El major projecte de migració de fluxos a LATAM

El client i el seu repte: el cas de YPF

Jaciments Petrolífers Fiscals (YPF) és una de les empreses més tradicionals i importants de la República Argentina. Des del 1922, genera energia per a milions d’argentins, encara que també opera a Brasil, Bolívia i Xile. Així, compta amb prop de 20.000 empleats directes i és la principal productora d’hidrocarburs del país.

A més, desenvolupa energia elèctrica a través de YPF LUZ, que investiga i crea solucions tecnològiques per a la indústria des de Y-TEC. Tot i això, la transició energètica, les noves exigències i expectatives dels clients i l’objectiu de reduir les emissions plantejaven una sèrie de desafiaments que havien d’afrontar.

Com podien adaptar-se als nous temps mentre oferien més valor als seus accionistes i millors serveis als clients? Mitjançant un procés profund de transformació digital i adopció de Microsoft 365.

Els resultats

1 de cada 3 fluxos optimitzats

Es van migrar i fer millores de la funcionalitat i la tecnologia dels fluxos, de manera que una gran quantitat van deixar de ser necessaris. Així, prop del 70% dels fluxos van quedar amb menys de 10 accions i un 30% entre 10 i 50 accions.

Èxit de planificació

A través de la modalitat Scrum, l'equip va complir els termes en continuïtat del negoci i en temps de lliurament, ja que prèviament es va resoldre qualsevol risc que pogués sorgir.

Traspàs de coneixement

L'equip de YPF va aprendre a utilitzar les eines e implementar nous fluxos de treball. Així, la companyia va adoptar la tecnologia Power Automate i Low Code per assumir, gestionar i mantenir els fluxos.

Reducció de costos

Es van disminuir els costos en aprofitar les llicències de Microsoft 365 i les seves eines, ja que es va eliminar la necessitat contractar altres llicències de tercers.

“Ens enfrontàvem a un projecte que implicava un gran volum d’usuaris, fluxos, formularis i llocs. El gran repte era poder organitzar-ho tot i migrar-ho. Un cop vam començar a treballar vam veure no només que era possible, sinó que podíem optimitzar una gran quantitat de fluxos i que tot el procés fos transparent per als usuaris; que no notessin el canvi. Vam complir en temps i compromisos i per a nosaltres, aquest va ser el més gran èxit del projecte.”

Pablo Fernandez Hinojosa, enginyer de Programari a YPF

Col·laboració al núvol

L’equip de YPF era conscient que migrar tots els fluxos al núvol seria un procés llarg, ja que calia maximitzar el contingut al núvol i canviar la forma de treball dels usuaris.

Migració al núvol

YPF tenia més d'un miler de fluxos, centenars de formularis InfoPath i més d'un centenar de Site collection. Ara té tota la seva ofimàtica a l'Office Pro+ i opera des del núvol. D'aquesta manera, centralitza més d'1,5 milions d'arxius sincronitzats a OneDrive, amb més de 10.000 usuaris actius que guarden, comparteixen i editen arxius. A més, amb Microsoft Teams operen més de 1.500 equips de treball, cosa que facilita la col·laboració.

Millora del Governance

També calia reestructurar alguns processos i experiències funcionals per optimitzar els fluxos de treball i eliminar tots aquells que no fossin necessaris. Gràcies a seguir una estratègia Low Code, va augmentar el control sobre els processos i en va millorar la gestió mentre facilitava la implementació de nous fluxos.

Llicenciament

Per reduir els costos, era fonamental rendibilitzar al màxim l'ús de Power Automate. Així, es van reduir les necessitats de llicències a Nintex i Infopath. També van traslladar més de 130 milions de correus electrònics a Outlook Exchange i, ara, compten amb més de 8 mil usuaris a SharePoint. D'aquesta manera, YPF pot utilitzar Power BI per generar i analitzar les dades de la seva transformació digital i perfeccionar-ne més els processos.

Avantatges de Power Platform

PowerApps

Crea aplicacions de manera ràpida en un parell d'hores i que s'executen a internet, IOs i Android.

Power BI

Unifica les dades des de diversos orígens per generar plafons interactius i informes que faciliten l'extracció de conclusions i la presa de decisions.

Power Automate

Automatitza fluxos de treball de manera eficaç a través d'aplicacions sense codi que es connecten a multitud de serveis i apps.

Power Virtual Agents

Desenvolupa bots de xat que milloren lexperiència dusuari dels clients i empleats sense necessitat de codi.

Per què Raona?

Raona va crear un espai únic on trobar qualsevol informació de fonts de dades i contingut de YPF, SAP, Sharepoint, Carpetes de xarxa, Bases de dades i diverses versions de Sharepoint.

"Un equip conjunt de YPF i de Raona va desenvolupar a mida un cercador de múltiples fonts d´informació, centralitzat, amb grans volums d´informació i tecnologia SharePoint."

“La complexitat, el volum i l'impacte en la migració requeria un Partner amb prèvia experiència en migració de fluxos.”

“YPF va confiar en Raona per la seva àmplia experiència i especialització en l'entorn de treball de Microsoft 365 i totes les solucions.”