Tener una oficina sin papeles, moderna y con espacios amplios que permitan la colaboración y el intercambio de conocimientos entre los empleados se ha convertido en una tendencia global en la nueva forma de trabajar en la era digital. Y la previsión presente y futura, marcada por la pandemia del Covid-19, apunta a un incremento general del trabajo remoto donde la digitalización de los procesos es imprescindible y donde la oficina se convierte más en un punto de encuentro que en el lugar de trabajo de cada día. En pocos años, los esfuerzos de captación y retención del talento requerirán ofrecer planes de teletrabajo bien cimentados y unas oficinas atractivas donde ir sea un placer y no una obligación.
Para poder alcanzar este escenario soñado es imprescindible la Transformación Digital de nuestro modelo de empresa, ofreciendo un nuevo Digital Workplace que cuente con herramientas de colaboración, comunicación y gestión flexibles y adaptadas al “anytime anywhere”. Y como no, el cambio más árduo de todo: adaptar los procesos de negocio al mundo digital, eliminando todo aquello que lo impide y en especial, el papel.
Tener una estrategia Paperless no es hoy en día una opción, si no una obligación. El calendario y las prioridades son adaptables a las posibilidades organizativas y presupuestarias de cada empresa, pero definir la estrategia Paperless es una tarea ineludible del responsable de IT en coordinación con el resto de los departamentos de la empresa. Esta estrategia marcará el rumbo general y la forma de abordar la transición de cada proceso al servicio de las necesidades de la empresa.
Para definir la estrategia Paperless que encaja en nuestra organización, debemos establecer qué alternativas tenemos en función de nuestro sector, estructura y prioridades en base a estas tres dicotomías:
- Digitalización o preservación del papel. Las regulaciones y obligaciones legales suelen ser el principal factor sobre la necesidad de preservar el papel original o si podemos digitalizar los documentos y destruir el ejemplar físico. Hay que estudiar las alternativas legales en cada país y analizar soluciones mixtas que permitan reducir en todo lo posible los cotes de impresión y almacenamiento.
- Centrado en el documento o en el proceso. Hay que analizar si, para cada flujo de trabajo, el documento en papel es un medio o un fin. Si lo importante es el proceso, el papel es un soporte de información que se usa para su transmisión, siendo viable la digitalización de los datos para mejorar todo el flujo. En cambio, si lo relevante es el ciclo de vida del propio documento -creación, versionado, compartición, …-, deberemos mantenerlo como entidad y centrarnos en hacer una gestión eficiente.
- Cambio global o por procesos: finalmente, debemos determinar si el proceso de cambio a afrontar se tiene que realizar para toda la empresa a la vez o si es mejor realizarlo para cada proceso de forma independiente. Aunque no influya en la estrategia a escoger, si marcará la selección de herramientas y los requisitos que estas deben cumplir, así como las fases y etapas del proyecto de implantación.
Es importante realizar un buen trabajo de consultoría previo a decidir nuestras estrategias Paperless, dado que es probable que no todos los escenarios requieran aplicar la misma y sea necesario desarrollar varias alternativas. Una vez definidas, es recomendable estudiar las herramientas a nuestra disposición para consensuar un modelo de implementación común para cada estrategia.
Las estrategias Paperless resultantes del análisis de estos ejes de decisión se resumen en cuatro alternativas distintas que podemos aplicar a cada proceso de negocio:
- Almacenaje: en caso de ser necesaria la preservación del documento y siendo este el centro del flujo, la estrategia adecuada pasa por la digitalización del documento original, clasificar sus taxonomías y almacenar el papel en un almacén gestionado correctamente para su conservación y recuperación en caso de necesidad. Existen múltiples empresas que se especializan en ello, aunque en caso de no contar con volúmenes de decenas de miles de papeles del mismo tipo de documento, seguramente deberemos organizar nuestro propio archivo interno.
- Optimización: si tenemos que preservar el documento por motivos legales pero lo relevante es el proceso que se inicia con su emisión o recepción, debemos optar por una estrategia de optimización: analizar el proceso, definir el ciclo de vida, digitalizar el contenido relevante e implementar el proceso con herramientas que garanticen el control, seguimiento y auditoría del proceso. Los tradicionales BPM se centran en estos menesteres, aunque en Raona preferimos más la agilidad y adaptabilidad que nos ofrece la plataforma Office 365 y los componentes que utilizamos en nuestra solución Paperless Now para optimizar los procesos basados en papel.
- Gestión Documental: en caso de que no existan impedimentos para tener el papel sólo digitalizado y a la vez, su ciclo de vida sea lo relevante para nosotros, estamos en un clásico escenario de gestión documental. La mayoría de las empresas ya cuentan con alguno, como por ejemplo Sharepoint en Office 365, que permiten la creación, edición y compartición de los documentos entre varios usuarios, realizan el control de versiones y de seguridad. Es uno de los pilares básicos de nuestra implementación del Digital Workplace, Modern Workplace, que te invitamos a visitar para descubrir todo su potencial.
- Automatización: si no necesitamos preservar el papel y lo importante es el proceso, es evidente que podemos prescindir de él dado que sólo los hábitos organizativos explican porqué aún imprimimos y guardamos papeles para este flujo. La automatización pasa por el diseño de una aplicación informática que guarde el contenido relevante del papel y implemente las acciones necesarias para la ejecución del flujo. Esto se puede realizar con el desarrollo de aplicaciones tradicional, aunque en muchos casos es suficiente usar herramientas low-code de rápido desarrollo como las de la Power Platform de Microsoft que en pocos días nos pueden permitir aplicar esta estrategia en nuestro entorno.
Aunque pueda parecer fácil a simple vista, la definición de la estrategia Paperless adecuada para cada escenario suele complicarse por las distintas perspectivas de los involucrados, la resistencia al cambio y la habitual tendencia a la complicación que realizan los usuarios, cosa que debe combatirse con un enfoque Lean y mucha capacidad de negociación para vislumbrar el camino para cada área. Por suerte, una vez trazado el rumbo, las herramientas y el conocimiento necesarios para su implementación sólo requieren de un Partner con experiencia y marcar un ritmo sin prisas pero sin pausas que nos conduzca al ansiado objetivo de ser una empresa sin papeles. ¿Hablamos?
