Go Cloud: optimitza costos al núvol

El client i el repte: el cas d'International Trucks & Tractors

International Trucks & Tractors (ITT), és un grup distribuïdor líder en la venda de maquinària agrícola, equips per a la construcció i vehicles de transport amb presència a Espanya, França, el Marroc i Xile. L’empresa es dedica a la importació i distribució de maquinària agrícola des dels seus orígens el 1878, i ha ampliat el negoci a maquinària per al transport i la construcció.

També són especialistes en la postvenda i reparació de maquinària de primeres marques com Scania, New Holland, Case, Bobcat, Doosan, Manitou, Hamm, Isuzu, Ausa o Takeuchi. Així, la creació i la compra de més de 20 empreses han permès al grup ITT cimentar un creixement sòlid superant crisis financeres. Això, juntament amb la varietat de sectors i mercats en què opera, ha aportat al grup la robustesa necessària per invertir en el futur.

No obstant això, la gran mida i la pròpia naturalesa del grup empresarial dificultava la gestió i el govern de la informació. Aleshores, com es podia manejar tota la informació del grup de manera adequada i eficient? A través de la plataforma Cloud de Microsoft.

Els resultats

12 marques consolidades

La gran varietat de marques comercials, va distribuir la seva identitat i la seva gestió digital entre diversos proveïdors locals, cosa que era molt poc àgil per al negoci. Ara, tota aquesta infraestructura s'unifica al núvol i permet mantenir la identitat de cada marca, ajudar l'usuari intern i donar un millor servei al client.

1.4 TB compartits

Tota la informació corporativa d'ITT (uns 772.000 fitxers) es trobava en múltiples repositoris locals, cosa que feia impossible compartir informació de forma àgil i segura entre totes les empreses. No obstant això, en emmagatzemar la informació al núvol es garanteix la seva integritat i es facilita una cultura de col·laboració.

254 usuarios en línea

Les eines col·laboratives de gestió de documents han millorat la productivitat del personal i la comunicació interna, gràcies a la nova Intranet, que informa de tot el que passa a les diferents seus. A més, els processos es gestionen de forma electrònica, cosa que estalvia paper i espai.

Identitat unificada

Tenir una identitat corporativa que inclogui les diferents marques que conformen el grup permet treballar de manera més intel·ligent i eficaç. A més, ofereix més seguretat i confidencialitat per protegir la informació dels clients i atendre'ls amb una experiència més homogènia en tots els aspectes.

Govern de la informació més eficient

Ubicar tota la informació corporativa a OneDrive for Business evita que la documentació s'emmagatzemi als discos locals dels dispositius de cadascun dels treballadors. Amb el SharePoint s'estructura i governa la informació a nivell general de les empreses sota criteris de seguretat sòlids. I mitjançant Skype for Business els usuaris fan conferències en àudio i vídeo sense haver de desplaçar-se. Així, estalvien costos innecessaris i optimitzen els processos de govern i col·laboració de tot el grup.

Costos optimitzats

El cost total de servei a cada usuari intern s'ha reduït de forma dràstica, tant per la consolidació dels serveis com per la unificació en un únic proveïdor dels serveis gestionats de tecnologia, que respon directament davant dels usuaris. Així, s'aconsegueixen uns costos unitaris immillorables a llicències, serveis i gestió diària.

“Organitzar una empresa de forma àgil és una missió impossible avui dia si no es compta amb la plataforma tecnològica adequada i el company de viatge que la sàpiga adaptar als teus reptes.”

Josep Andújar, Operations Director de Grupo ITT

El cost de la complexitat

El grup ITT presentava una gran complexitat organitzativa derivada de les adquisicions internacionals i molta varietat de sistemes, proveïdors i eines que impedien una visió corporativa única dels sistemes informàtics. A més, reduir els costos propis de la seva gestió era necessari per aconseguir l’escalabilitat del model de negoci els propers anys.

Excés de diversitat

La informació de les empreses del grup ITT es trobava a diferents repositoris basats en diferents eines com Dropbox, Google Drive o One Drive. Per tant, existia una gran dependència de proveïdors externs i dificultava la visió de la tecnologia com a motor de negoci.

Govern ingovernable

Tenir multitud de gestors de la infraestructura tecnològica impedia aplicar polítiques comunes a causa de la diversitat de cultures, pràctiques i diferents formes de treball. Per això, canviar la manera de treballar suposava un esforç organitzatiu enorme que s'havia de traslladar a diferents cultures i llengües. I tot plegat, amb un gran impacte econòmic en formació, adaptació i revisió de les particularitats de cada empresa.

Eines inadequades

No disposar de plataformes corporatives adequades dificultava i alentia les tasques quotidianes com ara les reunions entre seus de diferents països o compartir fitxers. Així, els usuaris se sentien limitats en no poder fer servir eines a la mida de les seves necessitats.

Avantatges de Go Cloud

Gestió transparent

Amb la informació centralitzada en una única plataforma es poden estandarditzar processos i optimitzar el funcionament i la feina. Així, s'eliminen condicions individuals imposades per proveïdors externs i es crea un entorn dinàmic i flexible per solucionar situacions diferents.

Integració de ferramentes

La plataforma dota de les mateixes eines tot el grup empresarial i evita que els usuaris depenguin de diferents productes i versions per emmagatzemar i compartir la seva informació. Així, la informació és molt més senzilla de governar i el procés de formació i col·laboració més àgil. A més, la documentació queda protegida i permet saber en qualsevol moment el seu estat, on és, qui l'ha generat i les diferents versions que hi ha.

Estalvi de costos

Estalvi de costos La plataforma cloud d'Office 365 possibilita una modalitat de pagament per ús, cosa que evita pagaments de llicències innecessaris i redueix la inversió a llarg termini. També permet decidir el tipus de llicència i les eines disponibles per a cada usuari en funció de les vostres necessitats. Per tant, els costos s'ajusten a la realitat de la companyia i només es paga per la xifra exacta dels usuaris que utilitzen la solució.

Per què Raona?

Raona va seleccionar la plataforma Office 365 de Microsoft per posar a la disposició dels empleats les eines necessàries per a la gestió de la informació, basada en la transparència i l’eficiència dels processos interns. A més, va establir les bases per fer front a un creixement durador amb uns costos optimitzats i adaptats al ritme d’expansió del grup.

Raona compta amb una àmplia experiència en afrontar projectes internacionals on la cultura corporativa de cada país juga un paper clau en l'èxit del projecte. Unificar la infraestructura al núvol era un repte en un entorn amb moltes sensibilitats locals sobre el territori i on guanyar-se la confiança dels interlocutors era clau.”

“A més de l'àmplia experiència en el desplegament de plataformes Office 365 en diversos sectors, l'experiència de Raona en el camp de la col·laboració i la creació de dinàmiques amb els usuaris era fonamental per tenir les millors eines i fomentar-ne el coneixement i l'ús al dia a dia.”

“Els treballadors d'ITT estaven acostumats a la dinàmica de treball que sorgia en tenir la informació distribuïda per molts llocs diferents i de vegades no poder-hi accedir. Oferir una formació adequada als usuaris de la companyia perquè sabessin manejar-se al nou entorn de forma autònoma va ser clau per garantir l'acceptació i l'èxit.”