La automatización de procesos, pese a no ser una tendencia precisamente reciente, vive una segundo o tercera juventud como uno de los pilares de la Transformación Digital. Sea como parte del cambio Paperless de digitalización de los documentos en papel o como optimización de los procesos corporativos, la transición a herramientas Low Code en la nube como Microsoft Power Platform se está revelando como uno de los principales retos que afrontan las áreas tecnológicas de las empresas.
Este auge de las tecnologías Low Code, que permiten implementar procesos de negocio sin tener conocimiento de programación y en tiempo récord, se explica por la conjunción de varios factores que hacen que las áreas de negocio de las empresas las tomen como tabla de salvación para adaptarse a los cambios externos e internos que se suceden sin parar:
- Autonomía de IT: los usuarios de negocio necesitan una elevada capacidad de adaptación de su entorno de trabajo para probar, inventar y desarrollar nuevas prácticas que se ajusten al mercado. Gran parte de los procesos no pueden esperar a que se defina un proyecto, se busquen recursos y se desarrolle, ya que para entonces el escenario ya habrá cambiado.
- Déficit de informáticos: el mercado demanda cada vez más personal cualificado en tecnología y las empresas sufren para conseguir talento que pueda sostener sus sistemas corporativos. Los procesos menos prioritarios escasamente contarán con recursos que puedan diseñar una solución adecuada desde el área de IT.
- Sin barreras de entrada: la transición a la nube de la información corporativa, el bajo coste de usarlas y la integración con toda la plataforma hacen que empezar a automatizar procesos en Power Plaform sea más rápido y fácil que lo ha sido nunca.
Esta coyuntura la están aprovechando las empresas tecnológicas con soluciones Low Code o No Code para impulsar la adopción de sus plataformas, conscientes que una empresa que desarrolle sus procesos en su nube será un cliente captivo de sus servicios durante varios años. Y Microsoft se ha posicionado como uno de los líderes en esta tendencia, hasta el punto de desplazar a un Partner tradicional como Nintex con su conjunto de herramientas de Power Plaform y incorporar más funcionalidades a un ritmo vertiginoso. Como muestra de ello, en Raona hemos liderado el mayor proyecto mundial de migración de flujos de Nintex a Power Platform para YPF con un gran ahorro de costes y mejora de la funcionalidad de negocio.
Los principales beneficiarios de este cambio de paradigma son los usuarios de negocio con habilidades tecnológicas, que son capaces de sacar partido de estas herramientas para impulsar su área de negocio y agilizar su forma de trabajar. Pero ni todos los usuarios tienen estas capacidades o el tiempo necesario para hacerlo, generando una nueva brecha
La experiencia demuestra que, aunque se venda el Low Code como la panacea para la automatización de procesos corporativos, hacerlo de forma exitosa y alineada con el negocio no es una tarea sencilla y puede desembocar en un colapso de los sistemas de información por la falta de control y gobierno de la plataforma. Además, no todos los procesos tienen la misma criticidad ni complejidad, por lo que es recomendable unificar el conocimiento de las iniciativas internas de digitalización para asegurar que se están tomando las decisiones adecuadas.
Estas son las recomendaciones para que una implementación de Microsoft Power Platform liderada por el Departamento de IT tenga el éxito esperado y sea sostenible en el futuro:
1.- Impulsar las buenas prácticas
Reinventar la rueda nunca ha sido eficiente en las empresas y cuando se propone que los propios usuarios de negocio sean autónomos para implementar sus procesos mediante Power Automate o compartir sus análisis con PowerBI, es recomendable apoyarles para garantizar que se sigan unas pautas comunes que mitiguen la proliferación caótica de flujos y puedan poner en riesgo la integridad de la información corporativa. Tan consciente de ello es el propio Microsoft que ha impulsado un kit para que las empresas creen su propio Power Plaform Center of Excellence (CoE) que comparta buenas prácticas y apoye a los usuarios en la creación de sus procesos. Ponerlo en marcha una iniciativa de este estilo es una responsabilidad ineludible para IT antes de desplegar las herramientas si quiere conservar el control.
2.- Optimizar los procesos
Ni todos los procesos son iguales ni todos los usuarios son expertos en analizar porqué hacen las cosas y cómo pueden hacerlas mejor. Automatizar procesos sin analizar las necesidades, buscar la simplificación y utilizar las funcionalidades adecuadas de los entornos suele generar duplicidades e ineficiencias. Incorporar un equipo de consultores con un enfoque Lean y conocimiento de Power Platform permite sacar todo el partido a sus capacidades, aportando además otro punto de vista a los usuarios de negocio.
3.- Gobernar la plataforma
Aunque el departamento de IT deje de ser el único propietario de los flujos en la empresa, sigue siendo el responsable de la información corporativa, el buen uso de los datos y la sostenibilidad de los desarrollos. Implantar políticas internas de Governance que deban cumplir en los procesos, auditar la ejecución de los mismos y disponer de herramientas de monitorización que alerten de fugas de datos es esencial para no tener sorpresas a medio plazo. La mejor opción es tomar el rol de facilitador: ofrecer asesoramiento, supervisar los flujos implementados y dinamizar a un grupo de Champions que lideren el conocimiento y lo diseminen dentro la empresa.
4.- Gestionar el cambio
No es suficiente con liberar la plataforma y cerrar los ojos: los usuarios impactados por la automatización de procesos de negocio pueden ser muchos y difícilmente se tendrán en cuenta sus necesidades de formación y soporte desde el propio implementador de flujos. El proceso de adopción digital requiere el liderazgo desde el Departamento de IT con iniciativas como el Digital Adoption para Microsoft 365 para garantizar que no se genere una brecha digital entre las distintas áreas y que la gestión de cambio llega adecuadamente a todos los impactados por la dinamización de los flujos de negocio.
Todas las empresas que están implementando la plataforma Microsoft 365 tienen la obligación de definir su estrategia de adopción de las herramientas de Power Platform: desde la restricción y el control férreo a la liberalización del desarrollo de procesos desde todos los departamentos. Sea cual sea la decisión, seguir estas recomendaciones y contar con una empresa experta en el diseño e implementación de procesos como Raona son fundamentales para garantizar el éxito y la sostenibilidad de esta plataforma. ¿Hablamos?
