Go Cloud: optimise costs in the cloud

El cliente y su reto: el caso de International Trucks & Tractors

International Trucks & Tractors (ITT), es un grupo distribuidor líder en la venta de maquinaria agrícola, equipos para la construcción y vehículos de transporte con presencia en España, Francia, Marruecos y Chile. La empresa se dedica a la importación y distribución de maquinaria agrícola desde sus orígenes en 1878, y ha ampliado el negocio a maquinaria para el transporte y la construcción.

También son especialistas en la posventa y reparación de maquinaria de primeras marcas como Scania, New Holland, Case, Bobcat, Doosan, Manitou, Hamm, Isuzu, Ausa o Takeuchi. Así, la creación y compra de más de 20 empresas han permitido al grupo ITT cimentar un crecimiento sólido superando crisis financieras. Esto, junto a la variedad de sectores y mercados en los que opera, ha aportado al grupo la robustez necesaria para invertir en el futuro.

Sin embargo, el gran tamaño y la propia naturaleza del grupo empresarial dificultaba la gestión y gobierno de la información. Entonces, ¿cómo se podía manejar toda la información del grupo de manera adecuada y eficiente? A través de la plataforma Cloud de Microsoft.

The results

12 marcas consolidadas

La gran variedad de marcas comerciales, distribuyó su identidad y su gestión digital entre varios proveedores locales, lo que era muy poco ágil para el negocio. Ahora, toda esta infraestructura se unifica en la nube y permite mantener la identidad de cada marca, ayudar al usuario interno y dar un mejor servicio al cliente.

1.4 TB compartidos

Toda la información corporativa de ITT (unos 772.000 archivos) se encontraba en múltiples repositorios locales, lo que hacía imposible compartir información de forma ágil y segura entre todas las empresas. Sin embargo, al almacenar la información en la nube se garantiza su integridad y se facilita una cultura de colaboración.

254 usuarios en línea

Las herramientas colaborativas de gestión de documentos han mejorado la productividad del personal y la comunicación interna, gracias a la nueva Intranet, que informa de todo lo que pasa en las diferentes sedes. Además, los procesos se gestionan de forma electrónica, lo que ahorra papel y espacio.

Identidad unificada

Tener una identidad corporativa que incluya las distintas marcas que conforman el grupo permite trabajar de forma más inteligente y eficaz. Además, ofrece mayor seguridad y confidencialidad para proteger la información de los clientes y atenderlos con una experiencia más homogénea en todos los aspectos.

Gobierno de la información más eficiente

Ubicar toda la información corporativa en OneDrive for Business evita que la documentación se almacene en los discos locales de los dispositivos de cada uno de los trabajadores. Con SharePoint se estructura y gobierna la información a nivel general de las empresas bajo criterios de seguridad sólidos. Y mediante Skype for Business los usuarios realizan conferencias en audio y video sin tener que desplazarse. Así, ahorran costes innecesarios y optimizan los procesos de gobierno y colaboración de todo el grupo.

Costes optimizados

El coste total de servicio a cada usuario interno se ha reducido de forma drástica, tanto por la consolidación de los servicios como por la unificación en un único proveedor de los servicios gestionados de tecnología, que responde directamente ante los usuarios. Así, se consiguen unos costes unitarios inmejorables en licencias, servicios y gestión diaria.

“Organizar una empresa de forma ágil es una misión imposible hoy en día si no se cuenta con la plataforma tecnológica adecuada y el compañero de viaje que la sepa adaptar a tus retos.”

Josep Andújar, Operations Director de Grupo ITT

El coste de la complejidad

El grupo ITT presentaba una gran complejidad organizativa derivada de las adquisiciones internacionales y mucha variedad de sistemas, proveedores y herramientas, que impedían una visión corporativa única de los sistemas informáticos. Además, reducir los costes propios de su gestión era necesario para conseguir la escalabilidad del modelo de negocio en los próximos años.

Exceso de diversidad

La información de las empresas del grupo ITT se encontraba en diferentes repositorios basados en diferentes herramientas como Dropbox, Google Drive u One Drive. Por lo tanto, existía una gran dependencia de proveedores externos y dificultaba la visión de la tecnología como motor de negocio.

Gobierno ingobernable

Tener multitud de gestores de la infraestructura tecnológica impedía aplicar políticas comunes, debido a la diversidad de culturas, prácticas y distintas formas de trabajo. Por lo que cambiar la forma de trabajar suponía un esfuerzo organizativo enorme que debía trasladarse a diferentes culturas y lenguas. Y todo ello, con un gran impacto económico en formación, adaptación y revisión de las particularidades de cada empresa.

Herramientas inadecuadas

No disponer de plataformas corporativas adecuadas dificultaba y ralentizaba las tareas cotidianas como las reuniones entre sedes de diferentes países o compartir ficheros. Así, los usuarios se sentían limitados al no poder usar herramientas a la medida de sus necesidades.

Ventajas de Go Cloud

Gestión transparente

Con la información centralizada en una única plataforma se pueden estandarizar procesos y optimizar el funcionamiento y trabajo. Así, se eliminan condiciones individuales impuestas por proveedores externos y se crea un entorno dinámico y flexible para solucionar diferentes situaciones.

Integración de herramientas

La plataforma dota de las mismas herramientas a todo el grupo empresarial y evita que los usuarios dependan de diferentes productos y versiones para almacenar y compartir su información. Así, la información es mucho más sencilla de gobernar y el proceso de formación y colaboración más ágil. Además, la documentación queda protegida y permite saber en cualquier momento su estado, dónde se encuentra, quién la ha generado y las diferentes versiones que existen.

Ahorro de costes

[H3] Ahorro de costes La plataforma cloud de Office 365 posibilita una modalidad de pago por uso, lo que evita pagos de licencias innecesarios y reduce la inversión a largo plazo. También permite decidir el tipo de licencia y las herramientas disponibles para cada usuario en función de sus necesidades. Por lo tanto, los costes se ajustan a la realidad de la compañía y sólo se paga por la cifra exacta de usuarios que utilizan la solución.

Why Raona?

Raona seleccionó la plataforma Office 365 de Microsoft para poner a disposición de los empleados las herramientas necesarias para la gestión de la información, basada en la transparencia y la eficiencia de los procesos internos. Además, asentó las bases para afrontar un crecimiento duradero con unos costes optimizados y adaptados al ritmo de expansión del grupo.

“Raona cuenta con una amplia experiencia en afrontar proyectos internacionales donde la cultura corporativa de cada país juega un papel clave en el éxito del proyecto. Unificar la infraestructura en la nube era un reto en un entorno con muchas sensibilidades locales sobre el territorio y donde ganarse la confianza de los interlocutores era clave.”

“Además de la amplia experiencia en el despliegue de plataformas Office 365 en varios sectores, la experiencia de Raona en el campo de la colaboración y la creación de dinámicas con los usuarios era fundamental para tener las mejores herramientas y fomentar su conocimiento y uso en el día a día.”

“Los trabajadores de ITT estaban acostumbrados a la dinámica de trabajo que surgía al tener la información distribuida por muchos sitios distintos y a veces no poder acceder a ella. Ofrecer una formación adecuada a los usuarios de la compañía para que supieran manejarse en el nuevo entorno de forma autónoma fue clave para garantizar la aceptación y el éxito.”