Cuantas más personas hay en una empresa más difícil es controlar los espacios de colaboración corporativos (en adelante ECC) para que sean seguros, ordenados y, en definitiva, gobernables, es decir, que a determinada información puedan acceder solo determinados empleados, seguir una serie de procesos estándares y comunes para todos, que la información pueda ser encontrada de manera ágil, etc.
En este artículo repasaremos 4 trucos básicos que has de tener en cuenta para la buena gestión de tareas y equipos online. Si necesitas más información, en Raona te ayudamos a configurar tus espacios de colaboración a medida.
4 trucos avanzados y efectivos en la gestión de tareas y equipos online
1. Cada cosa por su nombre
El simple hecho de que un empleado vea y comprenda los nombres de las tipologías (plantillas) de los diferentes espacios de colaboración compartidos (ECC) que existen, y se limite a elegir uno de ellos, facilita enormemente el gobierno a la organización.
Además, hay que tener en cuenta que el nombre del tipo de ECC no debería de ser ambiguo sino entendible y conciso. Por ejemplo, “Proyecto” conlleva ambigüedad, mientras que “Proyecto Desarrollo Agile” concreta más la tipología si hay otros tipos de Proyectos que puedan diferir en varios aspectos.
Después, los nombres o codificación de cada ECC, puedes ir a recomendaciones de Microsoft o que cada organización establezca los suyos.
2. Estructura mejor definida, o simplemente, previamente definida.
Es impresionante las diversas formas en que diferentes empleados pueden llegar a estructurar un mismo contenido. Por eso, es recomendable que la empresa o los responsables designados sean los encargados de definir/consensuar una estructura en base a experiencias y al propósito corporativo. Esto mismo facilitará el qué, el dónde y el cómo aportar contenido.
NOTA: El concepto de estructura aquí expuesto hace referencia a conceptos tales como los canales, las librerías documentales necesarias y su jerarquía de folders/sets, los sites/subsites y su diseño, las páginas, las custom lists, etc. Es decir, todo lo que nos aporta Teams y Sharepoint o, para los avanzados; Stream, Yammer, Onedrive, etc.
3. Metadatos
Identificados y estructurados los ECC, el acompañarlos por defecto de sus metadatos nos permite ampliar la transversalidad de la información; sacar verdadero provecho del Search, complementar seguridad y ejecutar procesos.
Por ejemplo: catalogar como metadatos las propuestas de clientes, los contratos legales, qué archivos son confidenciales (etiquetas sensibles), etc …
El objetivo es realizar esta clasificación sobre la propia estructura (plantilla) en el momento de definirla, facilitando al empleado que se centre en aportar contenido y no en entender los detalles y/o complejidad de muchos metadatos. Además, todos los ECC de esa tipología seguirán los mismos metadatos.
4. Seguridad
La seguridad con los ECC no puede depender de las manos (conocimiento) del empleado.
Con unos ECC identificados, estructurados, y con sus metadatos por defecto, el proceso de entender y el trasladarles la seguridad que se requiere es mucho más fácil. Por ejemplo, determinar para cada caso la compartición externa o no, decidir dónde imponer etiquetas sensibles, dibujar los grupos de acceso y sus permisos y sus herencias o no, etc.
Otros temas de seguridad a tratar serían: los permisos de inherentes de procesos básicos como la aprobación en la creación de un ECC, del archivado y/o de la desactivación de éstos, etc.
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Beneficios de la buena gestión de tareas y equipo
Cuando la organización ya ha especificado sus principales tipos de ECC, los beneficios son inmediatos y claros; facilita a todos los empleados la comprensión en la creación de ECCs y en su uso y explotación correctos.
Cada organización concluya hasta dónde llegar y hasta cuánto restringir en los anteriores apartados (mejor empezar por algo que por el todo).
Quien más lo agradecerá es el Plan de Governance para la Colaboración (departamento IT), y el empleado (pensar menos en las opciones que ofrece O365 y centrarse más en el contenido y en la colaboración).
