En un mundo en plena Transformación Digital, muchas veces tenemos la falsa sensación que el cambio afecta a todos los ámbitos sin dejar bases firmes que lo sostengan, teniendo que inventar constantemente métodos adaptados a las nuevas herramientas. Nada más lejos de la realidad: la experiencia acumulada es el mejor punto de partida para repensar cómo hay que mantener las buenas prácticas aplicando nueva tecnología que lo haga más eficiente y ágil, como es en el caso del Paperless o oficina sin papeles.
La gestión del ciclo de vida de los documentos, sean en papel o digitales, es un procedimiento bien definido y que cuenta con mucha literatura bajo el concepto de Records Management. Su aplicación está ampliamente extendida en la Administración Pública y las empresas con soporte documental, como las Legales o Financieras. Pero siempre ha sido un campo de especialidad reducido: sólo aquellos que tienen que gestionar grandes volúmenes de documentos tienen la necesidad de desplegar buenas prácticas estandarizadas que garanticen la integridad de los procesos y la información.
Cuando el responsable de digitalizar un proceso basado en documentos se enfrenta a ese reto, muchas veces lo hace sin tener el conocimiento básico de las etapas del ciclo de vida de los documentos. Así que vamos a repasar los puntos clave a analizar y qué hay que tener en cuenta para llevarlo a cabo con éxito para garantizar la transición a un entorno digital o Digital Workplace aunque no seas un experto en la materia.
El primer concepto relevante es el de serie de documentos –Document Set o simplemente Record–: es un tipo de documento normalizado que surge como resultado de realizar una misma actividad a lo largo de un determinado periodo de tiempo, por lo que son documentos tienen un mismo formato y se generan de forma cronológica. Al resto de documentos de la empresa se pueden aplicar las buenas prácticas de gestión documental genéricas -conocidas como Document Management-, pero no tendrán un proceso propio al no presentar repetición ni estandarización.
Es recomendable realizar un catálogo de las series de documentos que tenemos –Document Set Catalog-, dado que permite detectar duplicados y unificar formatos para simplificar la gestión. Para cada serie hay que identificar unos atributos básicos que luego serán relevantes: nombre, tipología, contenido, frecuencia de generación, actividades del proceso, responsable de custodia, restricciones legales, tiempo de retención y ubicación física o digital actual. Es una buena oportunidad para compartir puntos de vista con los distintos departamentos y determinar qué particularidades de su funcionamiento pueden afectar a la transición que debemos realizar.
Finalmente, antes de escoger la estrategia adecuada para digitalizar el proceso de cada Document Set, hay que analizar y diseñar el ciclo de vida propio de ese tipo de documento, conocido como Records Lifecycle. Como todo proceso vital está compuesto de tres etapas: los documentos también nacen, viven y desaparecen, y según las particularidades de cada fase diseñaremos un proceso que cubra sus requerimientos y que agilice en lo posible su gestión.
La primera etapa, la creación del documento, es hoy en día una fase de Digitalización de documentación: todo contenido debe estar disponible en cualquier momento y lugar de forma segura y controlada. Si el documento aún se genera o recibe en papel, deberemos prever su escaneado, indexación y definición de metadatos asociados. Luego es imprescindible su categorización con las taxonomías asociadas a su serie de documentos y la ubicación en un repositorio compartido, donde se vincularán los permisos a los responsables de su custodia, supervisión y delegación de acceso. Finalmente, si por motivos legales hay que guardar el documento en papel, habrá de disponer su archivado en un entorno adecuado y bien organizado, sea propio o externalizado.
La segunda fase de uso del documento en el día a día, llamada Gestión, comprende todas las posibles acciones a realizar sobre ese archivo mientras tenga una vida útil en la empresa. Es relevante pues el acceso, consulta y modificación del documento, disponiendo de herramientas de búsqueda y filtrado de la información, así como de procesos robustos para la autorización y la auditoría en caso de tratarse de datos confidenciales. Todas estas acciones suelen ser compartidas por varias series de documentos, por lo que es fácil unificar buenas prácticas y flujos de trabajo que garanticen una mayor eficiencia en el proceso.
Es muy importante evitar la reimpresión del documento digital, fuente principal de problemas de seguridad y extravío de datos. El caso más habitual es la necesidad de firmar un documento, así que la incorporación de mecanismos de firma electrónica es muy recomendable para evitar extraer la información al papel de nuevo. Toda etapa de la gestión del documento que no se digitalice será fuente de errores, ineficiencia y extravíos, perdiendo el control sobre el proceso que se ejecuta con ese soporte documental.
La tercera y última fase es la que lleva al archivado o eliminación del documento, conocida como Retención. Mientras exista el documento, debemos ser capaces de controlar su ubicación, conocer su estado y poder iniciar un proceso de recuperación donde solicitar el original y ser responsable de su custodia hasta la devolución que esté supervisado por el sistema. Finalmente, hay que automatizar los procesos de archivado o destrucción de los documentos, estableciendo una fecha de expiración para retirarlos de los sistemas de forma controlada y ecológica.
Aunque a priori esta parezca una tarea titánica por la opacidad y autogestión que suele tener cada departamento, la gestión digital del ciclo de vida de los documentos ofrece dos grandes oportunidades para la mejora empresarial. Por un lado, fomenta el diálogo y la unificación de buenas prácticas entre áreas que funcionan autárquicamente en el día a día, generando iniciativas para la optimización de procesos. Y por otro, es un proceso iterativo que puede hacerse atómicamente migrando un único Document Set en cada proyecto, simplificando la problemática a la de ese proceso en concreto.
Para acabar, el punto clave a tener en cuenta: siempre hay que afrontar el proceso de digitalización del ciclo de vida de documentos desde la eficiencia y el ahorro de costes. Hay que priorizar los procesos con mejor retorno de inversión y si el coste de la migración es mayor que el beneficio obtenido, dejarlo para futuras iteraciones. Para facilitar este análisis, hemos diseñado el Paperless Score, una calculadora del ahorro de costes al digitalizar el ciclo de vida de un documento en papel que os puede ser de gran ayuda para establecer la hoja de ruta hacia la productividad de los entornos Paperless. Consúltanos para saber más y empezar a caminar hacia una auténtica oficina sin papeles. ¿Hablamos?
