Llevamos ya un año de cambio drástico en los hábitos sociales que nos han convencido de que nada a volverá a ser igual que antes. Los numerosos cambios se vuelven hábitos y, a nivel organizativo, una realidad se abre paso en todas las empresas: la colaboración remota ha venido para quedarse y hay que adaptarse a las oportunidades y retos que presenta el desarrollar la mayor parte de nuestra actividad profesional sin estar sentados al lado de nuestros compañeros de equipo.
El despliegue de herramientas de colaboración remota ha sido uno de los grandes retos de los departamentos de IT en el último año, garantizando en acceso y el correcto uso de todos los empleados. Todas las plataformas de colaboración han experimentado un espectacular crecimiento, destacando especialmente la expansión de Microsoft Teams, que creció un 50% en usuarios activos en sólo 6 meses, sin duda impulsada por las sinergias con Office 365 y el resto de herramientas que ofrece Microsoft. Pero precisamente ese boom ha provocado que la colaboración remota aún esté lejos de ser tan efectiva como la presencial, dado que hay numerosos hábitos que impiden adaptarse completamente a la nueva realidad.
Desde la experiencia de Raona en la implantación de entornos colaborativos, hemos querido ofreceros unas breves recomendaciones para ayudar a encontrar pautas a los responsables de IT y Transformación Digital que puedan aplicar en sus empresas para impulsar la eficacia de la colaboración remota en sus equipos:
1.- Identifica y focalízate en los objetivos
Cuando los equipos no están físicamente en el mismo espacio, debe producirse un cambio de perspectiva para definir lo que consideramos un éxito. La autonomía comporta establecer de forma clara los objetivos que perseguimos como equipo, asegurándose que todos los miembros saben qué hay que conseguir y qué parte le corresponde a cada uno. Luego, centrarse en los objetivos, los entregables y la calidad del trabajo es fundamental, así como exigir responsabilidades y hacer seguimiento de los resultados para garantizar el éxito de la colaboración remota para todos los involucrados.
2.- Escribe más y mejor
No es posible acercarse a la mesa de un compañero para aclarar dudas rápidas cuando se está trabajando de forma remota. Hay múltiples canales de comunicación disponibles para colaborar en remoto -chat, teléfono, correo, videoconferencia,… -, pero todos ellos generan interrupciones que afectan al rendimiento y no siempre tenemos la respuesta de forma ágil. La colaboración remota requiere una comunicación planificada y con un propósito, de lo contrario las cosas pueden malinterpretarse o nunca comunicarse.
Es recomendable escribir más y establecer prácticas acordadas para la documentación. Crea listas para describir objetivos, tareas para alinear los próximos pasos y una wiki para recopilar y aclarar dudas. Estas redacciones informales facilitan verbalizar y concretar conceptos, siendo de gran ayuda para cualquier persona nueva que se una al equipo o para ponerse al día.
3.- Haz que cada reunión cuente
Igual que en la colaboración presencial, las reuniones son uno de los principales focos de ineficiencia del trabajo remoto: dispersión, irrelevancia y asistencia pasiva son habituales porqué el estar y el opinar son importantes para demostrar presencia y implicación, pero eso no suele redundar en mayor calidad ni en lograr los objetivos que se persiguen.
Usa una plantilla para las reuniones virtuales que incluya los objetivos, los temas a tratar y las tareas asignadas. Nombra un moderador que asigne turnos de palabra y que cumpla los tiempos. Y ante todo, asegúrate que las decisiones quedan escritas y que hay un responsable de hacer el seguimiento para salir de la sala con todo organizado.
4.- Gobierna la colaboración
Cada persona es un mundo y cada empresa también. Dejar que la gente colabore a sus anchas genera un riesgo elevado de dispersión de la información y falta de control que suele llevar a acotar la creación de espacios de trabajo en la nube por parte de IT, restringiendo el uso de los entornos colaborativos. Y el principal problema sigue subyacente: la estructura interna de los espacios compartidos es anárquica, personalizada y dificulta enormemente compartir formas de trabajo entre distintos equipos de la misma empresa.
El gobierno de la colaboración o Collaboration Governance apuesta por aprovechar las posibilidades de Sharepoint, Teams y otras herramientas de Microsoft 365 para crear plantillas adaptadas a cada empresa que se puedan crear a petición de los usuarios. Estas plantillas modelizan el lenguaje corporativo, estructuran una misma forma de colaborar y garantizan la permanencia de la información en los entornos de la empresa.
5.- Empodera a tus empleados
La extensión de la colaboración remota ha hecho más evidente y dramática la conocida como Brecha Digital: las diferentes capacidades y habilidades que tiene cada persona para usar y aprovechar las herramientas digitales para mejorar el trabajo diario. En muchos casos se ha intentado solucionar con formación a medida, algo que justamente ahonda más la brecha existente, traspasando al usuario la responsabilidad de sacar partido a la tecnología.
Abogamos por ir más allá del tradicional User Adoption formativo y apostar firmemente por un Digital Adoption vehiculado desde la organización. Mediante iniciativas concretas y medibles, se establecen nuevas formas de trabajar que se focalizan en ganar destreza digital de forma global para que todos los empleados empiecen a trabajar de forma eficiente, sacando partido de las plataformas tecnológicas para lograr una colaboración remota satisfactoria.
Una recomendación final: no hay que dejarse abrumar por la magnitud de los cambios a realizar y avanzar paso a paso con una estrategia de adopción digital definida. La noticia positiva es que estas mejoras no sólo van a redundar en realizar una colaboración remota más satisfactoria y productiva, si no que también ayudarán a que la colaboración presencial sea más focalizada y podamos dedicar el tiempo sobrante a tomar un café con nuestros compañeros cuando nos encontremos de nuevo en las oficinas.
