Tener un buen sistema de comunicación interna es la clave para que el trabajo salga de un modo fluido, con pocos errores e inclusivo para todas las partes relacionadas con cada proyecto.
Cuando una empresa basa su forma de desarrollo en el trabajo en una colaboración en equipo bien engrasada, todas sus partes funcionan a la perfección y se construye un buen ambiente laboral en el que la opinión de todos los integrantes es escuchada y tenida en cuenta.
Contar con buenas herramientas que ayuden a la gestión de la comunicación interna, como la Communication Hub que te permite genstionar todas las comunicaciones desde una única plataforma, también consigue prevenir que algunos departamentos, o en algunos proyectos, se realicen acciones que vayan en contra de los valores de la organización y sirven como fuente de información para que todos estén en sintonía con los mismos.
¿A qué nos referimos cuando hablamos de la comunicación interna en una empresa?
La comunicación interna de una empresa es más que las reuniones de departamento y de empresa que se tienen habitualmente en el trabajo, se trata de un conjunto de acciones y mensajes que crea la organización con la meta de crear y mantener una interacción lo más abierta y colaborativa posible con todos sus miembros, ya sean trabajadores base, mandos intermedios o directivos.
Para lograrlo se crean comunicaciones y contenidos que se distribuyen a través de diferentes canales internos y herramientas y cuyo objetivo es dar información sobre novedades o noticias de la organización, educar y formar al personal en diferentes técnicas, cursos o disciplinas, inspirar y motivar al equipo y reforzar la cultura corporativa. Siendo estas 3 últimas comunicaciones clave para construir un buen ambiente laboral en el que todos se sientan una parte importante y puesta en valor de la organización o empresa.
Cuando no hay una buena comunicación interna suceden algunas de estas cosas que seguro has vivido alguna vez en el trabajo: el envío de circulares que nadie lee, te enteras de información esencial de boca de otros compañeros o por casualidad, de repente ves que un compañero ya no trabaja en la empresa y no te dan ninguna explicación…
Como puedes ver, una falta de comunicación interna es un criadero de incertidumbre y desconfianza para los trabajadores, que se desconectan completamente de la misión y visión de la empresa (si es que la conocen) y que no consideran su puesto de trabajo como algo seguro o un sitio agradable y amable en el que trabajar.
La comunicación interna debe ir en todas las direcciones para que fluya por toda la empresa o institución y debe realizarse tanto por medios formales como informales, sin que estos últimos sean los portadores de noticias importantes para la gran mayoría de los colaboradores.
¿Por qué es importante conseguir una comunicación interna eficaz?
Las 11 Herramientas de comunicación interna más habituales
Para conseguir una comunicación interna eficaz, que comparta la información deseada de un modo organizado y claro, podemos usar diferentes herramientas de comunicación de las que, dependiendo de las necesidades de la organización, se pueden usar unas u otras y combinarlas según se vea.
Reuniones
Un clásico de todos los tiempos. La clave para que las reuniones sean una herramienta de comunicación interna eficaz y no se conviertan en una tarea aburrida que hace perder tiempo, es hacer únicamente las reuniones necesarias ¡el tiempo de todos es valioso!
Si tenemos algo que transmitir que se pueda comunicar de un modo más sencillo y rápido a través de otros medios: correo electrónico, mensaje en la intranet, llamada telefónica, cartelería, etcétera, evita reunir a los trabajadores.
Cuando hay muchas reuniones y estas tratan temas poco importantes o de poco calado, los trabajadores se desgastan y dejan de prestar atención. Además, resultan en una pérdida de tiempo que corta el flujo de trabajo y afecta a la productividad.
Elige muy bien el tipo de eventos, acciones y novedades que realmente necesitan una reunión para que la información que emitas sea verdaderamente recibida por el trabajador. Que sea de su interés y tenga que ver con sus tareas o con el funcionamiento de la empresa.
Email interno
Esta es la herramienta mejor valorada por los trabajadores y una de las más eficaces ya que hoy en día lo normal es que todos tengan una cuenta de email de la que están pendientes para el desarrollo de su trabajo diario, por lo que los mensajes de comunicación interna tienen altísimas posibilidades de ser abiertos, leídos y asimilados. Además, en un panorama en el que cada vez hay más teletrabajo, es una herramienta de comunicación indispensable.
Aprovecha la versatilidad del email para enviar desde imágenes y frases motivacionales a informar sobre campañas internas en desarrollo o las que se van a lanzar en un futuro próximo pasando por las últimas noticias y sucesos que hayan pasado en la empresa.
No te limites a usar texto, este es un buen canal para llamar la atención visualmente con imágenes, fotografías o infografías y, en el caso de usar otras herramientas como revistas digitales corporativas o newsletter, las puedes adjuntar y enviar por el email interno para que todos las reciban.
Videoconferencias
Como hemos comentado antes, hoy en día es cada vez más común el teletrabajo y, desde el confinamiento y la pandemia del COVID-19, las herramientas que permiten realizar videoconferencias se han convertido en estrella dentro de las estrategias de comunicación interna.
A través de ella se puede agilizar mucho el flujo de trabajo cuando todo el equipo o parte de él se encuentra fuera a la hora de tener una reunión, ya que permite transmitir la información al mismo tiempo a los que están presentes como a los que están fuera.
Eso sí, al igual que sucede con las reuniones tradicionales, hay que elegir muy bien la información que se quiere transmitir para no quemar al colaborador con múltiples videoconferencias a la semana que no aportan nada.
Si quieres que te escuchen elige bien el momento y aporta información interesante y de calado para los receptores.
Intranet
Redes sociales internas
Ahora ya es raro encontrarse a alguien que no tenga algún perfil en redes sociales o que no esté familiarizado con ellas.
Así, en el mercado podemos encontrar diferentes herramientas de comunicación interna creadas para funcionar de un modo similar al de las redes sociales más usadas, solo que estas plataformas proporcionan a la empresa una red social propia en la que los trabajadores forman la comunidad.
Se pueden usar para la gestión de todo tipo de información: lanzar mensajes o reforzar los lanzados, proporcionar un espacio de interacción entre compañeros, crear encuestas, etc. Algunas de las más comunes son Yammer, LifeRay o Workplace, entre otras.
Apps
Si buscas algo a la medida de tus necesidades de comunicación corporativa interna, puedes encargar que te creen una app a medida o emplear algunas de las que ya hay en el mercado para prestar estos servicios de gestión de comunicación.
Con ellas puedes emitir la información necesaria, compartir contenidos, recursos y herramientas e incluso propiciar la interacción entre los trabajadores compartiendo contenidos de entretenimiento que sirvan para que se conozcan mejor entre ellos.
Tablón de anuncios
Otro clásico revisitado de la comunicación interna es el tablón de anuncios, ya sea en su versión física o digital.
Puedes usar pantallas de televisión repartidas estratégicamente en las que compartir comunicados, anuncios, vídeos y presentaciones y si apuestas por la versión física de toda la vida, se tiene que estudiar muy bien su ubicación para que esté a la vista y que se encuentre en un espacio por el que, sí o sí, tienen que pasar los trabajadores.
Buzón de sugerencias
Si buscas conocer de primera mano y sin tiritas lo que opinan de la organización, la dirección o el sistema de trabajo de tu empresa, el buzón de sugerencias no puede faltar en tu estrategia de comunicación interna.
Esta herramienta permite que los trabajadores se expresen libremente, sin miedo a represalias y te da una visión amplia sobre la percepción que los empleados tienen sobre la compañía, las relaciones entre ellos y/o con la dirección y mandos intermedios y te puede dar a conocer cuestiones relacionadas con el desarrollo profesional de algunos que ignorabas.
Pero todo tiene un aquél, para que el buzón de sugerencias surja efecto y no caiga en el olvido o, peor, le dé miedo a los trabajadores usarlo por si hay represalias a sus opiniones, por muy anónimas que sean, la implementación de esta herramienta debe ir acompañada de campañas que motiven su uso y que reflejen tu firma intención de escuchar sus opiniones ya que son valiosas para la mejora de la empresa.
Revista interna
La revista interna también es una gran herramienta de comunicación interna que, además, te permite ofrecer una mezcla equilibrada de información más formal con otras noticias y contenidos más informales, pero siempre relacionados con el funcionamiento de la empresa y su lado más humano en cuanto a personal y dirección.
Editar una revista, ya sea en formato físico o digital, conlleva un buen esfuerzo y organización para su correcta publicación, pero es un medio muy eficaz para crear comunidad dentro de la compañía e informar tanto de la competencia como de cifras de la industria, pasando por el trabajo social de la empresa, destacar la trayectoria de trabajadores o dar consejos.
Encuestas
La realización de encuestas te permite recoger mucha información acerca de la opinión que los trabajadores acerca del funcionamiento de la empresa, la imagen que esta proyecta dentro de la misma y para interrogarlos sobre diferentes áreas o temas en concreto.
Esta herramienta es valiosísima a la hora de tantear el terreno antes de realizar algún cambio organizacional que afecte a los trabajadores y te permitirá decidir si aplicarlo o no según el consenso que se reciba.
Manual del empleado
Otra de las herramientas de comunicación más clásicas es el manual del empleado. La edición de un documento que recoja la misión y visión de la empresa, los objetivos de la misma, su funcionamiento interno, así como la descripción de las ventajas y recursos a los que tiene acceso el nuevo trabajador es un gesto potente y muy agradecido por los nuevos fichajes, ya que les permite sumergirse dentro del estilo comunicativo de la empresa desde el primer día y les hace sentirse bien recibidos.
Además, también puedes aprovechar esta herramienta informativa para crear manuales de diversos temas como de procesos o el onboarding.
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