5 estrategias para mejorar realmente la colaboración empresarial

Potenciar la colaboración empresarial -o sinónimos como el trabajo en equipo o la colaboración entre usuarios- es uno de los grandes “mantras” que los gurús de la tecnología y la organización de empresas emplean para solucionar las múltiples carencias que dificultan el crecimiento corporativo y la obtención de mejores resultados. “Mejorar la colaboración” se ha convertido un remedio tan prescrito como inconcreto, permitiendo que florezcan soluciones fáciles que prometen resultados inmediatos sin apenas esfuerzo… ¿Quizá la colaboración es una nueva dieta que se ha puesto de moda?

Estudios como este de IDC Spain ilustran la confusión existente entre CIOs y directores de IT: aunque más del 80% de las empresas han invertido en herramientas de colaboración, el 70% no tienen claro los conceptos que incluye la colaboración empresarial cuando se les pregunta por ella de forma independiente. Resumiendo, confirma tanto la importancia que tiene para las empresas optimizar el flujo de la información y flexibilizar los entornos de trabajo colaborando mejor cómo la disparidad de soluciones que están aplicando para lograrlo.

Los vendedores de tecnología –Microsoft, Google, Asana, Slack,…- son los principales causantes de esta confusión por la simplicidad de su mensaje comercial: si ofreces herramientas modernas y potentes a los usuarios, la colaboración florecerá y se extenderá de forma imparable por la organización. Y siguen generando más y más potentes funcionalidades para que nos sigamos focalizando en CÓMO colaborar en vez de ir al meollo y ponernos a analizar lo que realmente importa: QUÉ nos debe aportar la colaboración.

Hay que tener claro que la colaboración no es un proceso organizativo, si no un catalizador que nos permite optimizar los procesos y aumentar la productividad global de la empresa. Las plataformas integrales de colaboración como Microsoft 365 son necesarias para dotar de herramientas atractivas, usables e integradas a los usuarios, pero si no las incorporamos de forma dirigida en mejorar los procesos, el impacto será aleatorio con gran dependencia de las habilidades de cada empleado. Cuanto antes se deja de hablar de la colaboración como algo global y se empieza a pensar cómo puede optimizar cada proceso en particular, más rápido se vislumbran los resultados de forma tangible.

La colaboración es una necesidad transversal, pero requiere soluciones concretas: cada proceso organizativo debe analizarse con un amplio conocimiento de las herramientas de colaboración para diseñar nuevas formas de trabajo y hacer que los usuarios las implementen en el día a día. Esto requiere perseverancia, imaginación y mucha empatía para lograr cambiar hábitos enquistados y convencer que los beneficios los disfruta tanto la organización como el propio empleado.

Una práctica recomendable es la creación de un Collaboration Squad transversal corporativo, formado por especialistas en las herramientas tecnológicas, usuarios clave de negocio y dinamizadores de procesos que, aplicando los principios de colaboración a los equipos existentes -como los expuestos por en este artículo de HBR-, diseñen iniciativas de mejora para cada proceso de negocio, incidiendo en las best practices a aplicar. Evidentemente, deberán disponer de tiempo y recursos para activar proyectos de mejora y contar con el apoyo ejecutivo para resolver disputas internas entre departamentos que quieren conservar sus parcelas de poder en forma de información oculta o control sobre los procesos.

Se haga con un equipo ad-hoc o se impulse desde el área de IT o Organización, hay una serie de estrategias generales que la experiencia en implantar entornos de colaboración nos ha demostrado que generan un beneficio real y mejoran el trabajo diario de los empleados, incrementando la productividad y el uso de las herramientas colaborativas. Son estas:

1.- Unificar los espacios colaborativos

Diseñar plantillas que mapeen los procesos internos en las herramientas ayuda a compartir formas de trabajo y evitar que los usuarios inventen sus propias soluciones. Esto disminuye la curva de aprendizaje de forma drástica y permite que los usuarios puedan compartir conocimiento y reutilizar buenas prácticas.

En Raona hemos materializado esta necesidad con la solución Collaboration Hub, un acelerador para Microsoft 365 que permite definir y crear entornos colaborativos de forma independiente de la tecnología. Algunas plantillas básicas como Proyectos, Executive Meetings o Innovation Teams suelen aplicarse personalizadas para todos los clientes, que además pueden agregar sus propias definiciones de espacios colaborativos adaptados a sus procesos.

2.- Empoderar a los promotores internos

Aplicar nuevas formas de trabajo requiere que los propios participantes estén implicados en ello y sean proactivos en encontrar soluciones a los problemas que vayan surgiendo. Por ello, hay que dar un papel relevante a los Key Users de negocio como líderes de la aplicación de procesos colaborativos, siendo hábiles en laminar la tendencia a conservar sus prácticas heredadas.

También juegan un papel fundamental como mentores de los usuarios participantes en el proyecto, detectando propuestas de mejora que deben incorporarse al programa de Digital Adoption corporativo y trasladándose en nuevas herramientas, formación o cambios en los procesos.

3.- Evolucionar según las necesidades reales

Los tecnólogos de IT o del Collaboration Squad tienen tendencia a priorizar la implantación de las nuevas funcionalidades que los fabricantes venden, así que hay que ser cauto para mantener el control de la evolución de las plataformas de colaboración. Sin poner barreras innecesarias, sí debe evaluarse el impacto y coste que tienen las novedades en los usuarios y si realmente nos aportan beneficios tangibles.

Es de gran ayuda para ello incorporar los indicadores de Adopción Digital en la toma de decisiones, tomando consciencia de la utilización real de las herramientas antes de decidir si las funcionalidades solucionan necesidades existentes de los procesos de negocio y los usuarios participantes. A veces es mejor esperar a lograr cierto grado de madurez en los usuarios y volver a evaluar periódicamente si es el momento oportuno de aplicar un cambio.

4.- Priorizar según el beneficio esperado

La tarea más compleja que debe afrontar el Collaboration Squad es seleccionar en qué departamentos y procesos va a invertir sus esfuerzos, balanceado el impacto que la colaboración puede generar con el coste del proyecto de implantación a realizar. Las peticiones de negocio siempre van a superar su capacidad de ejecución y priorizar con presión siempre es difícil.

Aplicar un enfoque Lean en la priorización de las iniciativas de mejora permite dar salida a las que tengan un menor coste y un mayor impacto, simplificando los procesos y orientando los cambios a maximizar el beneficio de la colaboración en los procesos. Y si además incorporamos las prácticas de Kaizen en el proceso de evolución, lograremos que sea sostenible y orientado a la mejora en el largo plazo de la organización.

5.- Integrar a los externos en tu entorno

Es frecuente cometer el error de restringir nuestra visión de la organización a los empleados directos cuando nuestros procesos de colaboración integran multitud de actores externos que interactúan con información de la empresa. Hay que tener en cuenta todas las actividades que realizamos con ellos y añadirlas a la lista de procesos a optimizar con herramientas de colaboración.

Hay que forzarles a utilizar las plataformas corporativas de colaboración corporativas, algo fácil ya que tanto Microsoft Teams como Sharepoint permiten incorporar externos como miembros sin que suponga un coste adicional para la empresa. Y tener en cuenta que las políticas de protección de la información y seguridad deben aplicarse a todos los datos que compartamos con ellos, evitando el uso del correo electrónico y herramientas no corporativas como métodos de intercambio.

Esperamos que estas ideas os ayuden a reflexionar sobre la forma en que estáis dirigiendo la colaboración en vuestra empresa y empezar a analizar si la inversión realizada hasta el momento está teniendo el impacto esperado. Nunca es tarde para mejorar, ya que la colaboración será cada día más relevante para el éxito organizativo y potenciarla es una apuesta segura para el futuro. ¿Hablamos?