En un contexto actual con entornos cada vez más digitalizado y donde las conexiones entre las personas son tan importantes, la comunicación interna y el acceso a la información son claves para el éxito de cualquier organización. La intranet se ha convertido en una herramienta fundamental para optimizar estos procesos, facilitando la colaboración entre empleados y el flujo de información de forma segura y eficiente.
Más allá de una simple red interna, la intranet es un espacio digital privado al que solo tienen acceso los miembros de una organización, como empleados, colaboradores o incluso clientes. Esta plataforma centralizada ofrece un sinfín de posibilidades para mejorar la comunicación, el trabajo en equipo y la gestión del conocimiento dentro de la empresa.
En el siguiente texto vamos a ofrecerte una radiografía completa y exacta de lo que es una intranet y cuáles son sus diferentes definiciones, qué funcionalidades ofrece, cómo podemos identificar una buena intranet de otra no tan buena y, finalmente, qué ventajas nos puede ofrecer frente a otras organizaciones que no dispongan de una.
Definición de una Intranet desde los enfoques técnico y empresarial
Pero, aunque ya hemos señalado en la introducción lo que es una intranet, es importante saber su definición en base a enfoques distintos, es decir, bajo la perspectiva técnica y la organizativa y/o empresarial. Con esta premisa, podemos encontrar dos definiciones diferentes y complementarias:
- Desde el punto de vista más técnico podemos concluir que una intranet es una red privada que se basa en la tecnología de Internet y que utiliza el protocolo TCP/IP, pero a diferencia de esta, no es accesible al público general. Solo los usuarios autorizados con las credenciales correspondientes pueden acceder a la información y los recursos disponibles en la intranet.
- Pero desde un enfoque organizativo y/o empresarial, y como comentábamos al principio del texto, una intranet es una plataforma esencial para facilitar los diversos procesos internos que se producen en cualquier organización. A través de ella, es posible implementar sistemas que permiten desde el registro de la hora de entrada y salida de los empleados, hasta la realización de trámites administrativos como solicitudes de vacaciones o acceso a documentos corporativos. Este enfoque digital de la gestión interna promueve la eficiencia y la seguridad de la información, limitando el acceso a personas externas a la organización y asegurando que cada empleado tenga acceso solo a la información relevante para su puesto
¿Qué podemos hacer con una intranet?
Por supuesto, una intranet ofrece una amplia gama de funcionalidades diseñadas y enfocadas a que la comunicación y la productividad dentro de la organización sea lo mejor posible. Cada intranet puede ser única y estar adaptada a la necesidad de sus usuarios, sin embargo, hay ciertos elementos que son comunes a todas ellas. A continuación, te mostramos algunas de las posibilidades más destacadas que puede ofrecer una intranet, con ejemplos claros que te permitirán visualizar cómo podría mejorar el día a día en tu organización o empresa:
Canalizar toda la comunicación interna
Una intranet funciona como un canal de comunicación centralizado para anuncios importantes, noticias de la empresa o de la organización, y actualizaciones de políticas, garantizando que todo el mundo reciba información consistente y actualizada. Además, también facilita la comunicación entre todas las personas que se encuentran dentro de la intranet.
- Correo electrónico interno: Permite enviar y recibir correos electrónicos dentro de la organización.
- Mensajería instantánea: Facilita la comunicación instantánea entre empleados.
- Foros de debate: Permite crear espacios de discusión sobre temas específicos.
- Wikis: Permite crear y editar documentos de forma colaborativa.
- Blogs: Permite compartir noticias y artículos de interés para la organización.
- Videoconferencias: Permite realizar reuniones virtuales entre empleados.
- Encuestas: Permite realizar encuestas a los empleados.
- Foros de ideas: Permite a los empleados compartir ideas y sugerencias.
- Directorio de empleados: Permite buscar información de contacto de los empleados.
- Noticias internas: Permite compartir noticias y eventos relevantes para la organización.
Gestionar documentos y contenidos
En una intranet se pueden almacenar, compartir y gestionar documentos de forma segura, facilitando el acceso a manuales de todo tipo, materiales y mucho más. Esto asegura que todos tengan acceso a la información más reciente y relevante para cada proyecto y para su labor en el día a día.
- Compartir archivos y documentos: Permite compartir archivos y documentos de forma segura dentro de la organización.
- Biblioteca de documentos: Permite almacenar y compartir documentos de forma centralizada.
- Repositorio de casos de éxito: Permite compartir ejemplos de éxito dentro de la organización.
- Manuales y políticas: Permite acceder a los manuales y políticas de la organización.
- Base de datos de preguntas frecuentes: Permite encontrar respuestas a preguntas frecuentes.
- Enlaces útiles: Permite acceder a enlaces de interés para la organización.
Gestionar proyectos de todo tipo
Otra de las funciones principales que te ofrece una intranet es para la gestión de proyectos, incluyendo la asignación de tareas, seguimiento de progreso, y calendarios compartidos, lo que facilita la coordinación y el seguimiento de proyectos dentro de la organización.
- Herramientas de gestión de proyectos: Permite gestionar proyectos de forma centralizada.
- Calendario compartido: Permite compartir calendarios y agendas.
- Foros de expertos: Permite a los empleados compartir conocimientos y experiencias.
- Sistema de gestión de aprendizaje: Permite ofrecer cursos y formación online a los empleados.
Automatizar procesos de organizaciones o empresas
La intranet puede automatizar procesos empresariales rutinarios, como solicitudes de vacaciones, registros de tiempo, y aprobaciones de gastos, reduciendo la carga de trabajo administrativo y minimizando los errores.
- Solicitud de vacaciones: Permite solicitar vacaciones y permisos fácilmente.
- Reserva de salas de reuniones: Permite reservar espacios y salas de reuniones para la gestión de proyectos y la organización interna.
- Registro de entrada y salida: Permite que todos los miembros de la organización puedan indicar a qué hora entran y salen de su entorno de trabajo.
Acceder a todas las herramientas y recursos
Puede proporcionar un punto de acceso centralizado a herramientas y sistemas empresariales, como sistemas de gestión de recursos humanos, herramientas de soporte técnico, y aplicaciones de gestión financiera, entre otras muchas opciones.
- Acceso a herramientas de trabajo: Permite acceder a herramientas de trabajo como el correo electrónico, el calendario o el CRM.
Facilitar la formación y el desarrollo
Es posible hacer que una intranet aloje módulos de formación en línea y materiales de desarrollo profesional, permitiendo a los empleados y colaboradores de la organización mejorar sus habilidades y conocimientos a su propio ritmo.
- Sistema de gestión de aprendizaje: Permite ofrecer cursos y formación online a los empleados.
- Biblioteca de recursos formativos: Permite almacenar y compartir recursos formativos como videos, presentaciones y documentos.
Integrar en el mismo ecosistema diferentes aplicaciones:
Hacer que la intranet sea el centro de toda la actividad de la organización también pasa por integrar en ella otras aplicaciones empresariales y plataformas de software, permitiendo un flujo de trabajo más fluido y acceso a datos en tiempo real.
- Integración con el CRM: Permite acceder a la información de clientes y oportunidades de negocio.
- Integración con el ERP: Permite acceder a la información financiera y de gestión de la empresa.
- Integración con el sistema de gestión documental: Permite acceder a los documentos almacenados en la empresa.
¿Cómo debería ser una intranet? Claves para una red interna exitosa
Y a pesar de todas las funcionalidades que puede ofrecer una intranet, es fundamental que la elegida y contratada cuente con todas las características necesarias para hacerla fácil de usar, accesible y, sobre todo, muy segura. En Raona somos expertos desde hace más de 20 en ofrecer soluciones tecnológicas para facilitar el trabajo y la comunicación de los empleados, y eso pone a la intranet en el centro de nuestra experiencia y desempeño. En base a nuestro trabajo, una buena intranet debe reunir las siguientes características:
- Que sea personalizable y usable: Debe ser fácil de usar y navegar, con una interfaz intuitiva que pueda ser personalizada según las necesidades y preferencias de los usuarios. Esto incluye personalización a nivel de usuario y de departamento para asegurar que la información más relevante esté fácilmente accesible.
- Que sea accesible y responsive: Con el aumento del trabajo remoto y en movilidad, es fundamental que la intranet sea accesible desde cualquier dispositivo, incluidos smartphones y tabletas, a través de una interfaz responsive o una aplicación móvil dedicada.
- Que motive la comunicación y colaboración de todo el mundo: Debe promover la comunicación efectiva y la colaboración entre los empleados, incluyendo herramientas como mensajería instantánea, foros, espacios de trabajo colaborativos, y la capacidad de compartir documentos y trabajar en ellos de manera conjunta.
- Que ofrezca un sistema de búsqueda potente y eficiente: Un sistema de búsqueda robusto es crucial para permitir a los usuarios encontrar rápidamente la información que necesitan, mejorando la eficiencia y reduciendo el tiempo perdido en búsquedas infructuosas.
- Que se integre fácilmente con otros sistemas y aplicaciones externas: Debe integrarse de manera fluida con otras herramientas y sistemas empresariales (como ERP, CRM, y HRM), proporcionando un punto de acceso unificado a todas las aplicaciones que los empleados necesitan para su trabajo diario.
- Que sea segura y disponga de control de acceso: La seguridad es primordial en una intranet. Esto incluye control de acceso basado en roles, autenticación segura, y protección de datos para garantizar que la información confidencial se mantenga protegida.
- Que permita extraer análisis y feedback: Debe ofrecer herramientas de análisis para rastrear cómo se usa la intranet, qué contenido es más popular, y dónde pueden existir cuellos de botella. Además, debe facilitar la recopilación de feedback de los usuarios para impulsar mejoras continuas.
- Que ofrezca soporte y formación constante: La intranet debe venir acompañada de recursos de soporte y formación adecuados para asegurar que los usuarios puedan aprovechar todas sus funcionalidades.
- Que sea flexible y escalable: Finalmente, la intranet debe ser lo suficientemente flexible para adaptarse al crecimiento y a los cambios en la organización, permitiendo la adición de nuevas funcionalidades y la integración de nuevos departamentos o equipos sin problemas.
Ventajas de tener una intranet en nuestra organización o empresa
A pesar de que a lo largo del texto te hemos ido indicando las virtudes entre las funcionalidades y los requisitos para identificar una buena intranet, no viene mal establecer un apartado dedicado exclusivamente a las ventajas que ofrece una red interna con las características que hemos ido comentando a lo largo del texto. Sobre todo, estos beneficios son más evidentes cuando se confronta una organización o empresa que tiene una intranet con otra que no dispone de ella.
Hay muchas ventajas que podríamos enumerar, pero las 5 principales son las siguientes:
Mejora de la comunicación interna
- Comunicación fluida y eficiente: Facilita la comunicación instantánea y asincrónica entre empleados de diferentes departamentos, ubicaciones o incluso países.
- Información centralizada: Permite compartir noticias, eventos y comunicados oficiales de forma centralizada, asegurando que todos los empleados tengan acceso a la misma información.
- Mayor transparencia: Promueve una comunicación más abierta y transparente dentro de la organización.
Aumento de la productividad
- Acceso rápido a la información: Reduce el tiempo dedicado a la búsqueda de información, permitiendo a los empleados enfocarse en sus tareas.
- Automatización de procesos: Permite automatizar tareas repetitivas, liberando tiempo para actividades más estratégicas.
- Mejora del trabajo en equipo: Facilita la colaboración entre equipos y el intercambio de ideas y conocimientos.
Reducción de costes
- Disminución del uso de papel: Reduce la necesidad de imprimir documentos y correos electrónicos.
- Optimización de recursos: Permite aprovechar al máximo los recursos disponibles, como salas de reuniones y equipos informáticos.
- Reducción de los costes de formación: Permite ofrecer formación online a los empleados, reduciendo los costes de desplazamiento y alojamiento.
Mejora de la satisfacción del empleado
- Mayor participación e implicación: Facilita la participación de los empleados en la vida de la empresa.
- Sentimiento de comunidad: Crea un sentimiento de comunidad y pertenencia entre los empleados.
- Mejora del clima laboral: Promueve un clima laboral más positivo y abierto.
Mayor seguridad y control
- Protección de la información confidencial: Implementa medidas de seguridad para proteger la información de la empresa.
- Acceso restringido: Controla el acceso a la información y funcionalidades de la intranet.
- Cumplimiento de la normativa: Permite cumplir con la normativa de protección de datos.
Hay que diferenciar la intranet de la extranet
Por último, es frecuente ver que cómo entre empresas y organizaciones surgen dudas al respecto de lo que es una intranet y una extranet. La principal diferencia entre una intranet y una extranet reside en su accesibilidad. La intranet es una red privada a la que solo pueden acceder los empleados de una organización, mientras que la extranet es una extensión de la intranet que permite el acceso a usuarios externos, como clientes, proveedores o partners.
En cuanto a sus funcionalidades, ambas plataformas comparten muchas similitudes. Ambas pueden ofrecer herramientas para la comunicación interna, la gestión documental, la colaboración en equipo, la formación y el desarrollo, entre otras. Sin embargo, la extranet suele estar más enfocada en la colaboración externa, con funcionalidades como portales de clientes, espacios de trabajo compartidos o foros de proveedores.
Consigue tu intranet con Raona
En Raona somos consciente de cómo puede mejorar una intranet el funcionamiento de una organización. Si has llegado a este texto pensando que una red interna puede ayudarte en la gestión y organización de tu equipo, no dudes en contactar con nosotros. Llevamos más de 20 años mejorando la forma de trabajar y de comunicarse de muchas empresas.
