El liderazgo de Power BI en el mercado de las soluciones de Business Intelligence corporativa se fundamenta en pilares sólidos como la facilidad de uso, la integración con Microsoft 365 y la flexibilidad para colaborar y compartir datos valiosos para la empresa. Pero estos puntos fuertes no deben enmascarar uno de los mayores retos que se tienen que afrontar:
Según un estudio global de 2020, sólo el 26% de los usuarios usa los entornos de Business Intelligence corporativos en su día a día, debido al poco conocimiento de las herramientas y la complejidad de comprensión de los datos. Este número se reduce si contamos sólo los empleados capaces de generar nuevos KPIs a partir de los datos compartidos. La causa no es ningún misterio: la duración y dedicación empleadas en acompañar y ayudar a los usuarios en sacar partido de los entornos de BI es muy escasa y poco orientada a sus necesidades.
Este hecho se observa mejor en el late onboarding: los empleados que se incorporan a la empresa después del lanzamiento de Power BI sólo reciben formación básica y una visión operativa del entorno de sus propios compañeros que limita su potencial. Cuanto más tiempo hace del lanzamiento de un proyecto, menos peso tiene en el proceso global de formación del nuevo empleado. Saben usar la herramienta, pero no aprenden a adaptarla a sus necesidades.
En Raona hemos afrontado el reto de mejorar la satisfacción del usuario y el uso efectivo de las soluciones de Power BI que implementamos, llegando a una serie de buenas prácticas que ayudan a mejorar la curva de aprendizaje de la plataforma. Es clave que el proceso de adopción de Power BI se integre en el Digital Adoption corporativo y que evolucione continuamente para garantizar que las inversiones realizadas sean aprovechadas por los empleados. Estas son algunas de las acciones concretas que recomendamos implementar en todos los proyectos de Power BI para lograr el objetivo.
1.- Sacar partido del Q&A de Power BI
Una de las funcionalidades de Power BI que suele pasar desapercibida en los proyectos -y no por falta de apuesta de Microsoft- es la conocida como Q&A o “Preguntas y Respuestas”: integrar la posibilidad de hacer una consulta mediante lenguaje natural y que Power BI genere el gráfico más adecuado en tiempo real, sin conocimiento previo ni intervención de un técnico. El desconocimiento de los desarrolladores de su utilidad y la insistencia de los usuarios en tener “sus informes” suelen ser responsables de este olvido a partes iguales.
Dado que no requiere una configuración especial, sólo hace falta mitigar sus causantes: desarrollar un modelo de datos que use el vocabulario de negocio, testear que genera los resultados esperables e instruir a los usuarios sobre sus posibilidades y limitaciones para que se atrevan a preguntar al servicio en vez de solicitar más informes continuamente.
2.- Crear un glosario, FAQs y ejemplos de uso
Una de las principales barreras para aprovechar al 100% un entorno de Power BI es el lenguaje usado para modelar las dimensiones y KPIs, pesando más a los problemas de los desarrolladores que a las necesidades de los usuarios. Los conceptos usados deben ser claros y cercanos al negocio, requiriendo una nomenclatura homogénea y supervisada durante todo el ciclo de vida.
Además, incorporar a los workspace de PowerBI elementos de ayuda como un glosario de conceptos, unas FAQs con las dudas que surgen durante el desarrollo y ejemplos de uso creados para las sesiones de formación, facilitan que los nuevos usuarios y los que no usan frecuentemente el entorno mejoren su capacidad de comprensión y aprovechamiento de la solución.
3.- Implementar un Wizard de aprendizaje
Romper la barrera de la “primera vez” que el usuario se enfrenta solo a un entorno de Power BI -aunque se haya hecho formación antes- es un punto clave en la curva de aprendizaje futura. Aprender las funcionalidades de la herramienta al mismo tiempo que se visualizan los conceptos implementados en métricas y dimensiones facilita ganar confianza y atreverse a explorar más allá de lo básico en un futuro.
En Raona implementamos en los proyectos un informe adicional que funciona como un asistente paso a paso que guía al usuario en descubrir el entorno, las herramientas que ofrece Power BI y qué información puede encontrar en ese espacio de trabajo. Esto facilita un punto de arranque al descubrimiento que agiliza todo el proceso de aprendizaje y las ganas de jugar con la información ofrecida.
4.- Compartir un Learning Kit centrado en Power BI
Microsoft es el primer interesado en que los usuarios saquen partido a Power BI, ofreciendo en Microsoft Learn numeroso material formativo para distintos perfiles profesionales y actualizándolo con las mejoras que se introducen en la plataforma continuamente. Es una forma fácil y barata para dotar de material de calidad a los empleados y ayudar a que se familiaricen con el entorno.
Para facilitar el acceso a estos y otros contenidos formativos, en Raona hemos seleccionado los más interesantes y publicado en un Power BI Learning Kit que se incorpora al entorno de los clientes, ayudando en el proceso de arranque y incorporación de nuevos empleados que desconocen los fundamentos de la plataforma.
5.- Analizar el uso real de los informes
Durante el desarrollo y su posterior ciclo de vida productivo de una solución de Power BI, es fundamental combinar la opinión subjetiva de los usuarios con las métricas objetivas del uso que le están dando. Es frecuente que ambas cosas no encajen, por lo que debemos analizar qué y quien está usando cada informe en realidad para encontrar áreas de mejora efectivas.
Cada informe de Power BI lleva asociado un Report Usage Metrics que ofrece un amplio detalle del uso real del entorno. Esto nos permite establecer un plan de mejora personalizado, sea adaptando informes, creando nuevos, formando a usuarios o replicando aquellas prácticas que si son útiles a los usuarios de negocio.
6.- Aprovechar los recursos formativos de la empresa
Quizá suene a evidencia, pero la mayoría de las empresas cuentan con materiales de onboarding training y entornos propios de autoformación tipo Moodle o LMS365, perdiendo una oportunidad de oro si no se utilizan para apoyar la curva de aprendizaje en una estructura probada e integrada en la organización.
Es imprescindible reservar tiempo y recursos en el desarrollo de la solución para crear los materiales formativos adecuados y recabar el apoyo de los especialistas internos en la elaboración de contenidos para que sean adecuados y orientados al perfil de los usuarios..
Esperamos que estas ideas ayuden a dedicar el tiempo y los recursos necesarios para que los desarrollos con Power BI tengan en cuenta la curva de aprendizaje de los usuarios y la importancia de facilitarles el aterrizaje. En Raona estamos convencidos por nuestra experiencia que una correcta gestión del proceso de aprendizaje y un conocimiento profundo de las herramientas permite llevar a sacar auténtico partido a la información corporativa. ¿Hablamos?
