La colaboración entre los empleados es uno de los procesos más flexibles y menos controlados en la gran mayoría de empresas: la gran diversidad de escenarios, la necesidad de contar con herramientas ágiles y la duración efímera de equipos les suelen dar una libertad que el resto de los procesos no tienen. Sin una buena colaboración no se puede mejorar el Employee Connection, dado que es una parte integral de la conexión entre los empleados y sus responsabilidades.
Implantar políticas de Collaboration Governance es el primer paso para lograr organizar la colaboración y focalizarse en adoptar buenas prácticas comunes que faciliten el trabajo en equipo de una forma eficiente. Guiar a los usuarios y ayudarles a que colaboren productivamente es fundamental, pero no es algo que se consiga sólo poniendo normas y restricciones. Un primer paso es implantar un entorno de Collaboration Hub, que facilite la creación de espacios de colaboración y la utilización de plantillas compartidas que estructuren la información de cada proceso colaborativo. Pero una vez adoptado y en marcha, ¿qué más podemos hacer para incentivar el trabajo en equipo en la empresa?
Gamificación, mejorar los resultados jugando
La Gamificación es la aplicación de técnicas desarrolladas en los videojuegos para implantar mecanismos de motivación y recompensa virtuales alineados con los objetivos establecidos. Básicamente, se trata de integrar en el día a día una serie de indicadores y marcadores que faciliten la participación de los usuarios por el simple reconocimiento de sus acciones. El principal reto de la Gamificación es conseguir aplicar mecanismos que mejoren los objetivos reales y que no se conviertan en una tarea en sí misma, generando acciones innecesarias que no sumen al resultado que buscamos.
Aplicar estos mecanismos en el proceso de la Colaboración tiene todo el sentido: podemos motivar a los usuarios a colaborar mejor y recompensar las buenas prácticas que queremos incentivar. Hay que establecer los objetivos de forma precisa, buscando la calidad y no la cantidad: creación de espacios ajustados a las necesidades existentes, uso de las herramientas definidas en las plantillas, generar actividad que aporte valor y reconocer a quienes aportan valor con su forma de colaborar. No hay que promover la colaboración por sí misma, si no aquella que sea necesaria y productiva para los empleados.
En los entornos de Collaboration Hub implantados en clientes, hemos diseñado mecanismos de Gamificación para incentivar la colaboración a tres niveles distintos: equipo, individual y global. Vamos a analizarlos para ver el potencial que ofrecen para incrementar la colaboración en las empresas.
Gamificación de Equipos, incentivar las buenas prácticas
El principal objetivo de la colaboración en equipo es ayudar a conseguir las metas que dan sentido a ese grupo puntual de personas. Por ello, los mecanismos de Gamificación deben impulsar las buenas prácticas que hemos establecido y que permitan superar las etapas de Tuckman, como ya analizamos en este artículo.
Estas prácticas suelen estar integradas en el Collaboration Hub como una de sus funcionalidades y se implementan de forma personalizada para cada espacio de colaboración que diseñemos, ya que se focalizan en premiar el uso de las herramientas destinadas para cada uso.
- Team Score. Cada plantilla tiene una serie de herramientas que materializan las prácticas recomendadas: canales, carpetas, aplicaciones, contenidos, etc… Se define para cada plantilla el uso esperado y se vincula con una puntuación conseguida. Así, cada espacio de colaboración muestra el porcentaje de aprovechamiento de dicha plantilla, pudiéndose visualizar en “Mis espacios” e incentivando que los equipos que están a menos del 50% sepan que no están sacando partido a ese equipo.
- Top 3 Sites: Aprovechando el anterior indicador, podemos elaborar un ranking de los equipos que usan mejor un espacio al tener mayor porcentaje. Durante la creación de Nuevos Equipos, se muestran los 3 con mejor puntuación de cada plantilla como referencia de buen uso para el resto de la empresa.
- Participation Rating. Siguiendo el mismo patrón, dentro de cada equipo se puede integrar un componente que muestra la participación de cada integrante en el equipo, mostrando un rating de 1 a 5 estrellas junto a su nombre. Así, se reconoce a los que están participando y se incentiva a los que no a mejorar su valoración.
Participación individual en la colaboración, un reto de adopción
Incentivar la colaboración a nivel individual es un tema más delicado, dado que cada empleado está en una situación diferente según sus responsabilidades, así que lo fundamental es que cada persona colabore de forma óptima según sus necesidades. Eso pasa primero por una buena Digital Adoption de las herramientas disponibles y luego, por detectar qué carencias se pueden ir cubriendo en cada perfil de empleado.
- Collaboration Score. Las métricas de Adopción de Microsoft 365 nos permiten detectar para cada usuario qué herramientas está usando y cómo, pudiendo detectar esas carencias de destreza o conocimiento que se pueden solventar. A partir de estos indicadores se puede calcular una puntuación de colaboración para cada empleado y actuar en un plan de mejora continua que les ayude a sacar más partido de Teams, Sharepoint, Loop o OneDrive.
- Collaboration Badges. El mecanismo de medallas o “badges” está ampliamente extendido y, de hecho, lo usamos para las actividades de Comunicación y Contenido en nuestras soluciones de Modern Intranet. Definir nuevos badges para los procesos de Colaboración es relativamente sencillo, siempre que mantengamos el foco en la calidad más que en la cantidad: equipos activos, actividad en los equipos, mensajes de chat en vez de emails, etc…
Colaboración global, generando conocimiento compartido
Finalmente, hay que recordar que la colaboración es una actividad global que debe medirse y potenciarse corporativamente. Por ello, más allá de los reconocimientos individuales, hay que incorporar mecanismos que muestren la importancia que tiene la colaboración para la empresa y porqué los empleados deben participar y estar conectados con su entorno. Estos ejemplos de Gamificación muestran otras técnicas aplicadas para que ayuden a potenciar la colaboración.
- Collaboration Tips & Tricks. Al igual que muchos juegos tiene portales de la Comunidad donde se intercambian trucos y conocimientos, desplegar un entorno participativo donde se ofrezcan formaciones y casos de éxito facilita generar dinámicas de mejora que podemos apoyar creando contenidos de calidad que dinamicen el portal y lo hagan útil como herramienta de aprendizaje y crecimiento.
- Collaboration Onboarding Journey. Muchos juegos cuentan con un proceso de Tutorial dentro del propio juego que va guiando en las primeras etapas el aprendizaje de los novatos. De la misma forma, se puede implementar en el Collaboration Hub para mostrar paso a paso sus funcionalidades y de qué forma se colabora en la empresa para que sean productivos cuanto antes.
En Raona creemos firmemente en la importancia de contar con un plan corporativo de Collaboration Governance para lograr la consecución de los objetivos que no se base sólo en las normas y las restricciones. Los mecanismos de Gamificación en el Collaboration Hub son una muestra de cómo se pueden combinar las políticas y los reconocimientos para lograr que la Colaboración sea algo cada vez más fácil y productivo para la empresa.
Si quieres conocer experiencias de otras empresas que se han beneficiado de impulsar la Gamificación para la Colaboración y que acciones han llevado a cabo mediante las soluciones de Modern Workplace que implantamos, estaremos encantados de compartirlo e incorporar vuestro punto de vista para mejorarlo. ¿Hablamos?
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