Afrontar el reto de migrar un file server corporativo local a la nube suele ser un trabajo hercúleo, pero si además se quiere aprovechar para hacer limpieza y optimizar las prácticas digitales con las que los usuarios colaboran y comparten estos documentos, se convierte en un reto que incluye la adopción de nuevas herramientas y transformar la cultura interna de la organización. Este es un proyecto que muchas empresas dudan cuándo deben afrontarlo porqué el coste de propiedad de los servidores de ficheros ya está amortizado y saben que la gestión del cambio es tan compleja como exponencialmente más cara cuanto más tiempo tarden en realizarla.
Un planteamiento habitual en los departamentos de Infraestructuras es realizar una migración física de ficheros: escoger un nuevo almacenamiento en la nube como las alternativas que nos ofrece Microsoft con Office 365 y Azure, crear y dar permisos en los nuevos espacios a los usuarios y usar una herramienta de copia directa de ficheros que los suba a Sharepoint, Teams, OneDrive y Azure File Storage según se haya mapeado. Luego se bloquea el acceso a los ficheros antiguos y se fuerza al usuario a emplear los nuevos entornos, impartiendo una formación básica para que no anden muy perdidos y generen incidencias a mansalva. Aunque el proyecto suele terminar, el beneficio generado para la organización es nulo y sólo resuelve la necesidad de IT mientras los usuarios afrontan por su cuenta el reto de reorganizar su información y la de sus departamentos.
La experiencia acumulada en la implementación de entonos de Digital Workplace demuestra que realizar el proceso de migración sin afrontar la transformación de la forma de trabajar de los usuarios tiene un impacto grave en la productividad, dado que no sólo se pierde la oportunidad de aprovechar las posibilidades de las nuevas plataformas si no que se provoca un perjuicio directo en el día a día de los procesos. Aunque sea más lento y requiera involucrar a los departamentos, afrontar la migración de un File Server a la nube es una oportunidad única para dialogar y dar soluciones que optimicen de forma notable la productividad de los usuarios y los procesos de colaboración en la empresa.
El proceso técnico de migración está ampliamente cubierto por las guías de Microsoft que cubren estos aspectos, como el de este enlace. Por ello, este artículo está centrado en la parte más consultiva del proceso, analizando los grandes bloques a abordar, saber qué patrones existen para encauzar el diálogo con los usuarios y lograr el éxito en este cometido. Hay que tener siempre en mente que el objetivo es transformar los procesos organizativos para lograr que las nuevas herramientas de Microsoft como Sharepoint, Teams, OneDrive y Azure generen un impacto positivo en la productividad y la eficiencia de la empresa. Este gráfico muestra los cuatro bloques en que se divide el contenido a migrar desde la perspectiva del origen y uso de los mismos:
Este diagrama permite visualizar el mapeo de los distintos tipos de contenido en los servidores de ficheros corporativos con el destino recomendado según la tipología de información y el uso a que esta destinado. Cada bloque corresponde a los principales generadores de información en la empresa: los usuarios individuales, los equipos y departamentos y los procesos de negocio establecidos. Hay que analizar separadamente cada grupo para ver qué actividades debemos realizar y las herramientas que nos ayudarán a lograr el éxito.
1.- Digital Adoption para los Ficheros personales
Los usuarios acostumbran a acumular gran cantidad de ficheros en los ordenadores y las carpetas compartidas de la red que se les asignan y muchas veces, con poca relación con las actividades en la empresa. OneDrive es sin duda la solución ideal para estos escenarios: las suscripciones de Office 365 ofrecen un 1 Tb de inicio para cada uno, se pueden mantener en local y se sincroniza en la nube. Ideal para eliminar las carpetas compartidas de usuario en red y que aprovechen las posibilidades de compartir que ofrece la plataforma.
La parte compleja está en la educación -que no es sólo formación- en las nuevas formas de uso para mantener la seguridad y evitar saturar el correo electrónico. Las prácticas de Digital Adoption permiten analizar el grado de madurez, desarrollar procesos de adaptación de los usuarios y ayudarles a sacar partido de todos los componentes de Microsoft 365. Así, una vez movidos los ficheros, se asegura que las malas prácticas heredadas van siendo paulatinamente sustituidas por los del nuevo paradigma en la nube.
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2.- Collaboration Governance para los Documentos compartidos
Enumerar y clasificar las carpetas que usan los departamentos y equipos para colaborar no es tarea fácil ante la diversidad y el elevado volumen histórico que suele existir. E intentar hacer un traspaso directo a sitios de Sharepoint o equipos de Teams suele abocar a repetir los errores de silos de información, falta de clasificación y aprovechamiento del potencial de la plataforma que muchas empresas ya sufrían con estas herramientas en local.
Definir, estructurar y desplegar una arquitectura de espacios de colaboración adecuada al modelo organizativo de la empresa es el objetivo del Collaboration Governance. No se trata sólo de mover ficheros, si no de ayudar a los departamentos a tener plantillas compartidas que faciliten la colaboración, permitan encontrar la información y ayuden a unificar buenas prácticas en la empresa. Y además, que el Departamento de IT pueda garantizar sus responsabilidades de control, seguridad y gobierno de la información en un entorno tan cambiante y dinámico como los espacios en la nube.
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3.- Paperless para los Archivos de Procesos
El último gran bloque de los ficheros almacenados en servidores locales es el que se genera de forma permanente a partir de los procesos de negocio desplegados por la empresa, muchos de ellos fruto de los procesos de digitalización de documentos llevados a cabo en el pasado. Suelen compartir el hecho de contar con un ciclo de vida del documento bien definido pero una gestión de su contenido desorganizada, sin aplicar taxonomías, seguimiento o políticas de archivado que permiten su acumulación durante años sin que nadie lo supervise. También pertenece a este bloque todo el contenido compartido por los departamentos hacia la organización, que muchas veces se ubica de forma errónea en espacios departamentales confundiendo la responsabilidad de su publicación con el destino global de su uso.
Las prácticas descritas como Paperless son el mejor punto de partida para aprovechar el proceso de migración hacia el entorno de Sharepoint o Azure File Storage -siendo más recomendable este segundo si no se requieren procesos adicionales por su menor coste- para redefinir los procesos e intentar aplicar políticas de seguridad, control, archivado y auditoría que permitan supervisar el contenido y su acceso de forma más eficiente que en el presente.
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4.- Resto de archivos obsoletos
Aunque pueda parecer que todos los ficheros al migrar un File Server se distribuirán entre las tres categorías anteriores, habitualmente más del 40% de ellos acaban en esta cuarta categoría: carpetas de usuarios que ya no están en la empresa, equipos que ya no existen, procesos obsoletos, versiones obsoletas de datos, copias de seguridad,… A lo que se debe añadir algunas malas prácticas habituales como el exceso de versionado por nombre de fichero, el duplicado a modo de respaldo, descargas por si acaso,…
Hay que aplicar el enfoque de la metodología 5S -Sort, Set in Order, Standarize, Shine, Sustain– para hacer limpieza y organizar el caos. En este caso, lo mejor es dotarse de un amplio espacio de archivo privado para este proyecto sin acceso para el resto de la organización -sea en la nube o en alternativas de almacenamiento en frío de muy bajo coste- e ir migrando las carpetas sin hacer demasiado ruido. Probablemente, la mayor parte de ellas nunca serán reclamadas ni echadas de menos por nadie, pasando a ser parte de un archivo de seguridad por si algún día alguien lo solicita.
El camino para este proceso de migración puede parecer largo y pesado por la cantidad de Terabytes descontrolados que se acumulan en la organización, con un Síndrome de Diógenes digital mucho más frecuente de lo que se quiere reconocer. Pero el esfuerzo vale la pena si se afronta como una oportunidad para iniciar un diálogo con los usuarios, los departamentos y los responsables de los procesos. Los ficheros siguen siendo el principal repositorio de datos de los usuarios y ayudarles a transformar sus patrones de trabajo y aprovechar las oportunidades que les ofrece Microsoft 365 para ganar eficiencia es tan prioritario como positivo par el futuro de la organización.
