Diseñar una estrategia de comunicación interna integral para una empresa de cierto tamaño requiere tener en cuenta multitud de condicionantes propios del entorno: cultura empresarial, organización interna, presencia internacional, nivel educativo de los empleados, plataformas tecnológicas, temáticas relevantes, etc. Entre ellos, hay un factor que tiene un gran impacto en su diseño: contar con un número relevante de empleados sin ordenador de la empresa, limitando a la práctica los canales digitales disponibles para la comunicación.
Si consultamos los datos disponibles de la Encuesta sobre el uso de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC) que realiza el INE anualmente, en 2022 sólo el 65,64% de los empleados tenía ordenador para fines profesionales, porcentaje sólo un 5% mayor que el registrado en 2018, previo al crecimiento del trabajo remoto post COVID-19. Esto nos indica un claro componente estructural: uno de cada tres empleados no usa el ordenador en su trabajo y esto cambiará poco en un futuro próximo. Este porcentaje fluctúa entre un 98% y un 47% según el sector de actividad de la empresa, indicando un impacto muy variable pero relevante en la mayoría de las empresas.
Uno de los retos de la comunicación interna en estas empresas es poder llegar a estos empleados que no disponen de un ordenador o que lo usan muy puntualmente, y más cuando el impacto de los canales digitales es mayoritario. Por ello, hay que tener alternativas que permitan incorporar a estos empleados sin ordenador en el diseño de nuestra estrategia de Comunicación Interna y ofrecer soluciones adaptadas a su escenario laboral y sus intereses profesionales.
Los problemas que genera la falta de comunicación interna con estos empleados son bien conocidos, siendo los que presentan mayor rotación y menor alineamiento con los objetivos de la empresa. Suelen confluir en ellos una serie de factores limitantes:
- Empleados con bajo conocimiento de la tecnología y de los canales de comunicación digitales, sin hábito de usarlos para fines laborales.
- Desconocimiento de las actividades y novedades de la empresa por canales oficiales.
- Sentimiento corporativo poco cohesionado y de pertenencia a la comunidad de los empleados con gran impacto de la visión sindical.
- Dificultad para acceder a la documentación y contenido de forma remota, teniendo que desplazarse al centro de trabajo para trámites administrativos.
Trazar un plan de acción que incorpore la comunicación a estos empleados debe tener muy presente los retos que hay que afrontar y poder encontrar herramientas para encaminarse hacia una solución viable y sostenible:
- Estos empleados no disponen de ordenador ni correo electrónico de la empresa, pero si suelen usar el móvil y el correo personal en su día a día.
- Cualquier iniciativa debe tener carácter opcional y voluntario, ya que no puede ser discriminatorio a nivel laboral ni suponer un requisito para formar parte de la empresa.
- La comunicación por otros medios puede requerir licencias adicionales -por ejemplo, de Microsoft 365-, con el consiguiente impacto en el coste para IT.
- Usar distintas herramientas provoca duplicar canales y contenidos, lo que suele conllevar un incremento del trabajo al departamento de Comunicación.
- La falta del hábito de acceder a la tecnología genera dificultades en la circulación de la información y en la frecuencia de consulta de cualquier novedad.
Dado que este problema no es nuevo, son varias las alternativas que se han implementado para dinamizar la comunicación interna y mantener canales funcionales para llegar a estos empleados sin ordenador. Las más destacables son estas:
- Usar la comunicación tradicional, sea oral mediante directivos, responsables y delegados, o impresa con comunicados, tablones o cartas. Su principal inconveniente es que no se controla el alcance ni la fiabilidad del mensaje, siendo imposible realizar una comunicación eficiente, confiable y bidireccional.
- Ofrecer el contenido en formato móvil o correo electrónico. Además de requerir adaptación del contenido y trabajo adicional, suelen ser necesarias licencias adicionales para acceder a las plataformas.
- Usar herramientas públicas como Whatsapp, Facebook o Slack para comunicar a los y entre los empleados. Genera un grave problema de seguridad y control de acceso, dado que no hay control de IT de permisos ni de la redistribución de mensajes.
- Publicar una aplicación móvil pensada para la Comunicación Interna y facilitarla a los empleados. Si no está integrada con el entorno de la Intranet, obliga a duplicar los canales existentes y sus contenidos.
Después de haber afrontado este escenario en numerosos clientes, en Raona hemos optado por desarrollar nuestra propia aplicación móvil Connect para la Comunicación Interna, integrada con nuestra solución de Modern Intranet sobre Microsoft 365.
Son varios los beneficios que aporta y que recomendamos incorporar a cualquier solución destinada a empleados, de los que destacamos los siguientes:
- Contar con una aplicación para iOS y Android adaptada al contenido generado en los informativos e integrada con la plataforma de comunicación interna de la empresa.
- Tener la posibilidad de extender la aplicación con módulos a medida para combinar el uso informativo y operativo de la herramienta (control horario, reporte de gastos,…)
- Generar la capacidad de obtener feedback de los empleados y medir el impacto real de la Comunicación Interna en los empleados con y sin ordenador.
- Controlar el acceso a la información para garantizar el buen uso de la información y la confidencialidad, gobernando el acceso seguro desde IT.
Esperamos que estas reflexiones ayuden a analizar en mayor profundidad la necesidad imperativa de ser capaces de establecer una estrategia de Comunicación Interna pensada para estos empleados y que seamos capaces de dirigir, evaluar y mejorar de forma efectiva su ejecución. El camino no es sencillo, pero no por ello hay que renunciar a incorporar en el diseño de un Digital Workplace moderno a los empleados que no tienen su propio ordenador. ¿Hablamos?
