En la era digital actual, las empresas se enfrentan al reto de gestionar un volumen creciente de documentos. Sin un proceso claro, la información puede desorganizarse y afectar la productividad. Contar con un flujo de trabajo bien definido dentro de un sistema de gestión documental (SGD) permite controlar cómo se crean, manejan y almacenan los documentos, evitando pérdidas de tiempo y facilitando la colaboración.
Un workflow documental eficaz automatiza tareas, reduce errores y libera a los equipos para enfocarse en labores más productivas. En este artículo exploramos qué es, sus beneficios, de qué consta y cómo implementarlo.
¿Qué es un flujo de trabajo del sistema de gestión documental?
Un flujo de trabajo documental es la secuencia de pasos que sigue un documento desde su creación hasta su archivo. Define cómo se gestionan los documentos y quién interviene en cada fase, permitiendo un control claro de su avance.
No debe confundirse con el sistema de gestión documental, que es la herramienta tecnológica. El flujo es el proceso; el sistema, el soporte. Juntos automatizan tareas repetitivas, mejoran el traspaso de información y agilizan los procesos.
Beneficios de un flujo en el sistema de gestión documental
Implementar un flujo optimizado en la gestión documental ofrece ventajas clave:
- Ahorro de tiempo y productividad: Al automatizar tareas, los equipos dedican menos tiempo a buscar documentos y más a aportar valor.
- Reducción de errores y cumplimiento normativo: La estandarización evita errores frecuentes y asegura que se cumplan políticas y normativas.
- Mejora de la colaboración: Los documentos llegan a quien corresponde en el momento adecuado, facilitando el trabajo en equipo, incluso con terceros.
- Acceso rápido a la información: Un sistema centralizado permite localizar documentos fácilmente desde cualquier dispositivo.
- Control y trazabilidad: Se conoce en todo momento el estado del documento y quién lo tiene asignado, lo que aporta transparencia y eficiencia.
Estas ventajas se traducen en operaciones más ágiles, menor coste y una mejor capacidad de respuesta para la organización.
¿De qué consta un flujo de trabajo del sistema de gestión documental?
Un flujo documental suele incluir las siguientes etapas:
- Creación y modificación: Redacción o digitalización del documento, con control de versiones.
- Almacenamiento seguro: Centralización en un sistema con acceso controlado y copias de seguridad.
- Distribución: Envío a las personas o departamentos correspondientes, interna o externamente.
- Revisión y aprobación: Validación por los responsables con registro de comentarios y decisiones.
- Implementación: Aplicación del documento aprobado dentro del proceso de negocio.
- Retención y eliminación: Archivo durante el tiempo legalmente requerido y posterior eliminación segura.
Cada empresa puede adaptar estas fases según sus necesidades, pero todas deberían cubrir el ciclo de vida completo del documento.
¿Cómo crear un flujo de trabajo de un SGD?
Para diseñar un flujo efectivo:
- Analiza tus procesos actuales: Identifica cuellos de botella y define objetivos concretos (reducción de tiempos, digitalización, etc.).
- Diseña el flujo: Define etapas y tareas, y organízalas de forma lógica. Un diagrama ayuda a visualizarlo.
- Asigna responsables: Cada fase debe tener un responsable claro y tiempos estimados para su ejecución.
- Implementa la tecnología adecuada: Utiliza un gestor documental que permita automatizar el flujo. Si no cuentas con uno, elige una solución que se adapte a tus necesidades.
- Capacita, prueba y mejora: Forma al personal, haz pruebas piloto y ajusta el proceso en función de la experiencia real y los datos obtenidos.
Crear e implementar un sistema de gestión documental requiere planificación, pero sus resultados —agilidad, orden y control— justifican la inversión. Empresas especializadas como Raona pueden ayudar a diseñar e implementar soluciones adaptadas para una gestión documental eficiente y escalable.
