Dentro las múltiples herramientas para la digitalización en la nube de los procesos empresariales que ofrece Microsoft 365, Power Platform en su conjunto y Power BI en particular son las que está dando más que hablar por la aplicación del concepto Low Code a las tareas más cotidianas de los Empowered Employees. Capacitar a los usuarios ejecutivos para que puedan crear sus propias aplicaciones, informes y flujos automatizados con los que dotar a la empresa de una flexibilidad y agilidad nunca vistas es un viejo anhelo de las organizaciones y del Departamento de IT, saturado de peticiones y sin capacidad de implementar todas las nuevas tecnologías.
Power BI ofrece algo tan deseable como crear un autoservicio online de la información disponible en los sistemas corporativos, permitiendo a los usuarios consultar, navegar y adaptarse los informes de análisis de negocio a sus necesidades. Romper el bloque de hielo que suele ser el tradicional Business Intelligence corporativo, donde la creación de informes está monopolizada por unos pocos usuarios de IT y ofrecer varios ríos de información que fluyan de los sistemas operacionales a los ejecutivos que toman las decisiones es un reto mayúsculo. Conseguir que sean autónomos, sepan sacar partido de la información y construyan nuevas piezas para la inteligencia empresarial no es algo que se consiga sólo con unos cursos de formación de Power BI Desktop y unos Excel a migrar.
Habiendo realizada numerosos despliegues de Power BI en empresas de distintos perfiles, en Raona apostamos por un modelo mixto de implementación: liderado por el Departamento de IT, ayudamos a crear la plataforma y las herramientas adecuadas para involucrar a los usuarios de negocio en el ciclo de vida del análisis de datos como parte integrante de su trabajo. Y de la misma forma que usan Excel en su ordenador, consiguen compartir y colaborar sus indicadores e informes mediante Power BI con el resto de los usuarios para un auténtico trabajo en equipo también en la toma de decisiones.
Esta experiencia nos permite destacar estas claves del éxito para lograr que la implementación de Power BI sea un éxito y conseguir la tan ansiada autonomía que libere a IT de crear informes y les permita pasar a ser los garantes de un servicio de información de calidad y sostenible:
1.- Crear un Modelo Conceptual compartido
Uno de los papeles que realizan los que crean informes en las empresas es la de traductor: convertir la información de los sistemas operacionales tipo ERP, CRM o integraciones de terceros en conceptos que entienden los usuarios de negocio, lo que exige transformar, agregar y descartar datos para convertirla en indicadores utilizables.
En Power BI se debe crear y compartir un Modelo Conceptual para el análisis que sea común, comprensible y claro para todos los usuarios de negocio que van a explotarlo, usando su lenguaje habitual y eliminando la complejidad innecesaria. La parte positiva es que, haciéndolo adecuadamente, este Modelo gestiona la visibilidad de los datos y la seguridad de los mismos sin gestiones adicionales por parte de IT.
2.- Fomentar la exploración de los datos
Este Modelo Conceptual debe ser fácilmente navegable, de forma que debe tener las relaciones y las agregaciones que se usan de forma habitual en los informes. Así, cualquier usuario de negocio puede explorar la información disponible, cruzar indicadores y filtrar las dimensiones para comprobar que los datos se corresponden a los que conoce en su día a día, generando algo imprescindible para su éxito: la confianza en la información publicada.
3.- Ofrecer información siempre actualizada
Otra de las barreras habituales para tener autonomía es el desconocimiento del flujo de generación de la información ofrecida: el usuario no sabe cuanto tiempo debe esperar para ver reflejado en sus informes los cambios que se producen en los sistemas de gestión, por lo que no quiere compartir informes que no pueda controlar.
La mejor política es comunicar una naturaleza Always Ready de los flujos de datos: la generación se ajusta al ciclo natural de cada fuente de información, que puede fluctuar de los pocos minutos a un mes, dependiendo del impacto de los cambios. Siempre se debe ofrecer en el Modelo la última información confiable actualizada, indicando si es posible cuando se ha realizada su carga más reciente, y deben desarrollarse las integraciones ETL con Data Factory que sean necesarias.
4.- Reutilizar los indicadores
Ofrecer autonomía conlleva un riesgo inherente: cada usuario puede crear sus propios indicadores, aplicando reglas de cálculo distintas y generando valores divergentes para un mismo concepto. Esto suele crear no pocos conflictos en las reuniones por divergencias en la interpretación y falta de confianza, conduciendo a la invalidación de los datos analizados. Crear nuevos indicadores y llegar a un consenso sobre su cálculo es un proceso natural, pero que debe reducirse paulatinamente para no paralizar la toma de decisiones. El Departamento de IT debe actuar como mediador para generar estos acuerdos y plasmarlos en el modelo compartido por la organización, fomentado la reutilización del conocimiento generado.
5.- Apoyar a los usuarios de negocio
Esperar que gente con una elevada ocupación del tiempo pueda dedicarse a crear informes, analizar datos y descubrir tendencias sin ayuda externa es creer en la magia. Para convencerles que Power BI es más rápido, accesible y útil que los tradicionales Excel que manejan, hay que crear un equipo de apoyo a largo plazo formado por perfiles de consultores y especialistas en Power BI que tengan tiempo y conocimientos para apoyarles en la búsqueda de la información necesaria en el modelo de datos y plasmarla de forma útil en informes que además sean bonitos y usables para el resto de los usuarios.
Implantar un nuevo entorno de Business Intelligence en la empresa va a chocar siempre con los nostálgicos de los sistemas monolíticos del pasado y los adoradores de Excel, con sus fórmulas incomprensibles y su falta de sostenibilidad. Convencerles de las bondades de un sistema accesible, dinámico y adaptable como Power BI se logra caminando junto a ellos, mostrándoles las nuevas posibilidades que les ofrece y resolviendo dudas y retos conjuntamente.
En Raona hemos implementado estas soluciones en un gran número de clientes, adaptando estas claves para el éxito al momento y las necesidades de cada empresa. Estaremos encantados de analizar juntos el escenario y encontrar la mejor solución para ayudaros a que Power BI revolucione la toma de decisiones en vuestra empresa igual que lo hemos logrado en muchas otras.¿Hablamos?
