Las mejores herramientas de colaboración online no son otras que aquellas que consiguen dar solución a las necesidades de tus proyectos, equipos, tareas… ya sean del entorno de O365, cómo Teams o Sharepoint u otras: Stream, Yammer, Onedrive… Combinaciones hay prácticamente ilimitadas, pero para que sean verdaderamente útiles (organizadas, seguras y gobernables, en oposición al caos) lo más importante es pararse a configurar los flujos de trabajo.
En este artículo te contamos los básicos. También puede interesarte leer algunos otros consejos de gestión de tareas y equipos online.
Herramientas de colaboración, ¿cómo han de ser?
Si el objetivo de las herramientas de colaboración es crear espacios de colaboración corporativos (en adelante, ECC) que realmente funcionen hay que tener en cuenta especialmente 2 factores: el empleado (orden, eficiencia, rapidez, etc) y al equipo de IT (seguridad, gobernabilidad, escalabilidad, etc).
¿Cuándo estas herramientas funcionarán para el empleado?
El escenario satisfactorio de trabajo de un empleado constaría de que:
- La organización haya definido varios de sus ECCs (tipología -plantillas-). Es decir, identificar los primeros y principales espacios de colaboración más habituales, consensuando una estructura válida, con su contenido previo, con sus metadatos y su seguridad más definida.
- El empleado, cuando requiera un espacio de colaboración, se limite a elegir de forma clara el ECC que necesita y se olvide de la complejidad de creación (instanciar), y se limite al flujo de aprobación pactado para ese ECC (selfservice/cadena de aprobación).
- El empleado también vea, at first glance, sus instancias de ECC (a las que tiene acceso), y mejor si ya vislumbra algún dato relevante.
- El empleado, al hacer click sobre una instancia, vaya al lugar/herramienta correspondiente y se centre en el contenido/colaboración.
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¿Cuándo estas herramientas de colaboración online o en la nube funcionarán para IT? (serán seguras y gobernables)
Y esta misma solución, para el responsable de IT (o departamento que tiene ECC), disponga:
- Una lista o reporte de todas las instancias de ECCs creados (control de la información)
- Dashboard de indicadores como uso, accesos externos, volumen, etc
- Facilidad para futuros procesos de control y mantenimiento de éstos (archivado, etc)
Y a la gran pregunta; ¿esto no limitará más al empleado?
Las respuestas son:
- Definir si crear un espacio concreto (ECC) es un autoservicio o un severo y restringido flujo de aprobación; no es limitar, sino facilitar las bases corporativas de la colaboración,
- Siempre puedes optar por definir un ECC tipo OpenSpace. Y en él definir temporalidad, límites o no de accesos, política de archivado, etc. Es decir, mejor tener control de lo podría ser totalmente desconocido.
- Un ECC puede limitarse totalmente, o también dejarlo extender en estructura, accesos, grupos, etc. Cada organización defina hasta dónde el empleado puede llegar (Plan de Gobierno de los ECC).
Si quieres saber más de aceleradores y servicios de raona al respecto Collaboration Governance – Raona
