Este post está orientado a los responsables tecnológicos de las empresas que están impulsando una estrategia Paperless que permita la digitalización de los procesos de negocio, rediseñando y adaptando la forma de trabajo tradicional que usan el papel como soporte de información. Y precisamente, uno de los grandes baluartes del papel en muchas empresas es la gestión logística de mercancías: se imprimen los documentos en el emisor, viajan en manos del transportista y se firman y almacenan en el receptor, generando un flujo constante de papel que tenemos que almacenar durante un tiempo prudencial.
Los albaranes de transporte son documentos aparentemente simples, pero tienen un valor fundamental para garantizar que cualquier reclamación sobre la entrega, el estado o las cantidades prospere, dado que las compañías aseguradoras requieren toda la documentación emitida para poder cubrir eventualidades en el transporte o desacuerdos entre emisor y receptor. Tradicionalmente son los departamentos de Logística o Administración los que guardan estos papeles en carpetas o archivos que se acumulan en los despachos, dificultando su localización y ocupando espacio más tiempo del necesario.
Así como el transporte ferroviario o el marítimo han estandarizado y digitalizado la documentación de todos los envíos y permiten realizar el seguimiento en tiempo real, en el transporte en carretera se sigue anclado en el siglo pasado en varios eslabones fundamentales de la cadena de suministro. Las empresas de transporte han iniciado la transformación de sus procesos, siendo las empresas emisoras y receptoras de las mercancías las que van por detrás en esta transformación y no por falta de un estándar común, como ha pasado en otros sectores.
La Convención CMR fue redactada en 1956 por las Naciones Unidas con el objetivo de proporcionar un marco legal uniforme para el transporte por carretera nacional e internacional. La mayoría de los países europeos ratificaron la convención, así como varios países fuera de Europa. El documento CMR no solo contiene la información correcta sobre la carga, sino que también es el acuerdo entre las tres partes involucradas en el transporte (remitente, transportista y destinatario). El CMR regula la responsabilidad, daños y compensaciones, aplicándose automáticamente a los contratos de transporte para el transporte internacional por carretera entre países miembros.
En febrero de 2008, se agregó un protocolo electrónico adicional a la convención CMR, que entró en vigor en junio de 2011. El protocolo electrónico proporciona un marco legal y estándares para el uso de medios electrónicos para registrar la nota de envío CMR, conociéndose como e-CMR. La gran mayoría de países europeos ya lo han implementado, entre ellos España, aunque está en proceso aún en Italia y Alemania, por lo que se ha demorado su generalización. Recientemente el Parlamento Europeo ha ratificado la directiva que lo hace obligatorio para todas las empresas de transporte en 2025, así que se espera un impulso definitivo hacia este modelo.
Los beneficios de utilizar el e-CMR son amplios:
- Reducir hasta un 70% los costes de gestión administrativa de todos los participantes.
- Es válido en cualquier inspección de carretera en los países de tránsito, evitando la presentación de la documentación en los controles policiales.
- Permite seguir las mercancías en tiempo real. La información que va incorporada al documento electrónico permite saber también todos los tiempos del transporte de la mercancía: hora de inicio y finalización de la carga y descarga, duración del viaje, etc. Además, posibilita saber en todo momento quién está al cargo de la mercancía. El sistema permite crear un documento que funciona como un albarán de entrega.
- El e-CMR se ajusta de pleno a legalidad. Garantiza a las partes que los transportes que se realicen serán transparentes y que la información permanezca al alcance de todas las partes.
- Seguridad. La utilización del e-CMR permite un control total por parte de la policía. La mercancía puede ser controlada fácilmente por la autoridad, las cuales detectan de inmediato si el transporte se ha salido de la ruta o se ha parado.
- Transparencia. Al quedar reflejados en el e-CMR todos los agentes intervinientes, se proporciona una total transparencia de la cadena de suministro, haciéndola más eficiente y competitiva. Es inalterable y no manipulable porque en cada transacción se registra fecha, hora y lugar y no es posible su modificación posterior.
Existen empresas especializados en la implementación de sistemas e-CMR y en su integración en los ERPs existentes, aunque también se pueden generar directamente mediante portales como TransportPortal. Por eso, en Raona ponemos el foco en los extremos del proceso de gestión: ¿qué es lo que pasa en las oficinas de las empresas que generan o reciben estos documentos electrónicos? Frecuentemente, al no haber realizado una adaptación del proceso, se siguen imprimiendo los documentos vinculados al e-CMR y se almacenan en papel como se ha venido haciendo siempre. Hayamos o no adoptado el estándar e-CMR aún en nuestra empresa, si no transformamos la gestión interna de nuestro equipo hacia un modelo Paperless, seguiremos teniendo los mismos problemas y costes que hasta ahora.
La labor de raona en el marco de los proyectos de Paperless es diseñar el proceso de gestión de los albaranes de transporte de forma integral, ofreciendo un conjunto de herramientas integradas en Office 365 que permiten cargar los documentos electrónicos e-CMR en los sistemas del cliente, etiquetar la información adecuadamente y establecer los procesos de consulta y gestión de incidencias que se pueden producir durante su ciclo de vida, como por ejemplo:
- Indexación de campos de datos clave y protección de datos confidenciales.
- Taxonomía personalizada para facilitar la localización de los documentos.
- Integración con los sistemas de gestión de e-CMR durante el transporte.
- Restricción de lectura y delegación de permisos de acceso.
- Auditoría de accesos para procesos de inspección de datos.
- Archivado o destrucción automática al finalizar el periodo de conservación.
Por ello, al implementar nuestra solución Paperless para Office 365, analizamos el escenario concreto de cada cliente para personalizar las herramientas que ponemos a su alcance para que el cliente tenga una solución global e integrada en sus sistemas corporativos. De esta forma, se consigue que el departamento de Administración y Logística deje atrás la gestión en papel de los albaranes de transporte con la tranquilidad de cumplir la normativa en todo momento.
¡No espere más y empiece a disfrutar de una auténtica gestión digital del ciclo de vida sus albaranes de transporte!
