La comunicación interna en las empresas es una labor ardua y de largo recorrido: requiere perseverancia, empatía, organización y capacidad de conectar con la gente para que se sienta parte importante del lugar donde trabaja. Hay que ser constante y capaz de hacer llegar los mensajes relevantes a cada empleado para incrementar una cosa tan etérea como fundamental para cualquier organización: la implicación –engagement– y el sentimiento de grupo que toda empresa requiere para avanzar.
Uno de los principales retos de esta área es la diversidad de las personas que conforman la organización, una complejidad que se incrementa exponencialmente con el tamaño de la empresa, dado que son cada vez más las variables para tener en cuenta. Nos encontramos con un amplio abanico de realidades culturales, geográficas, jerárquicas, formativas, idiomáticas, experienciales e identitarias que hay que contemplar para lograr generar contenido relevante y cercano a los intereses de cada empleado.
Habitualmente, se gestiona esta comunicación definiendo audiencias: grupos de personas que comparten unas mismas características desde la perspectiva organizativa y a los que se van a transmitir -o no- los distintos contenidos que se elaboren. Las herramientas de comunicación interna como nuestra Modern Intranet, punto de entrada del Espacio de Trabajo Digital o Digital Workplace de un empleado, suelen incorporar esta funcionalidad y facilitan la gestión adecuada de los canales, los contenidos y la audiencia destinataria de cada informativo.
Pero más allá de cómo se implemente esta funcionalidad esencial, el responsable de Comunicación Interna debe incorporar en su Plan de Comunicación todas las sensibilidades representadas por las audiencias no sólo como canales, si no como líneas editoriales para generar contenidos plurales y representativos que impacten en los empleados y mantengan su interés por lo que pasa en la empresa.
Aprovechando el lanzamiento de la nueva herramienta del Planificador de Comunicación que hemos incorporado a los aceleradores de nuestra Modern Intranet, queremos reflexionar sobre algunas buenas prácticas para comunicar mejor a los distintos perfiles de empleados de la empresa y cómo se plasma en funcionalidades concretas que se pueden usar para organizar mejor los informativos partiendo de una definición de audiencias adecuada.
1.- Balancear los temas tratados
Ante la disparidad de intereses de cada audiencia, hay que planificar adecuadamente la línea editorial para que se equilibren las distintas realidades empresariales y se plasmen en los temas sobre los que se habla. Hay que generar una diversidad amplia de contenidos que combine sedes, departamentos, roles y temáticas para mantener el interés y la cercanía al empleado en las comunicaciones que recibe.
Por ejemplo, en nuestro Planificador es muy sencillo filtrar las comunicaciones programadas en las siguientes semanas para asegurarse que todas las audiencias reciben contenido cercano a ellas y focalizado en sus intereses.
2.- Medir el impacto esperado
Los informes de seguimiento de la comunicación permiten evaluar el impacto que está teniendo en cada audiencia y actuar para mejorar, algo que muchas veces se hace por prueba y error. Una buena práctica del marketing es crear una audiencia de preview con un subgrupo de usuarios -un panel de muestra- a los que dirigir las comunicaciones previamente y recoger su feedback sobre la relevancia e interés que tiene para ellos cada informativo, algo que se puede hacer muy fácilmente mediante micro-encuestas integradas en el propio entorno de Comunicación, permitiendo iterar el contenido antes de su lanzamiento general.
3.- Diversificar los contenidos
No hay nada peor para el interés de los usuarios que la monotonía: hablar de los mismos temas, usar plantillas repetitivas o abusar de mensajes automatizados sobre nuevos empleados o clientes. Hay que generar diversidad en los contenidos elaborados, combinando elementos multimedia y que incentiven la participación junto con una amplia variedad de categorías y distintas tipologías de informativos.
Nuestro Planificador muestra en una sola vista toda esta información, permitiendo analizar rápidamente los contenidos programados y la presencia de distintos formatos multimedia y categorías de información diferenciadas (comunicados, ofertas, encuestas,…).
4.- Fomentar la participación
El éxito no sólo se consigue hablando de temas cercanos al usuario, si no incorporando también a personas próximas a cada uno de ellos que les hagan sentir partícipes de lo que se comunica. Así, lograr que haya voces desde las distintas culturas y áreas de la empresa generando informativos, es garantía de implicación e interés por lo que contamos.
Nuestros aceleradores permiten crear contenidos a todos los usuarios autorizados, siendo revisados, traducidos a cada idioma y adaptados por el área de Comunicación, filtrando su distribución según la relevancia que vaya a tener para cada audiencia.
5.- Priorizar las novedades relevantes
No todas las noticias son iguales: es una labor fundamental del responsable de Comunicación saber priorizar los informativos relevantes para asegurarse que impactan en todos los usuarios a los que deben llegar. Debemos disponer de canales proactivos más allá del correo electrónico que permitan asegurarse que las noticias importantes alcancen al usuario y sean leídas.
Usar notificaciones push en la aplicación móvil permite llegar de forma inmediata a los usuarios con el contenido relevante y recabar su confirmación de lectura. Esto se visualiza fácilmente en el planificador, pudiendo controlar un uso racional que no sature este canal prioritario.
6.- Mantener el interés proactivamente
La rutina y la orientación a tareas concretas dificulta tener una visión global de la comunicación que está recibiendo cada empleado y ser proactivo en mantener el interés de los perfiles en nuestras noticias. Es de gran ayuda para ponerse en su lugar el Panel de vista previa que tiene el Planificador, ya que permite consultar rápidamente qué verá cada audiencia en una fecha concreta para controlar que se renueva con frecuencia y muestra contenidos relevantes para el usuario.
Esperamos que estas ideas ayuden a reflexionar sobre la forma en que se está comunicando a los empleados y de qué manera se puede ser más plural y atractivo para lograr que todas las personas de la empresa se sientan más cercanas y motivadas. Tener buenas herramientas es fundamental, pero la comunicación la crean las personas a partir de sus inquietudes y necesidades con el fin de mejorar la colaboración dentro de la empresa y su entorno. ¿Hablamos?
