Cuando hablamos de Power BI, muchos piensan directamente en dashboards bonitos, informes interactivos y visualizaciones que deslumbran. Pero la verdad es que, en el mundo real, el éxito de un proyecto de Power BI no se mide solo por lo bien que luce un informe, sino por cómo se usa, quién lo consume y qué valor está generando realmente.
La gobernanza en Power BI es más importante que nunca, y hoy en día tenemos la posibilidad de llevarla al siguiente nivel con un sistema que supervise todo nuestro entorno… desde el propio Power BI. Sí, has leído bien: un Power BI para controlar Power BI que nos ofrece una visión clara de cómo se está utilizando. Y si tu organización ya trabaja con Microsoft Fabric, también puedes aprovechar herramientas como FUAM, que están redefiniendo la forma en la que gestionamos y controlamos el uso de nuestros activos de datos.
¿Por qué hablar de gobernanza en Power BI?
Imagina invertir en licencias, datasets, desarrollos y workspaces… solo para descubrir meses después que la mitad de los informes ni se consultan, que hay usuarios con licencias Pro que no han abierto un dashboard en semanas, y que el caos reina en los espacios de trabajo.
La gobernanza no es un capricho técnico: es una necesidad para asegurar que el entorno de Power BI sea eficiente, seguro y alineado con los objetivos del negocio.
Lo que podemos (y deberíamos) monitorear
Desde Power BI y con ayuda de su REST API, es posible construir un dashboard que centralice información valiosa sobre el uso de la plataforma:
- Usuarios activos: Quién está accediendo a los informes y con qué frecuencia.
- Uso de licencias: Detectar licencias asignadas que no se están utilizando.
- Workspaces y datasets: Cuántos hay, cuál es su estado, cuánto ocupan.
- Informes más y menos usados: Priorizar mantenimiento, detectar obsolescencia.
- Alertas de actividad: Comportamientos sospechosos, accesos anómalos, etc.
Este tipo de monitoreo permite ahorrar costes, mejorar la seguridad y potenciar el impacto del BI.
¿Y cómo se traduce ese ahorro de costes?
- Optimización de licencias: Muchas organizaciones descubren que una parte significativa de sus usuarios con licencia Pro o Premium no utilizan la herramienta de forma regular. Identificar estos casos permite reasignar licencias o ajustar el volumen contratado, lo que se traduce en una reducción directa del gasto.
- Reducción del mantenimiento innecesario: Al saber qué informes no se utilizan, se puede dejar de invertir tiempo en su actualización y soporte. Esto libera recursos del equipo de BI para enfocarse en lo que realmente aporta valor.
- Consolidación de recursos: Tener visibilidad sobre datasets duplicados, workspaces olvidados o informes redundantes ayuda a limpiar y consolidar el entorno, haciendo que todo funcione de forma más eficiente y con menos costes asociados a almacenamiento y procesamiento.
En resumen, un buen sistema de gobernanza no solo mejora el control, sino que impacta directamente en la rentabilidad de la inversión en Power BI.
Un Power BI que vigila a Power BI
¿Suena paradójico? Pues es una de las prácticas más inteligentes para organizaciones que quieren profesionalizar su uso de la plataforma. Al usar la Power BI REST API, puedes extraer datos sobre:
- Actividad de usuarios.
- Publicación y actualización de informes.
- Accesos a datasets.
- Configuración de workspaces.
Con esos datos, creas un modelo y un informe en Power BI que actúa como panel de control de tu entorno. Literalmente, un «Power BI sobre Power BI».
La alternativa (o complemento): FUAM en Microsoft Fabric
Para entornos más grandes o donde se usa Microsoft Fabric, el Fabric Usage and Monitoring (FUAM) es una herramienta especialmente diseñada para la supervisión avanzada del entorno.
FUAM permite:
- Auditar actividades de todo el tenant.
- Obtener vistas detalladas de uso, accesos y recursos.
- Generar alertas de cumplimiento y seguridad.
Si bien la solución con Power BI + API es muy flexible, FUAM está más preparado para escalar y ofrece una interfaz más integrada.
Lo que podrías descubrir
Supón que implementas un sistema de monitoreo en tu entorno Power BI. Al poco tiempo, te das cuenta de que uno de los informes estrella, ese que todos asumían crucial, apenas tiene visitas. En cambio, un pequeño dashboard de ventas semanales tiene un pico de accesos constante cada lunes por la mañana.
Con esa información podrías tomar decisiones como:
- Replantear el enfoque del informe poco usado.
- Invertir más en mejorar el dashboard que sí se consulta.
- Redistribuir licencias hacia quienes realmente utilizan la herramienta.
Es un ejemplo sencillo, pero muy representativo de cómo el análisis del uso real puede abrir los ojos y llevar a una gestión mucho más eficaz.
Gobernar es dar valor
Implementar Power BI sin gobernanza es como construir una autopista sin señales ni mantenimiento. El control, el análisis y la mejora continua del entorno BI es lo que marca la diferencia entre una organización que simplemente visualiza datos y una que los convierte en decisiones inteligentes.
Ya sea mediante un Power BI que se monitoriza a sí mismo, o con herramientas como FUAM, dar el salto hacia la gobernanza BI es invertir en eficiencia, seguridad y verdadero valor de negocio. ¿Y tú, tienes tu Power BI service bajo control?
