Descubre cómo se debe realizar la gestión digital de este tipo de documento usado en todas las empresas: la nómina -como se llama en España- o recibo de sueldo o haberes -nombre usado en Argentina y otros países latinoamericanos-, principal nexo de la relación laboral entre empresas y trabajadores. Dada su complejidad, el proceso suele hacerse aún en papel o, los que han digitalizado su entrega, lo hacen de forma incorrecta sin cumplir los requisitos legales ni tener cubiertas todas sus etapas. Para ello, hay que entender la legislación de cada país y luego, tener en cuenta el ciclo de vida integral de este documento.
La experiencia de Raona en la optimización de procesos empresariales nos permite saber que, al plantearse la digitalización de los procesos administrativos en papel, son muchas las dudas que surgen sobre su ejecución. En general, los responsables tienen claros los beneficios que aporta por el ahorro de manipulación e impresión de papel y por la eficiencia de automatizar y realizar en remoto estas tareas. En cambio, se desconocen los problemas de índole práctica que pueden aparecer y que generan muchas dudas previas a su estudio: cuestiones legales, de privacidad, de protección de información o de gestiones relacionadas que se hacen alrededor de la hoja de papel. Vamos a verlo en detalle.
En España, a pesar de que el Tribunal Supremo había dictado sentencias que obligaban a la entrega en papel de la nómina, finalmente en 2017 modificó su jurisprudencia entendiendo que la entrega digital, sea mediante correo electrónico o una intranet corporativa, es igualmente válida y no supone una merma de derechos del trabajador. Además, considera que el justificante de la transferencia bancaria exime de la necesidad de la firma de la nómina como comprobante de recepción del pago. Eso sí, la nómina debe seguirse realizando con los modelos oficiales regulados y en ningún caso se pierde el derecho a reclamación en caso de desacuerdo por parte del trabajador.
En Argentina, el proceso de digitalización de los trámites legales sigue avanzado a buen ritmo y ya se han modificado las leyes que, desde 2019, permiten la entrega y firma digital de los recibos de sueldo o de haberes. Se ha eliminado la necesidad de solicitar la autorización de la administración para emitir al recibo digitalmente, pero aún se requiere la firma digital del documento tanto por parte de la empresa como del trabajador. Cabe destacar que en Argentina no están equiparados los conceptos de firma digital -que implica un certificado digital emitido por la administración para ambas partes- y el de firma electrónica, por lo que este segundo escenario sigue siendo posible como alternativa sólo en caso de acuerdo entre las partes.
De estos elementos se encuentra amplia información en la red y la evolución permanente de la legislación hacen necesario su revisión en el momento de implementar el cambio. Aun así, lo más relevante es que prácticamente todos los contenidos se centran en la problemática de la entrega y la firma del documento, olvidando que sólo es el inicio de un proceso que dura tanto como la relación laboral con el trabajador -e incluso más en caso de conflicto-.
Por ello, es importante que una solución de digitalización para la gestión de nóminas y recibos de sueldos contemple todas las etapas del ciclo de vida del documento, que incluye habitualmente muchos procesos sensibles a tener en cuenta:
- Reclamaciones por inconformidades en los conceptos salariales y las cantidades percibidas.
- Solicitud de aclaraciones y resolución de dudas sobre los conceptos salariales.
- Control de acceso a las nóminas de los empleados por las personas autorizadas y auditoría de consultas realizadas.
- Gestiones salariales colectivas en caso de expedientes de regulación de empleo e información a los sindicatos.
- Seguimiento de conflictos y demandas judiciales de empleados.
- Archivado definitivo de información confidencial al finalizar la relación laboral.
Todos estos procesos no suelen estar automatizados ni presentes en los portales tradicionales de gestión de nóminas digitales, por lo que el ahorro se limita a la etapa inicial del ciclo de vida de estos documentos. Y la experiencia nos confirma que la mayor parte de costes relacionados con la gestión de nóminas se produce en etapas posteriores a su entrega, llenas de excepciones y particularidades que requieren enormes cantidades de tiempo de nuestro equipo.
Por ello, al implementar nuestra solución Paperless para Office 365, analizamos el escenario concreto de cada cliente para personalizar las herramientas que ponemos a su alcance para que el cliente tenga una solución global e integrada en sus sistemas corporativos. De esta forma, se consigue que el departamento de Recursos Humanos deje atrás la gestión en papel de las nóminas y las numerosas tareas administrativas que conllevan, mejorando la satisfacción de los empleados y evitando errores en un proceso tan sensible.
¡No espere más y empiece a disfrutar de una auténtica gestión digital del ciclo de vida de sus nóminas y recibos de sueldo!
