La Intranet, cómo pieza clave del Digital Workplace de los empleados, es un fiel reflejo de la cultura corporativa y dice mucho sobre la organización. Los responsables de crear y evolucionar la Intranet corporativa tienen esto muy presente, apostando por plataformas integrales que ofrezcan herramientas de comunicación, gestión documental, colaboración y gestión de procesos avanzadas, permitiendo el uso anywhere anytime y con una curva de aprendizaje rápida. Un buen ejemplo de ello es la prioridad que se está dando a la migración de Intranets en SharePoint on premise hacia la plataforma integral que supone Microsoft 365, acelerada por el impacto positivo de Microsoft Teams en los últimos dos años.
Este motor de cambio tecnológico muchas veces termina por dejar en un segundo plano a quienes deberían ser los protagonistas de una Intranet: los empleados. Porqué si realmente se apuesta por un entorno útil para el negocio, la auténtica clave del éxito es lograr la implicación de los empleados en el diseño, la evolución y la adaptación de la plataforma que ofrecen soluciones como SharePoint a las necesidades reales que tienen en su día a día. Lamentablemente, en muchos casos la participación de los usuarios en el diseño y la evolución de la Intranet corporativa es limitada y puntual, desconectándose de su realidad desde fases muy tempranas del desarrollo de la plataforma.
Se esté en la fase previa del diseño de una nueva Intranet, en proceso de arranque o evolucionando el entorno para adaptarlo a la realidad del negocio, involucrar a los empleados en el desarrollo es fundamental para que la Intranet sea útil y dinámica. Os dejamos unas cuantas recomendaciones para hacerlo probadas con éxito en los proyectos de Modern Intranet de Raona para nuestros clientes:
1.- Captar embajadores de la Intranet
Acercar la Intranet a los empleados empieza por ponerle un rostro conocido y cercano a ellos.
Establecer un grupo de líderes funcionales que tengan voz y voto en el diseño y la evolución de la plataforma genera confianza y ofrece un canal próximo al que hacer llegar las inquietudes y propuestas de mejora.
2.- Analizar el comportamiento de los usuarios
Conocer cómo se usa la Intranet es fundamental para mejorarla. Los informes con las estadísticas de visitas de la plataforma permiten conocer qué está funcionando adecuadamente.
Luego, mediante análisis de Usabilidad como heatmaps o deadclicks se pueden detectar errores o mejoras según el comportamiento de los usuarios mientras usan el entorno.
3.- Dinamizar workshops con key users
Es fundamental entender las necesidades de los usuarios, de negocio e incorporar sus aspiraciones en el diseño de la Intranet.
Dinamizar sesiones al principio del proyecto usando Design Thinking con perfiles expertos internos ayuda a canalizar sus expectativas y ayudar a identificar las problemáticas reales que se esconden detrás de los requerimientos solicitados.
4.- Recoger feedback de los usuarios
Conocer la opinión del usuario final es imprescindible para evolucionar en la dirección correcta, aunque realizar encuestas periódicas o abrir un buzón de sugerencias suele ser lento y poco significativo.
Mediante las Micro Encuestas integradas en el Board de Comunicación hemos logrado evaluar la opinión de los usuarios sobre nuevas funcionalidades de forma ágil sin un gran impacto de recursos y sin tener que esperar meses para conocer su aceptación.
5.- Realizar test de usabilidad
Antes de implementar una nueva funcionalidad en la Intranet, podemos ahorrar mucho tiempo y dinero creando prototipos visuales para revisarlo con los usuarios.
Permiten validar las funcionalidades y corregir errores antes de desarrollarlas, además de ayudar a testearlas antes de lanzar las herramientas y así evitar quejas.
6.- Dirigir la adopción digital
Cambiar el Digital Workplace de la empresa activa un proceso de adaptación de los usuarios y los procesos de negocio que suele generar conflictos y pérdida de oportunidades.
Liderar un proceso de Digital Adoption coordinado promueve la familiarización con las herramientas y incorpora iniciativas de mejora al roadmap de la Intranet para sacarle todo el provecho a plataformas tan extensas como Microsoft 365.
7.- Capacita a los creadores de contenido
Además de contar con una plataforma de Comunicación Interna potente, es imprescindible formar a quienes crean contenido para la Intranet para que logren la atención de sus usuarios mediante contenido relevante.
Investigar qué interesa a los usuarios en los workshops y trasladarlo a informativos atractivos y multimedia ayuda a lograr un mayor impacto en su rutina diaria.
Esperamos que estas recomendaciones ayuden a los responsables de la Intranet corporativa a analizar los puntos de mejora del proceso de implantación y evolución de su Digital Workplace para acercarlo a los usuarios. Sabemos de la dificultad que comporta lograrlo, pero en Raona estamos convencidos por nuestra experiencia en el desarrollo de Modern Intranets en decenas de clientes que la clave del éxito es conseguir que los empleados se sientan parte activa en la Intranet. ¿Hablamos?
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