per abordar les necessitats específiques dels seus usuaris, assegurant que l’adopció no sigui només ràpida sinó també profunda i efectiva.
Govern de la Informació: Un Pilar Fonamental
En implementar Copilot, el govern de la informació esdevé una prioritat. Des de la classificació automatitzada de documents fins a polítiques de retenció intel·ligents, aquests protocols asseguren que la informació correcta estigui disponible per a les persones correctes en el moment correcte. L’optimització del govern de la informació assegura que Copilot funcioni dins els límits de l’estructura organitzativa, mantenint la integritat de les dades i facilitant una adopció que respecta els principis de compliance i seguretat de l’empresa.
Limitar la Compartició de Dades: Prevenir l’Exposició Innecessària
La col·laboració és essencial a l’entorn laboral modern, però s’ha de fer amb precaució. La compartició indiscriminada de dades per part dels empleats pot portar a bretxes de seguretat i violacions de privadesa. L’entorn de Microsoft 365 pot ser configurat per reforçar les bones pràctiques en la compartició de dades, amb pràctiques tan senzilles com assegurar que els enllaços de OneDrive i SharePoint no estiguin oberts per defecte a tots els usuaris. Aquest enfocament proactiu en la compartició de dades no només protegeix la informació crítica sinó que també educa els usuaris sobre la importància de la seguretat de les dades.
Seguretat i Privadesa: Protegint el Nucli de l’Empresa
La seguretat és una de les prioritats principals a l’entorn corporatiu.
El primer punt a destacar és que Copilot és un entorn 100% fiable. Les dades que Copilot processa són propietat exclusiva de l’organització. No es fan servir per reentrenar models ni s’envien a altres serveis, preservant la sobirania de les dades. Tot el processament, tant previ com posterior, es fa amb alts estàndards de seguretat.
Quant a compliance i al compliment legislatiu, les dades processades per Copilot compleixen amb el Reglament General de Protecció de Dades (GDPR), assegurant que la informació no abandoni la Unió Europea sense el consentiment degut.
Un altre punt que genera dubtes pel que fa a la seguretat és el semantic index. Aquest índex proporciona la capacitat a l’entorn de Microsoft 365 (no només a Copilot, també al nou cercador) de poder relacionar documents, més enllà de les paraules clau que es troben als mateixos fitxers. Això ens porta a que ara, l’ecosistema de Microsoft 365 és capaç de trobar documents mal protegits que abans passaven desapercebuts o no es trobaven tret que els busquéssim de forma específica. El Semantic Index és una eina poderosa dins de Copilot, però comporta el risc que la informació mal protegida sigui més accessible. Copilot i tot l’entorn de Microsoft 365 és nadivament segur, privat i responsable, però els usuaris, de vegades no ho som. Per això, és crucial educar els usuaris i aplicar Microsoft Information Protection per classificar automàticament la informació com a sensible. Copilot respectarà aquestes classificacions i bloquejarà l’accés quan calgui.
Un darrer punt destacable pel que fa a la seguretat, és el de les polítiques de prevenció de pèrdua de dades (DLP) que són fonamentals per evitar certes consultes i per protegir contra la filtració de dades.
Copilot s’integra amb Azure Content Safety per bloquejar consultes inadequades i proporciona autoetiquetatge perquè els documents generats automàticament per la IA heretin les restriccions de confidencialitat dels documents font.
En resum, i tancant el tema de seguretat, hem de tenir clar que encara que Copilot és inherentment segur i responsable, la responsabilitat també recau en els usuaris. És molt possible que avui dia, abans de desplegar Copilot, tinguem molta documentació mal protegida, però el fet que sigui difícil de trobar, ha dissimulat un problema que aflorarà quan comencem a utilitzar Copilot. L’etiquetatge eficient i la gestió de permisos són essencials per mantenir la integritat de les dades. Els trainable classifiers ofereixen una capa addicional de protecció, identificant documents i converses sensibles per aplicar polítiques de DLP corresponents.
Extensibilitat: Ampliant les Fronteres de Copilot
Un altre dels punts a explorar durant el desplegament de Copilot és la capacitat d’extensió. A través de connectors i plugins, es pot ampliar per integrar-se amb una varietat d’aplicacions i serveis externs. Això permet que Copilot no s’adapti només a les necessitats específiques de l’organització sinó que també es converteixi en una eina encara més poderosa en connectar amb altres sistemes com SAP, Salesforce o ServiceNow. L’extensibilitat és fonamental per maximitzar el valor de Copilot i assegurar que la plataforma creixi juntament amb l’empresa.
Conclusió
La implementació de Microsoft 365 Copilot és més que un simple desplegament de software. És una oportunitat per redefinir la seguretat de la dada de la nostra companyia. La manera com una organització gestiona la seva informació, col·labora i protegeix els seus actius digitals, serà clau per aconseguir resultats òptims i fiables sobre els prompts realitzats pels usuaris. Una bona oportunitat per abraçar una tecnologia disruptiva i posar ordre a l’armari de casa nostra. Això ja no només va de productivitat, també va de seguretat de la dada.
Si vols saber com la Intel·ligència Artificial es pot integrar i donar un impuls a la teva empresa, no dubtis a posar-te en contacte amb nosaltres.
