Hoy en día, y gracias a la transformación digital, la mayoría de empresas trabajan online, por lo que contar con un sistema que permite compartir esa información entre diferentes miembros del equipo es esencial para agilizar el trabajo y mantener a todo el mundo al día.
Servicios como el SharePoint server que podemos encontrar en Microsoft Teams son una de las mejores herramientas para compartir todo entre los usuarios que trabajan en un mismo proyecto web, facilitando tanto el trabajo en oficina como el remoto.
Ahorro de tiempo, una mayor seguridad y la reducción del costo de otros activos a un clic de distancia de tu negocio.
¿Para qué sirve Microsoft SharePoint?
La herramienta SharePoint de Microsoft permite que los trabajadores de una empresa puedan crear sus propias páginas web para sus departamentos, reuniendo toda la información necesaria para optimizar la productividad al usar flujos de trabajo claros y visuales que aceleran la automatización de los procesos internos del equipo.
Es decir, esa web interna funciona como un portal o intranet corporativo en el que se pueden comunicar cambios y noticias o como una ayuda para guardar datos en todo tipo de formatos: formularios, listas, bibliotecas de datos, etcétera, haciéndolos accesibles desde cualquier parte y cualquier dispositivo con acceso al SharePoint Server. Esto permite olvidarse carpetas compartidas accesibles solo des un ordenador, con él podrás ver los documentos o información desde el correo, el smartphone, la tablet, etc.
Otra de las ventajas del uso de SharePoint es que agiliza mucho la comunicación y las peticiones de documentación o las puestas en marcha con clientes y proveedores, ya que permite darles acceso a los contenidos que queremos que vean y ocultando aquellos a los que no queremos que tengan acceso.
Por otra parte, SharePoint resguarda y protege las conexiones a través de una protección absoluta en múltiples capas, para que nada se escape a tu control.
Asimismo, hay que sumar otro motivo para usar SharePoint en tu trabajo y es que es una gran herramienta para controlar el workflow o ciclo de vida de un documento, firmas, etcétera, ya que permite gestionar los documentos, incluidos los que tienen o necesitan firma electrónica, gestionando y limitando las acciones que los usuarios con permiso pueden hacer en cada documento.
¿Qué productos de Microsoft pueden integrarse en SharePoint?
Dentro de SharePoint podemos encontrar múltiples posibilidades de trabajo con otras aplicaciones y productos de Microsoft como puede ser Outlook, aplicaciones de Windows, OneDrive, OneNote o el resto de aplicaciones presentes en Microsoft Teams. Es más, SharePoint permite trabajar con las aplicaciones que realices en lienzo, por lo que no te tendrás que preocupar por perder esa app que creaste y que tan buenos resultados da entre tu equipo.
Asimismo, la solución SharePoint cuenta con estos productos diferentes:
- SharePoint en Microsoft 365. Se trata de un servicio en la nube que se hospeda en Microsoft. Esto permite que cualquier empresa prescinda de instalar e implementar SharePoint Server Local, ya que solo necesita suscribirse a un plan de Microsoft 365 o al servicio de SharePoint Online independiente.
Esta herramienta permite que los empleados creen webs para compartir documentos e información entre ellos, asociados y otros clientes.
- SharePoint Server. Otra de las opciones es que la empresa tenga una suscripción 365 Enterprise para implementar y administrar SharePoint Server local. Esto permite que se pueda aprovechar las últimas características del servicio.
Además, permite el acceso a características y capacidades extra como páginas o webs de inicio modernas, elementos web modernos, creación de listas y bibliotecas actuales, búsqueda moderna y la integración con PowerApps, Power BI y MS Flow, así como con la página principal de SharePoint.
- SharePoint Designer 2013. Se trata de un programa gratuito creado para dar soluciones potentes para al flujo de trabajo. Es usado para editar los tipos de contenido externos basados en los servicios de conectividad empresarial.
- OneDrive sincronización. Finalmente, esta función consiste en un programa de escritorio que se puede usar para sincronizar documentos desde un sitio de grupo o OneDrive a el trabajo, centro formativo o el equipo que se desee sin necesidad de conexión.
¿Cuáles son las diferencias entre OneDrive y SharePoint?
Si estás familiarizado con OneDrive, o lo has usado para tu empresa, puede que algunas de estas soluciones y características de SharePoint te sean familiares, pero lo cierto es que tienen una gran diferencia:
Por una parte, OneDrive permite tener un espacio personal en la nube (el ordenador de cada trabajador) y permite conceder diferentes tipos de permisos a otros usuarios/trabajadores para que puedan acceder para ver o editar tus archivos.
Por otra parte, SharePoint es una gran biblioteca de documentos empresariales en la que está toda la información y documentos de la empresa. Esto permite que cada trabajador pueda navegar, editar, consumir, compartir y cualquier acción necesaria, todo lo que está compartido en función de los permisos que se le hayan concedido.
Es decir, si queremos que un archivo o documento sea accesible para toda la empresa, lo tenemos que subir y guardar en SharePoint, pero si queremos que esté únicamente en nuestro ordenador, lo guardaremos en OneDrive.
Como puedes ver, al trabajar todos los documentos en SharePoint se evitan las pérdidas de información, sobre todo cuando el personal cambia de empresa.
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